Habitualmente se entiende que es el proceso de salida de un establecimiento hotelero con la correspondiente liquidación de la cuenta de gastos. Se puede dar la circunstancia que después de hacer el check in interese hacer la factura por lo que en ese momento podemos hacer la facturación de los cargos generados en el proceso de entrada pero no finalizamos la estancia ya que puede haber más cargos el día que salida real del huésped y producir una segunda factura.
Acceso
Para acceder al listado de Salidas / Check Out puede seleccionar una de las siguientes opciones.
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- Desde el menú de la izquierda en PMS -> Procesos -> Check Out.
- En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Check Out»
- Desde el escritorio en el apartado PMS con el enlace «Check Out»
Para efectuar el proceso de Check Out puede seleccionar una de estas opciones:
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- Desde el Planning, hará doble clic y nos lleva al formulario de la recepción, solo tendrá que dar en Acciones -> Check Out.
- Desde el Planning, en la solapa salidas previstas puede seleccionar el registro a gestionar le remitirá al formulario de la reserva, solo tendrá que dar en Acciones -> Check Out.
- Desde el formulario de recepciones en Acciones -> Check Out
Listado
Debajo de las solapas tiene una caja de texto para buscar por el literal que desee si las filas a mostrar son muchas esta opción es de utilidad, también se puede mostrar el icono de filtros, al pasar el cursor sobre el obtendrá información sobre los filtros aplicados.
Los campos que se muestran de cada registro son:
- Fecha entrada
- Fecha salida
- Habitación
- Tipo habitación
- Régimen
- Localizador
- Cliente
- Creación reserva
- Pendiente de cobrar
- Total Estancia
Si hace doble clic en una de las filas la aplicación nos remite al formulario Visualizar Salidas / Check Out.
En la parte inferior del formulario tiene el icono de exportación a formato EXCEL. Al seleccionarlo se descargará un fichero con los registros que en ese momento tenga acotados según el filtro aplicado.
También dispone de un navegador de registros y un selector del número de ítems por página a mostrar.
Salidas / Check Out
Al seleccionar con doble clic un registro del listado de salidas emerge un formulario con las solapas:
- Check Out
- Otros datos
- Garantía
- Cargos / Anticipos
- Parte viajeros
- Tarifa Pactada
Solapa Check Out
Es la que se activa al entrar en el formulario de salidas.
Dispone de dos columnas de datos que se cargarán con los del Check In.
Fechas y tarifa
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- Check In
- Check Out
- Adultos/Niños/Bebés
- Régimen Alojamiento
- Tarifa
- Tarifa Pactada (SI/NO)
- Tipo habitación
- Habitación
Pasajero y facturación
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- Localizador
- Pasajero
- Teléfono
- Cliente
- Agencia
- Cliente facturar
Solapa otros datos
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- Early Check In
- Late Check Out
- Observaciones estancia
- Observaciones internas
- Observaciones restaurante
- Observaciones grupo
El early check-in o llegada temprana es un servicio extra que si se acuerda se puede ofrecer para que los los huéspedes pueden llegar antes de la hora de check-in. El late checkout consiste en permitir finalizar la estancia a los huéspedes más tarde de la hora máxima de salida.
Solapa Cargos / Anticipos
Para ver los cargos asociados a la estancia.
Seleccionando el botón Acciones puede:
A) – Facturar cargos pendientes.
Podrá seleccionar todos los cargos, o solamente, los que vaya a facturar en este momento. A continuación, tiene que pulsar en Generar factura. Una vez con la factura en pantalla, puede añadir alguna línea más, tanto de cargo, como de observaciones. Al guardarla, le muestra los iconos correspondientes para:
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- Cobro
- Imprimir
- Editar
B) – Anular Check out.
C) – Enviar Email
Check Out
Una vez en la recepción que necesite hacer la salida en el botón Acciones puede seleccionar Check Out. Puede generar la factura de los cargos pendientes o hacer la salida dejando los cargos pendientes. Si la fecha de salida no coincide con la actual puede elegir la fecha de Check Out.
Facturación de cargos y check out
Debe tener en cuenta que puede darse la circunstancia que tengamos todos los cargos de una entrada facturados y no haya finalizado la estancia a través del proceso de check out.
