¿Qué es un check-in de una reserva previa en un PMS?
Es el proceso digitalizado de registrar la llegada de un huésped cuyo alojamiento ha sido reservado con antelación a través del sistema de gestión hotelera (PMS). Este procedimiento, gracias a la tecnología, ha simplificado y agilizado significativamente las tareas de recepción en los hoteles.
Ventajas de realizar un check-in de una reserva previa a través de un PMS:
- Agilidad: El proceso es mucho más rápido, reduciendo las colas en recepción.
- Precisión: Se minimizan los errores manuales al automatizar gran parte del proceso.
- Personalización: Se puede ofrecer un servicio más personalizado al tener acceso a las preferencias del huésped registradas en el sistema.
- Historial: Se crea un historial detallado de cada huésped, lo que permite ofrecer un servicio más personalizado en futuras estancias.
- Integración: Los PMS suelen estar integrados con otros sistemas, como los de gestión de canales de distribución, lo que facilita la gestión de las reservas online.
¿Qué información suele contener una reserva previa en un PMS?
- Datos del huésped: Nombre, apellidos, dirección, teléfono, correo electrónico.
- Datos de la reserva: Fecha de entrada y salida, tipo de habitación, tarifa, número de personas, servicios adicionales solicitados.
- Forma de pago: Tarjeta de crédito, efectivo, etc.
- Notas: Cualquier información adicional relevante sobre la reserva (alergias, celebraciones especiales, etc.).
Mediante este proceso registrará la llegada de los clientes al hotel. Requiere la toma de datos personales para su posterior envío a las autoridades y la facturación.
Es uno de los procesos más críticos del servicio hotelero. Los imperativos legales hacen que se pierda agilidad en el momento de la entrada siendo fundamental apostar por los nuevos recursos tecnológicos para optimizar el procedimiento, ALO PMS pretende ser la herramienta que consiga dicho objetivo.
Acceso
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- Desde el formulario de reservas al hacer doble clic en la fila de la reserva que quiera hacer la entrada, accederá a los datos de la misma y en Acciones podrá seleccionar Check in.
- Desde el Planning, hará doble clic y nos lleva al formulario de la reserva, solo tendrá que dar en Acciones -> Check in.
- Desde el Rack de habitaciones
Check in de una reserva registrada
Emerge el formulario check in. Se presentan cuatro solapas:
- check in;
- otros datos;
- cargos/anticipos;
- parte de viajeros.
Solapa check in
Es la que se activa al entrar en el formulario de recepciones.
Dispone de dos columnas de datos que se cargarán con los de la reserva y podrá modificar.
Fechas y tarifa
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- Fecha entrada
- Check In
- Fecha salida
- Adultos/Niños/Bebés
- Régimen
- Tarifa
- Tarifa Pactada
- Tipo habitación
- Habitación
Pasajero y facturación
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- Localizador
- Pasajero
- Teléfono
- Cliente
- Agencia
- Cliente facturar
Solapa otros datos
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- Early Check In
- Late Check Out
- Observaciones
El early check-in o llegada temprana es un servicio extra que si se acuerda se puede ofrecer para que los los huéspedes pueden llegar antes de la hora de check-in.
El late check-out consiste en permitir finalizar la estancia a los huéspedes más tarde de la hora máxima de salida.
Solapa Cargos / Anticipos
Para poder gestionar estos movimientos deberá primero grabar el check in.
Solapa Parte de viajeros
Si tiene la ficha del cliente creada los datos necesarios pasaran al parte de viajeros del primer alojado, en la solapa correspondiente podrá comprobarlo y añadir o modificar los datos que se necesite, igualmente podrá añadir el parte de los demás alojados. Si trabaja con la solución scanDNI podrá seleccionar los datos de los alojados de la entrada que está gestionando. En ALO PMS lo que necesita configurar para poder trabajar con scanDNI es simplemente activar la casilla de confirmación de este sistema en la opción de menú PMS -> Administración -> Configuración PMS Empresa.
Después de grabar la estancia
Si no dispone del sistema scanDNI podrá obtener el parte de viajeros e imprimirlo.
Por otro lado, podrá emitir la Carta de bienvenida.
Una vez grabada la estancia podrá a través del botón Acciones:
A) – Facturar cargos. La factura se puede hacer cuando llega el cliente, o al hacer el check out.
Podrá seleccionar todos los cargos, o solamente, los que vaya a facturar en este momento. A continuación, tiene que pulsar en Generar factura. Una vez con la factura en pantalla, puede añadir alguna línea más, tanto de cargo, como de observaciones. Al guardarla, le muestra los iconos correspondientes para:
- Cobro
- Imprimir
- Editar
B) – Check out. Le saldrá la misma pantalla que al facturar, tan solo que en este caso se da por finalizada la estancia, y la habitación queda disponible.
C) – Enviar Email.
D) – Cambio de habitación. Un cliente con varios días de estancia, si después del primer día decide cambiar de habitación por cualquier motivo, se puede hacer un cambio de habitación. En el planning se reflejará las dos estancias. Haciendo clic en cada una de ellas, le llevará a la misma estancia, será solo una a efectos de facturación. Esta opción normalmente se utilizará a partir del segundo día de estancia.
Facturación de cargos y check out
Debe tener en cuenta que puede darse la circunstancia que tengamos todos los cargos de una entrada facturados y no haya finalizado la estancia a través del proceso de check out. Si la fecha de salida es anterior al día en curso la fila de dicha recepción saldrá en rojo. En la cabecera del formulario de recepciones tiene el botón de mostrar solo las recepciones con cargos pendientes.
Parte de viajero
De acuerdo con la L. O. de Protección de la Seguridad Ciudadana del 30 de marzo de 2015, debe registrar la entrada de sus huéspedes.
Es obligatorio registrar a todos aquellos viajeros mayores de 14 años, se hará mediante la cumplimentación del formulario denominado parte de entrada que deberá ajustarse a lo establecido en el Anexo de la Orden INT/1922/2003. Los datos de dichos partes deben ser transmitidos a la policía en menos de 24 horas después de la entrada.
Nuevos partes de entrada (Fuente: Ministerio del Interior)
Partes de entrada y obligaciones de registro documental
Partes de entrada
Las personas titulares de las actividades de hospedaje recogerán los datos de las personas usuarias de las mismas con el objeto de proceder a su registro y a la comunicación necesarias para el cumplimiento de las obligaciones legales.
Los partes de entrada para el uso de los servicios de hospedaje deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años que haga uso de los mismos, conforme al sistema y modelo que se establezca. En el caso de las personas menores de catorce años, sus datos serán proporcionados por la persona mayor de edad de la que vayan acompañados.
Los partes serán proporcionados por el establecimiento de hospedaje, el cual será responsable de la exactitud de los datos que se hagan constar en ellos, de modo que coincidan con los documentos o sistemas que acrediten la identidad de las personas, que habrán de ser exhibidos o facilitados por los usuarios de estos servicios.
Obligaciones de registro documental
Los sujetos obligados habrán de llevar un registro informático en el que consten los datos que se relacionan en el Anexo I del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, incluidos, en su caso, los datos de las personas menores de catorce años.
Los sujetos obligados deberán registrar y conservar aquellos datos de sus usuarios, que recaben en el ejercicio de su actividad.
Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada.
Los sujetos obligados que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional quedan exceptuados de las obligaciones de registro documental y conservación de datos previstos en este artículo, y solo estarán sujetos a las obligaciones de comunicación.
NOTA: El Ministerio del Interior ha habilitado en su Sede electrónica la plataforma SES.HOSPEDAJES para facilitar a las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje el registro documental y la información que deben aportar.
Las personas obligadas a facilitar la información, en cumplimiento del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, pueden registrarse en la plataforma a través de la siguiente dirección web: Hospedajes.
La plataforma está operativa desde el 2 de enero de 2023, pero con el objetivo de facilitar la familiarización al nuevo entorno de los usuarios, así como asegurar el funcionamiento de SES.HOSPEDAJES en condiciones óptimas, se estableció un periodo de adaptación al nuevo entorno de cinco meses de duración, hasta el 2 de junio de 2023. Este periodo de adaptación ha sido ampliado hasta el 31 de enero de 2024.
