Como toda empresa cualquier establecimiento hotelero está obligado a emitir factura en la que reflejaremos la valoración de los servicios ofrecidos al cliente y los impuestos que seanexigibles de acuerdo a la legislación que se nos aplique.
Listado estancias con cargos facturables
Nos muestra un formulario con dos solapas: Listado y Filtrar datos, esta última será de utilidad cuando queramos obtener una relación de cargos de un conjunto de habitaciones.
Solapa Listado
Obtendremos la relación de cargos con los siguientes campos por fila:
- Localizador. Podrá filtrar las filas con un determinado valor seleccionando el icono de búsqueda.
- Tipo.
- Check In.
- Check Out.
- Habitaciones.
- Cliente. Al igual que en el campo localizador podrá filtrar las filas con un determinado valor seleccionando el icono de búsqueda.
- Pasajero.
Por cualquiera de los campos mencionados podrá obtener la información ordenada de forma ascendente o descendente haciendo clic en el nombre de campo.
A la izquierda del campo localizador podemos seleccionar el icono que permite desplegar un subformulario con el detalle de los cargos pendientes de esa estancia. Podemos cargar todos los cargos marcando la casilla a la izquierda del campo Fecha.
Podremos seleccionar cargos de más de una estancia con lo que podremos hacer un única factura de múltiples estancias.
Una vez seleccionados los cargos a facturar pulsando en el botón GENERAR FACTURAS ubicado en la cabecera se abrirá en una nueva pestaña del navegador el formulario de Nueva Factura venta.
Nueva factura venta
Como cabecera de factura podremos editar la mayoría de los campos que se nos muestran en el formulario de Nueva Factura venta.
Fecha. El sistema le obliga al registro de facturas cronológicamente por lo que la fecha en ningún caso podrá ser anterior a la anterior de la serie seleccionada.
Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie sin abreviatura y con denominación «Sin serie».
Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1
Forma de pago. Podrá configurar las diferentes formas de pago en el formulario correspondiente y aquí podrá seleccionar por el código o denominación de la misma.
Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento al pie de la factura.
Cliente. Se nos propone como cliente a facturar el que se indicó en la estancia pudiendo si se necesita cambiar a otro en este momento. Existe la posibilidad de modificar los datos de la dirección de facturación pulsando el icono que representa una rueda a la derecha del campo mencionado.
También puede seleccionar el cliente por el documento identificativo (NIF, CIF) y si lo hace utilizando la caja de texto con el nombre, ALO Suite le facilita la lista de clientes que contengan la información en seleccionada en el nombre del cliente o documento identificativo.
Solapa Otros datos
- Su referencia. Información en el que almacenamos una referencia solicitada por el cliente para identificar su factura.
- Subir fichero. Posibilidad de añadir un fichero a la factura.
Solapa Contabilidad.
- Una vez grabada la factura podrá consultar los movimientos contables asociados a éste documento.
Solapa Vendedores
- Vendedor. Seleccionamos el vendedor buscando por su nombre o código de vendedor.
Con respecto al detalle de los cargos a facturar indicar que podemos ver las características del servicio o artículo a facturar, haciendo doble clic en el nombre del servicio / artículo.
Indicar también que podemos añadir los cargos que se necesiten en este momento.
Una vez que cumplimentados todos los datos podemos dar al botón Guardar.
Después de esto último pasamos al modo visualización, con lo que podremos ver los movimientos contables en la solapa correspondiente o en Acciones realizar las que nos convengan como gestionar el cobro, enviarla por e-mail, imprimirla etc.
Facturación a un cliente externo
Si necesitamos facturar a un cliente externo lo haremos a través del procedimiento Factura de ventas del ERP.