De acuerdo con la L. O. de Protección de la Seguridad Ciudadana del 30 de marzo de 2015, debe registrar la entrada de sus huéspedes.
Es obligatorio registrar a todos aquellos viajeros mayores de 14 años, se hará mediante la cumplimentación del formulario denominado parte de entrada que deberá ajustarse a lo establecido en el Anexo de la Orden INT/321/2021. Los datos de dichos partes deben ser transmitidos a la policía en menos de 24 horas después de la entrada.
Mediante este informe puede obtener un listado con los partes de viajeros generados en un determinado periodo. Aquí le mostramos como obtenerlo.
Acceso
- Desde el menú de la izquierda en PMS -> Informes -> Parte viajeros
- En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Parte viajeros»
Cuando acceda al formulario obtendrá una relación de registros según el filtro que tenga aplicado. En la parte superior izquierda se mostrará el proceso en el que nos encontramos, en este caso Parte viajeros, justo debajo tiene las solapas:
- Listado. Es la que está activa al entrar en la opción.
- Detalle. Mostrará los registros con cada uno de los registros que compone el parte activo.
- Filtrar datos. Podrá acotar la información a mostrar.
- Acciones. Podrá añadir un nuevo parte.
Listado
Los campos que se muestran de cada registro son:
- Fecha
- Secuencia
- Observaciones
- Fichero
Podrá obtener la información ordenada, ascendente o descendente, por cualquier campo haciendo clic en el nombre del mismo.
Dispone de un navegador de registros y un selector del número de ítems por página a mostrar.
Cómo crear un nuevo parte
Tanto la creación como el envío del parte no es necesario gestionarlo si contratamos la solución ScanDni.
En caso contrario describimos el procedimiento a seguir.
Desde el la solapa Acciones puede seleccionar nuevo parte o bien desde el botón Nuevo parte.
Emerge un formulario con los registros creados desde el proceso de check in desde el último parte registrado. Los campos que muestra este formulario son:
- Fecha Entrada
- Nombre
- Apellido1
- Apellido2
- Nif
- Tipo de documento. Se cumplimentará: D = DNI, P = Pasaporte, C = Permiso de conducir, I = Carta o Documento de Identidad, N = Permiso de residencia español, X = Permiso de Residencia de otro Estado Miembro de la Unión Europea. Se admiten:
- – Para españoles:
- DNI
- Pasaporte
- Permiso de Conducir.
- – Para extranjeros:
- Pasaporte
- Carta o Documento de Identidad (para ciudadanos de la Unión Europea, Andorra, Islandia, Suiza, Noruega, Malta, Mónaco y San Marino).
- Permiso de residencia español en vigor para los extranjeros residentes en España.
- – Para españoles:
- Sexo
- Fecha Expedición
- Fecha Nacimiento
Seleccionará el botón Aceptar.
En la solapa Listado, en el registro recién creado, puede generar el fichero a tramitar pulsando sobre el icono de fichero, se descargará en la carpeta descargas de su navegador.
Antes de generar el primer parte debe de asignar el código de establecimiento hotelero y el inicio de secuencia del parte de viajeros en la opción de menú Administración -> Configuración PMS, solapa PMS.
Envío fichero parte de viajeros
Se puede transmitir el fichero generado vía Internet al Centro de Proceso de Datos de la Dirección General de la Policía, de la Dirección General de la Guardia Civil, Mosos d’esquadra o Ertzaintza según el caso, que darán por recibida la información por el mismo sistema. Las direcciones son:
La transmisión del fichero no exime de la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente.
Normativa básica reguladora
- Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana -artículo 25.1- (BOE núm. 77, de 31 de marzo).
- Decreto 393/1974, de 7 de febrero, sobre identificación y registro de los usuarios de determinados establecimientos turísticos y de quienes alquilan vehículos con o sin conductor (BOE núm. 43, de 19 de febrero).
- Decreto 1513/1959, de 18 de agosto, en relación con los documentos que deben llevar los establecimientos de hostelería referentes a la entrada de viajeros (BOE núm. 207, de 29 de agosto).
- Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos (BOE núm. 165, de 11 de julio).
- Orden INT/502/2003, de 21 de febrero, sobre creación de un fichero para el tratamiento de la información enviada por las instalaciones hoteleras a la Guardia Civil, en la prevención e investigación del terrorismo y de otras formas graves de delincuencia organizada (Parteviaje), en la Dirección General de la Guardia Civil (BOE núm. 57, de 7 de marzo).
- Resolución de 14 de julio de 2003, de la Secretaría de Estado de Seguridad, por la que se determinan las condiciones y forma de utilización de la transmisión de ficheros informáticos, así como las características de los soportes a que se refiere la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos (BOE núm. 180, de 29 de julio).
Nuevos partes de entrada y obligaciones de registro documental (Fuente Ministerio del Interior)
Partes de entrada
Las personas titulares de las actividades de hospedaje recogerán los datos de las personas usuarias de las mismas con el objeto de proceder a su registro y a la comunicación necesarias para el cumplimiento de las obligaciones legales.
Los partes de entrada para el uso de los servicios de hospedaje deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años que haga uso de los mismos, conforme al sistema y modelo que se establezca. En el caso de las personas menores de catorce años, sus datos serán proporcionados por la persona mayor de edad de la que vayan acompañados.
Los partes serán proporcionados por el establecimiento de hospedaje, el cual será responsable de la exactitud de los datos que se hagan constar en ellos, de modo que coincidan con los documentos o sistemas que acrediten la identidad de las personas, que habrán de ser exhibidos o facilitados por los usuarios de estos servicios.
Obligaciones de registro documental
Los sujetos obligados habrán de llevar un registro informático en el que consten los datos que se relacionan en el Anexo I del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, incluidos, en su caso, los datos de las personas menores de catorce años.
Los sujetos obligados deberán registrar y conservar aquellos datos de sus usuarios, que recaben en el ejercicio de su actividad.
Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada.
Los sujetos obligados que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional quedan exceptuados de las obligaciones de registro documental y conservación de datos previstos en este artículo, y solo estarán sujetos a las obligaciones de comunicación.
NOTA: El Ministerio del Interior ha habilitado en su Sede electrónica la plataforma SES.HOSPEDAJES para facilitar a las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje el registro documental y la información que deben aportar.
Las personas obligadas a facilitar la información, en cumplimiento del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, pueden registrarse en la plataforma a través de la siguiente dirección web: Hospedajes.
La plataforma está operativa desde el 2 de enero de 2023, pero con el objetivo de facilitar la familiarización al nuevo entorno de los usuarios, así como asegurar el funcionamiento de SES.HOSPEDAJES en condiciones óptimas, se estableció un periodo de adaptación al nuevo entorno de cinco meses de duración, hasta el 2 de junio de 2023. Este periodo de adaptación ha sido ampliado hasta el 31 de enero de 2024.