La entrada en vigor de la Ley 16/2021, de 14 de diciembre, por la que se modifica la Ley 12/2013, de 2 de agosto, de medidas para mejorar el funcionamiento de la cadena alimentaria, se introdujo entre otras modificaciones, un nuevo artículo 11 bis, el cual preveía el Registro de los Contratos Alimentarios.
¿Cuál es el objetivo de normativa?
La implementación de esta normativa busca mitigar los desequilibrios presentes en el poder de negociación entre quienes proveen y adquieren productos agrícolas.
Lo cierto es que en las negociaciones entre ambas partes, se estaba generando un desequilibrio significativo en términos de derechos y obligaciones, afectando comúnmente al productor.
Esta inestabilidad llevó a la necesidad de reformar la normativa con el propósito de fortalecer la posición negociadora de los diversos elementos de la cadena y garantizar una remuneración justa por el trabajo realizado.
En consecuencia, el objetivo primordial de esta legislación es asegurar el equilibrio en la cadena alimentaria española, reconociendo las vulnerabilidades clave del sector:
- La rigidez y austeridad de la demanda.
- La dispersión de los operadores de la cadena.
- La estacionalidad en el mercado.
- La heterogeneidad de sus características internas.
El registro digital de contratos alimentarios
Desde el 30 de junio de 2023, esta normativa es de obligatorio cumplimiento y establece que las empresas, tanto físicas como jurídicas, que adquieran productos agrícolas y alimentarios deben suscribir un contrato por escrito con cada una de las partes involucradas.
Una vez formalizado este contrato, se requiere cargar sus detalles en el Registro Digital de Contratos Alimentarios de la AICA (Agencia de Información y Control Alimentarios).
Adicionalmente, se supervisará la conservación documental de los contratos, ya que los operadores de la cadena alimentaria estarán obligados a retener toda la correspondencia, documentación y comprobantes vinculados a sus contratos alimentarios durante un periodo mínimo de cuatro años. En la normativa previa, este periodo era de dos años.
¿Qué pasa si no cumple con esta normativa?
El no cumplir con esta normativa conllevará la evaluación de la gravedad de las infracciones, que se clasificarán desde graves hasta muy graves. Como resultado, se impondrán sanciones que oscilan desde los 3.000 euros hasta incluso 1.000.000 de euros. Estas sanciones son severas y no justifican asumir el riesgo mínimo.
Una vez comprendidos los elementos esenciales de esta normativa, se propone automatizar el proceso de gestión empresarial para garantizar su cumplimiento sin incurrir en un significativo aumento de costos para la empresa.
Entre los principales costos que impactan a una empresa se encuentra el tiempo, un recurso limitado de gran importancia que debe gestionarse de manera eficiente. Además, esta normativa podría aumentar los costos asociados a la impresión (papel, tóner, impresora) y al almacenamiento (carpetas, armarios).
Al sumar todos estos costos, nos enfrentamos a gastos económicos considerables que podrían reducirse significativamente.
Integración del registro digital con ALO Suite
Desde AM System no queremos que el cumplimiento de esta nueva normativa le suponga un quebradero de cabeza o le haga invertir más tiempo del necesario.
Por eso hemos integrado este trámite dentro de ALO Suite, nuestro erp para autónomos y empresas. Es decir, hemos automatizado la emisión, firma y envío de contratos al AICA lo que le ahorrará multitud de quebraderos de cabeza y te asegurarás que cumples con la normativa vigente.
Acceso
- Desde el menú de la izquierda en ERP-> AICA -> Contratos alimentarios
- En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Contratos alimentarios»
Contratos alimentarios
Cuando accede al formulario obtiene una relación con los contratos alimentarios que ha generado. En la parte superior izquierda tiene las solapas:
- Listado. Es la que está activa al entrar en la opción.
- Filtrar datos. Podrá filtrar por nombre, fecha de alta y baja, proveedor, estado de la firma y contrato subido
- Enlace AICA.
- Acciones. Desde aquí tiene la posibilidad de generar un nuevo contrato alimentario.
Puede obtener la información ordenada por distintos campos seleccionando los iconos de arriba y abajo que están en cada uno de ellos.
En la parte inferior izquierda tiene el botón de exportar, si lo selecciona se descargará un fichero con extensión csv.
También dispone de un navegador de registros y un selector del número de ítems por página a mostrar.
Los estados en los que se puede encontrar un contrato son:
Debemos tener presente que cuando tengamos cumplimentado un contrato y queramos subirlo a la plataforma a través del «enlace EICA» de ALO Suite, debemos tener configurado previamente el usuario y contraseña de acceso. En la opción de menú Administración -> Configuración de empresa -> Otros introduciremos dichos parámetros.
Nota:
En la opción de menú Administración -> Plantillas PDF puede configurar un contrato personalizado a partir del estándar suministrado.
En la solapa Acciones puede copiar la plantilla estándar (contrato aproliva base) y hacer los cambios que estime.
En la solapa acciones de Contratos alimentarios podemos crear un nuevo creado. Una vez generado y guardado este podremos recuperarlo haciendo doble clic en la relación de contratos y en la solapa Acciones podremos firmarlo. Hay que tener en cuenta que en la opción de menú Ficheros -> Auxiliares -> Terminales Firma debemos crear los terminales.