En ALO Suite puede crear una factura directa o podrá obtener la factura desde un albarán. Aquí le mostramos el primer caso para obtener la factura.
Una factura de compra de ALO Suite es un documento que registra la adquisición de bienes o servicios por parte de su empresa. Este documento detalla los productos o servicios adquiridos, sus precios, los impuestos aplicables y el proveedor.
¿Cómo funciona la gestión de facturas de compra en ALO Suite?
ALO Suite, al ser un ERP completo, le permite gestionar de forma eficiente sus facturas de compra. A continuación, le detallo algunas de las funcionalidades que puedes encontrar:
- Registro de proveedores: Puede crear un catálogo de proveedores con sus datos de contacto y condiciones comerciales.
- Creación de pedidos de compra: Antes de recibir los productos o servicios, puedes generar un pedido de compra para tener un control previo de lo que vas a adquirir.
- Registro de facturas: Al recibir la factura del proveedor, puedes registrarla en el sistema, detallando todos los productos o servicios adquiridos, sus precios y los impuestos correspondientes.
- Conciliación bancaria: ALO Suite le permite conciliar las facturas de compra con los movimientos bancarios, asegurando que todos los pagos estén correctamente registrados.
- Informes y análisis: Puedes generar diversos informes para analizar tus gastos, identificar proveedores clave y optimizar tus compras.
¿Por qué es importante gestionar correctamente las facturas de compra en ALO Suite?
- Control de gastos: Le permite tener un control exhaustivo de tus gastos y optimizar tus compras.
- Contabilidad: Las facturas de compra son fundamentales para la contabilidad de tu negocio.
- Relación con proveedores: Facilita la gestión de tus relaciones con los proveedores.
- Cumplimiento legal: El registro de las facturas de compra es obligatorio para cumplir con la normativa fiscal.
Acceso
- Desde el menú de la izquierda en ERP -> Compra -> Facturas compra
- En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Facturas compra»
- Desde el escritorio en el apartado ERP con el enlace «Facturas compra»
Lista facturas
Una vez que accede al apartado de facturas de compra será la lista de facturas la primera pantalla que obtiene y desde ahí dispone de varias opciones para crear una nueva factura
- En la parte superior en «Accesos» dispone del enlace a «Nueva factura»
- En la parte inferior un botón con acceso a «Nueva factura»
Desde la lista de facturas podrá visualizar la factura
- Con doble clic en la línea de la factura seleccionada
- En algunos dispositivos tendrá un icono al final de la línea para seleccionar la factura
Cabecera factura
La primera pantalla que obtendrá es la lista de facturas desde la que tiene dos opciones para crear la nueva factura
Fecha. El sistema le obliga al registro de facturas cronológicamente por lo que la fecha en ningún caso podrá ser anterior a la anterior de la serie seleccionada.
Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie sin abreviatura y con denominación «Sin serie».
Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1
Forma de pago. Podrá configurar las diferentes formas de pago en el formulario correspondiente y aquí podrá seleccionar por el código o denominación de la misma
Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento al pie de la factura
Solapa Otros datos
- Subir fichero. Posibilidad de añadir un fichero a la factura
Solapa Vendedores
- Vendedor. Seleccionamos el vendedor buscando por su nombre o código de vendedor
Proveedor
Tiene la posibilidad de seleccionar proveedor por el documento identificativo (NIF, CIF) y si lo hace utilizando la caja de texto con el nombre, ALO Suite le facilita la lista de clientes que contengan la información en seleccionada en el nombre del proveedor, documento identificativo o población.
Si no encuentra el cliente dispone del icono lupa con una búsqueda avanzada del proveedor.
En caso de proveedor nuevo tiene el icono correspondiente para habilitar un formulario modal con los datos básicos del proveedor.
Detalle factura
Tendrá que completar los datos obligatorios de la cabecera para que ALO Suite le permita incluir la líneas de detalle de la factura.
Dispone dos botones para añadir líneas a la factura
- Añadir línea. Al teclear en la caja de texto del artículo, el sistema busca por el código del artículo, descripción y código de barras. Si no encuentra el artículo aparece debajo un mensaje «No encuentra el artículo» y se habilita un botón para crear al artículo en un formulario modal con los datos básicos para dar de alta el nuevo artículo
- Descripción. Esta caja sirve para buscar el artículo y una vez localizado tendremos la denominación del artículo
- Unidades
- Precio. Ofrecerá el precio según la configuración de tarifas de la aplicación
- Descuento. Es un porcentaje que se aplica sobre el precio del artículo
- Añadir línea observaciones
- En esta caja de texto podremos incluir un texto como observación que aparecerá en la impresión de la factura
Importancia de una factura de compra de ALO Suite
Una factura de compra de ALO Suite tiene varios propósitos esenciales:
Comprobante de Compra: Sirve como documento legal que acredita la compra de productos o servicios.
Registro de Pago: Proporciona un registro claro del importe y las condiciones de pago.
Documentación Fiscal: Puede ser utilizada a efectos fiscales, incluida la reclamación de deducciones o créditos por impuesto soportado.
Contabilidad y mantenimiento de registros: es un documento esencial para mantener registros contables precisos y realizar un seguimiento de los gastos.
Protección: Protege los derechos como cliente y garantiza que se tenga una comprensión clara de los detalles de la compra.