Factura de venta
En ALO Suite puede crear una factura directa o podrá obtener la factura desde un albarán. Aquí le mostramos el primer caso para obtener la factura de venta.
Dispone de otras opciones para crear una factura de venta que podrá ver al final de este artículo.
ALO Suite proporciona un módulo integral para gestionar facturas de ventas, lo que le permite crear, emitir y realizar un seguimiento eficiente de facturas para transacciones de ventas. Aquí hay una descripción general del módulo Facturas de Venta en ALO Suite:
Características clave de Facturas de Venta:
- Creación de facturas: genera fácilmente facturas de ventas a partir de pedidos de ventas o ingrese directamente los detalles de la factura.
- Personalización de facturas: personaliza las plantillas de facturas para incluir la marca de la empresa, logotipos e información adicional.
- Cálculos de impuestos: calcula y aplica automáticamente los impuestos aplicables a las líneas de factura.
- Condiciones de pago: especifica las condiciones de pago, incluidas las fechas de vencimiento y los métodos de pago aceptados.
- Seguimiento de facturas: realiza un seguimiento del estado de las facturas, desde su emisión hasta su pago.
- Informes de facturas: genera informes detallados de facturas de ventas para su análisis y conciliación.
Beneficios de utilizar Facturas de Venta:
- Proceso de facturación optimizado: Optimiza el proceso de facturación, reduciendo errores y retrasos en la emisión de facturas.
- Gestión mejorada del flujo de efectivo: mejora la gestión del flujo de efectivo mediante el seguimiento de los estados de las facturas y los recibos de pago.
- Cumplimiento fiscal preciso: garantiza un cumplimiento fiscal preciso aplicando tasas impositivas correctas y generando informes fiscales.
- Comunicación mejorada con el cliente: proporciona facturas claras y oportunas a los clientes, mejorando la comunicación y la satisfacción del cliente.
- Información valiosa sobre ventas: obtiene información valiosa sobre el desempeño de las ventas, las tendencias de ingresos y el comportamiento de compra de los clientes.
¿Qué otros aspectos debe considerar?
- Legislación fiscal: Asegúrate de que las facturas cumplan con la legislación fiscal.
- Normativa de protección de datos: Los datos de los clientes deben ser tratados de acuerdo con la normativa de protección de datos (RGPD).
- Conservación de facturas: Guarde las facturas durante el plazo legalmente establecido.
- Facturas electrónicas: ALO Suite puede permitirle emitir facturas electrónicas, lo cual agiliza los procesos y reduce el impacto ambiental.
Acceso
- Desde el menú de la izquierda en ERP -> Venta -> Factura
- En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Factura venta»
- Desde el escritorio en el apartado ERP con el enlace «Factura venta»
Lista facturas
Una vez que accede al apartado de facturas de venta será la lista de facturas la primera pantalla que obtiene y desde ahí dispone de varias opciones para crear una nueva factura
- En la parte superior en «Accesos» dispone del enlace a «Nueva factura»
- En la parte inferior un botón con acceso a «Nueva factura»
Desde la lista de facturas podrá visualizar la factura
- Con doble click en la línea de la factura seleccionada
- En algunos dispositivos tendrá un icono al final de la línea para seleccionar la factura
Cabecera factura
La primera pantalla que obtendrá es la lista de facturas desde la que tiene dos opciones para crear la nueva factura
Fecha. El sistema le obliga al registro de facturas cronológicamente por lo que la fecha en ningún caso podrá ser anterior a la anterior de la serie seleccionada.
Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie sin abreviatura y con denominación «Sin serie».
Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1
Forma de pago. Podrá configurar las diferentes formas de pago en el formulario correspondiente y aquí podrá seleccionar por el código o denominación de la misma
Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento al pie de la factura
Solapa Otros datos
- Su referencia. Información en el que almacenamos una referencia solicitada por el cliente para identificar su factura
- Cliente a servir. Es una situación poco habitual y que permite incluir un cliente a servir el producto o servicio diferente al cliente a facturar. Podría aplicarse al caso de franquiciados en los que facturamos a la central y servimos al franquiciado
- Subir fichero. Posibilidad de añadir un fichero a la factura
Solapa Vendedores
- Vendedor. Seleccionamos el vendedor buscando por su nombre o código de vendedor
Cliente
Tiene la posibilidad de seleccionar cliente por el documento identificativo (NIF, CIF) y si lo hace utilizando la caja de texto con el nombre, ALO Suite le facilita la lista de clientes que contengan la información en seleccionada en el nombre del cliente, documento identificativo o población
Si no encuentra el cliente dispone del icono lupa con una búsqueda avanzada del cliente
En caso de cliente nuevo tiene el icono correspondiente para habilitar un formulario modal con los datos básicos del cliente
Detalle factura
Tendrá que completar los datos obligatorios de la cabecera para que ALO Suite le permita incluir la líneas de detalle de la factura.
Dispone dos botones para añadir líneas a la factura
- Añadir línea. Al teclear en la caja de texto del artículo, el sistema busca por el código del artículo, descripción y código de barras. Si no encuentra el artículo aparece debajo un mensaje «No encuentra el artículo» y se habilita un botón para crear al artículo en un formulario modal con los datos básicos para dar de alta el nuevo artículo
- Descripción. Esta caja sirve para buscar el artículo y una vez localizado tendremos la denominación del artículo
- Unidades
- Precio. Ofrecerá el precio según la configuración de tarifas de la aplicación
- Descuento. Es un porcentaje que se aplica sobre el precio del artículo
- Añadir línea observaciones
- En esta caja de texto podremos incluir un texto como observación que aparecerá en la impresión de la factura
Características adicionales
Plantillas de factura: cree y guarde plantillas de factura para formatos de factura utilizados con frecuencia, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Facturas parciales: emita facturas parciales para pedidos con múltiples entregas o cronogramas de pago.
Correcciones de facturas: cree notas de crédito para emitir correcciones o reembolsos de facturas emitidas anteriormente.
Impresión y envío de facturas por correo electrónico: imprima o envíe facturas por correo electrónico directamente desde ALO Suite.
Integración de facturas: Integre con el software de contabilidad para una conciliación de facturas e informes financieros sin problemas.
Modificar una factura
Si una factura tiene un cobro asociado debe eliminar este para poder modificar la misma. En la parte superior izquierda del formulario de facturas tiene los datos de cobro de la factura que puede editar.
