Primer arranque: poner la empresa a trabajar

Ruta: Configuración → Estado de la puesta en marcha · Roles: Administrador y Responsable

Este capítulo es el único del manual que no está escrito para quien prepara pedidos, sino para quien da de alta la empresa: el administrador o el responsable de logística que entra el primer día, cuando la empresa todavía no está configurada en almacénALO. Son media docena de decisiones, se toman una sola vez y con ellas el almacén queda listo para trabajar.

Conviene saber desde el principio que almacénALO bebe de ALO. Los pedidos, los almacenes, las series de documento, los empleados y sus perfiles viven en el ERP, y almacénALO trabaja con lo que ALO le da. Por eso el primer arranque se hace en dos sitios: una parte en ALO y otra aquí.

Si eres preparador o empaquetador y has llegado aquí desde un aviso, lo que necesitas saber cabe en una línea: la aplicación está bien y tus pedidos están a salvo; solo falta que un administrador termine de configurar la empresa. Cierra el aviso, dile que lo mire y sigue con lo tuyo.

20.1 Los pedidos ya te están esperando

Lo primero que conviene saber es una buena noticia: en cuanto se activa en ALO el módulo «Sistema de Gestión de Almacén» de la empresa, ALO empieza a mandar aquí sus pedidos de venta. No hay que pedir nada, ni importar nada, ni sincronizar nada a mano. Cada pedido que se da de alta en el ERP aparece en almacénALO solo, y se queda guardado con todos sus datos.

Eso significa que la configuración no corre prisa y no se pierde trabajo por hacerla con calma. Mientras terminas de decidir a qué almacén va la mercancía o con qué serie salen los albaranes, los pedidos se van acumulando enteros y en orden. El día que acabes, están todos ahí esperando, sin huecos y sin que nadie haya tenido que apuntar nada aparte.

Lo que sí conviene tener claro es que verlos y trabajarlos son dos cosas distintas. Preparar un pedido significa mover mercancía y emitir documentos, y para eso la aplicación necesita que le digas dónde va cada cosa: el picking necesita su almacén de salida, el albarán su serie, el escaneo el catálogo de artículos. Hasta que esos datos estén, los pedidos se ven y se consultan, pero todavía no se pueden recorrer de punta a punta.

Así que el primer arranque no es «rellenar unos ajustes» ni una carrera contrarreloj: es la media docena de decisiones que convierten esa lista que ya está llena en trabajo que se puede hacer.

Merece la pena leer ese esquema entero una vez. Explica por qué las carencias no se parecen entre sí: la playa de salida bloquea el picking y el albarán, mientras que la serie de abono solo afecta a devoluciones, y el catálogo de artículos solo se nota cuando alguien pipa un código en el packing.

20.2 Primero, en ALO

Tres cosas se configuran en el ERP, no en almacénALO. Las dos primeras son las que hacen que la aplicación tenga algo con lo que trabajar y alguien que la use.

El módulo «Sistema de Gestión de Almacén» de la empresa

Está en la ficha de la empresa en ALO, en Módulos aplicación. Activarlo es lo que conecta la empresa con almacénALO: desde ese momento, ALO le manda cada pedido de venta que se da de alta.

Los empleados y sus perfiles

Quien vaya a entrar en almacénALO tiene que ser empleado de la empresa en ALO y tener activo al menos un perfil del módulo. Se hace en su ficha de empleado, pestaña Perfiles, bloque Sistema de Gestión de Almacén → App. SGA:

Perfil en ALO	Lo que abre en almacénALO
Preparador	El trabajo de picking: sus pedidos y preparaciones, las entradas, el chat.
Empaquetador	El trabajo de packing, con las mismas pantallas de trabajo personal.
Rutero_Conductor	Sus pedidos y el chat, para quien reparte.
Responsable_Logistica	El menú completo: organizar, asignar, expedir y configurar la empresa.

Una misma persona puede tener varios perfiles, y su menú suma los de todos (lo cuenta el capítulo 2). Y quien vaya a hacer el resto de este capítulo necesita el de Responsable_Logistica: es el que abre «Configuración de empresa». Si el personal no es de la plantilla —preparadores externos, por ejemplo—, se da de alta desde el menú SGA de ALO.

Los almacenes y las series

Ya existen en ALO: son los almacenes y las series de documento de la empresa, los de siempre. En almacénALO no se crea ninguno: solo se elige cuáles usa cada flujo, que es lo que se hace en los apartados siguientes.

20.3 Lo que la aplicación te dice al entrar

Si entras en una empresa a la que todavía le faltan datos para preparar pedidos, la aplicación te lo dice antes de que empieces, con un aviso que sale una sola vez por sesión y empresa. No aparece por cosas que solo degradan el trabajo: solo por las que lo impiden.

El aviso tiene dos versiones, según quién entre:

Quién entra	Qué ve
Administrador · Responsable	El recuento, los títulos de lo que falta y el botón «Ver qué falta», que abre el panel directamente.
Preparador · Empaquetador	Una línea: la empresa no está configurada, no es cosa suya, y que avise a un administrador. Un solo botón, «Entendido».

Esa segunda versión está ahí por una razón muy práctica: quien se encuentra el tope casi nunca es quien puede quitarlo. Con una línea, el preparador sabe en el momento que no tiene que investigar nada y a quién decírselo, y el administrador se entera el mismo día en vez de por una incidencia.

20.4 El panel «Estado de la puesta en marcha»

Está en Configuración, justo encima de «Configuración de empresa», y lo ven el Administrador y el Responsable. El acceso lleva un contador con lo que impide trabajar, así que se ve de un vistazo sin entrar.

El panel agrupa lo que encuentra en tres gravedades, y la diferencia importa:

Gravedad	Qué significa
Impide trabajar	Ese flujo espera a tener ese dato para poder completarse. Son los que conviene resolver primero.
Funciona a medias	Se puede trabajar ya, y con este dato puesto el resultado sale además como quieres: la serie correcta en el albarán, la etiqueta por su impresora.
Conviene revisar	Nada depende de ello hoy. Es un valor que viene de fábrica y que quizá prefieras dejar a tu manera.

Y hay un cuarto estado que no es una carencia: «no se ha podido comprobar». Algunas comprobaciones necesitan preguntarle al ERP, y si no hay respuesta el panel lo dice en vez de dar por bueno —o por malo— lo que no ha visto. Es deliberado: un diagnóstico que se inventa lo que no sabe deja de servir para decidir.

De cada carencia, el panel dice tres cosas: qué flujo rompe, qué pasa exactamente cuando alguien lo intenta, y dónde se arregla, con la ruta completa. El catálogo entero, con las veinte comprobaciones, está en el Anexo A.13.

El panel informa, no manda: no bloquea la aplicación ni cierra ninguna pantalla. Si prefieres empezar a trabajar con algo a medias y completarlo después, puedes — la decisión es tuya, y aquí tienes el dato para tomarla.

20.5 La guía paso a paso

Desde el panel se abre una guía paso a paso que recorre lo que falta agrupándolo por el sitio donde se arregla: todo lo de las fases junto, todo lo de la configuración de empresa junto, y así. Los pasos no son una lista escrita a mano — salen de las carencias que el diagnóstico acaba de encontrar, así que una empresa a la que solo le falten dos cosas ve dos pasos.

Lo que se puede resolver sin salir, se resuelve sin salir: los almacenes y las series se eligen en un desplegable dentro de la propia guía, con las listas reales del ERP, y se guardan solos al elegirlos. Lo que no cabe en un desplegable —las fases, las impresoras— lleva a su pantalla con un botón.

El detalle que conviene conocer: un paso se marca como hecho porque la comprobación vuelve a salir bien, no porque hayas pulsado. Si eliges un almacén y el guardado falla, el paso sigue pendiente y lo dice. Lo mismo al revés: si arreglas algo desde otra pantalla, la guía lo da por hecho igual, sin que tengas que repetirlo.

Un desplegable vacío no significa «no hay nada que elegir»: significa que no se ha podido traer la lista del ERP. La guía lo distingue y lo dice, porque son dos problemas muy distintos.

20.6 El orden en que conviene hacerlo

Las carencias no son independientes: unas destapan otras. Este es el orden que ahorra vueltas.

1. En ALO, antes que nada: el módulo SGA de la empresa y los empleados con su perfil (20.2). Quien configure necesita el perfil Responsable_Logistica: sin él, su menú es el de un preparador y no le aparecen ni «Pedidos sin procesar» ni la configuración de empresa.
2. Credenciales de API. Son las de la API de ALO para esta empresa, y se ponen en almacénALO: con ellas el servidor habla con el ERP por su cuenta, sincroniza el catálogo de artículos, calcula métricas y reconcilia estados.
3. Fases y estados. Es la máquina de estados del SGA. La empresa nace con las siete fases canónicas; lo que hay que comprobar es que la fase inicial conserva su último estado marcado como obligatorio, porque es el destino al que la asignación lleva el pedido.
4. Almacenes (playas de salida, entrada y devolución) y series de documento. Se eligen de las listas de ALO, y la aplicación no propone ninguno por su cuenta: cuál es la playa de salida o la serie de los albaranes es una decisión de cada empresa.
5. Impresoras. Sin ninguna con IP no sale la matrícula del picking ni la etiqueta de envío.
6. Catálogo de artículos. Este no se rellena a mano: se llena solo cuando el servidor sincroniza con el ERP — y para eso necesita las credenciales del punto 2. Por eso va el último.

Del punto 3 merece la pena conocer el detalle, aunque hoy se cuide solo: la fase inicial tiene que conservar su último estado marcado como obligatorio, que es el destino al que llega el pedido al asignarlo. El editor de fases ya no deja guardarla de otra forma y el panel lo comprueba igualmente, así que basta con reconocerlo si algún día te lo encuentras en una empresa antigua.

20.7 Lo que se hace fuera de la aplicación

Algunas cosas se deciden fuera, y conviene saberlo antes de buscarlas en Configuración:

• Todo lo de ALO (20.2): el módulo SGA de la empresa, los empleados y sus perfiles, y los propios almacenes y series.
• La cuenta del transportista para las etiquetas de envío. Es parte del despliegue: se configura al montar la integración con la agencia, no por empresa.
• El catálogo de artículos. Se puebla solo. Si sigue vacío después de poner las credenciales, es que el servidor no está pudiendo hablar con el ERP.

20.8 Cómo saber que la empresa ya está lista

Dos comprobaciones, en este orden:

1. El panel no muestra nada en «impide trabajar» y, a poder ser, tampoco en «funciona a medias».
2. Un pedido de verdad, de punta a punta. Asignarlo, hacerle el picking con su matrícula, el packing con su albarán y su etiqueta. Es la única prueba que recorre todos los datos a la vez, y tarda cinco minutos.

Ese segundo paso no es desconfianza del panel: es lo que lo remata. Hay cosas que solo se ven con un documento real delante —una serie que existe y que el ERP tiene destinada a otra cosa— y salir de esa prueba con el albarán y la etiqueta en la mano es la mejor manera de empezar.

20.9 Esto no es solo del primer día

El panel sigue ahí después, y ese es medio motivo por el que existe. En una empresa que lleva un año funcionando, las cosas también se mueven: se retira una serie en el ERP, un almacén cambia de código, se revisa un perfil. Cuando eso pasa, el panel lo cuenta igual de claro que el primer día, y el aviso al entrar vuelve a aparecer para que no te pille en mitad de un pedido.

Así que si un día algo no sale como siempre, el panel es el primer sitio donde mirar: casi siempre lo explica en un vistazo, y con eso suele bastar para resolverlo en el momento.