Desde esta opción de ALO Suite podremos descargar el extractos bancarios de las cuentas bancarias configuradas, ver el extracto contable de la cuenta asociada a una cuenta bancaria concreta y realizar la conciliación bancaria con nuestras facturas o asientos.
Acceso
- Desde el menú de la izquierda en Contabilidad -> Bancos -> Extracto banco
- En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Extracto banco»
Cuando accede al formulario obtiene una relación de registros de bancos dados de alta. En la parte superior izquierda le mostrará el proceso en el que se encuentra, en este caso Extracto banco, justo debajo tiene las solapas:
- Cuentas banco. Es la que está activa al entrar en la opción.
- Extracto banco.
- Extracto contable.
Cuentas banco
Los campos que se muestran de cada registro son:
- Nombre
- Banco
- Producto
- Tipo
- Descripción
Tras seleccionar una cuenta bancaria, puedo ver el extracto contable de la cuenta contable asociada en la pestaña “Extracto contable”.
En la parte inferior del formulario tiene el icono de exportación a formato EXCEL. Al seleccionarlo se descargará un fichero en ese formato con los registros que en ese momento tenga acotados según el filtro aplicado.
También dispone de un navegador de registros y un selector del número de ítems por página a mostrar.
Actualizar extractos bancarios
Podrá descargar el extracto bancario de la cuenta bancaria seleccionada desde la pestaña “Extracto banco”.
Tras pulsar la acción “Actualizar”, aparecerá una ventana de logueo cuyos campos dependerán del banco de la cuenta bancaria seleccionada.
Tras rellenar los datos de logueo y pulsar el botón “Entrar”, si el logueo es válido comenzará la descarga del extracto bancario y se intentará la conciliación automática aplicando las reglas de conciliación.
Una vez finalizada la descarga tendremos en el listado los extractos bancarios.
De color verde estarán aquellos en estado Conciliado, y se mostrará la información de conciliación al pulsar en el desplegable de la izquierda de la línea.
Rojo: extractos bancarios aparcados.
Sin color: extractos bancarios no conciliados.
Azul: conciliado parcial.
Aparcar/desaparcar extractos bancarios
Podremos aparcar extractos bancarios para que estos no se concilien.
Tenemos dos opciones, marcar el checkbox de todos los extractos bancarios que queramos aparcar y después usar la acción de “Aparcar”, o hacer doble click sobre un extracto bancario no aparcado, y en la modal emergente pulsar el botón de aparcar.
Opción 1
Nos pedirá un motivo, que podemos rellenarlo si así lo deseamos. Tras pulsar el botón Aceptar, quedarán aparcados.
Opción 2
Para desaparcarlos hay dos opciones, seleccionarlos y usar la acción de desaparcar, o hacer doble clic en el que quiera desaparcar y pulsar el botón “Desaparcar” en la ventana emergente.
Opción 1
Opción 2
Crear notas
Marcar el extracto bancario y seleccionar la acción “Nueva nota”.
Aparecerá el formulario para generar la nota.
Una vez pulsado el botón aceptar el extracto bancario seleccionado tendrá una nota asociada.
Pulsando en el símbolo de información de la columna de notas, podremos ver la nota.
Eliminar conciliación
Seleccionar los extractos bancarios conciliados que queramos desconciliar, y pulsar la acción “Eliminar conciliación”. Podemos filtrar por el estado “Conciliado” para facilitar la selección de extractos bancarios conciliados.
También se podrá eliminar la conciliación desde el extracto contable que esté conciliado.
Pulsando sobre la cerradura de la columna de “Desconciliar”.
También se puede desconciliar desde el menú de extracto contable de una cuenta, de igual forma que desde la pestaña actual de extracto contable.
Reconciliar
La acción “Reconciliar” nos permite volver a intentar conciliar de forma automática los extractos bancarios no conciliados y que no estén aparcados.
Esta acción nos pedirá unas fechas de inicio y fin, por lo que se conciliarán los extractos bancarios comprendidos entre esas fechas. Sino se introduce fecha de inicio, se tomará como fecha de inicio la de inicio de sincronización de la cuenta bancaria.
Conciliación manual
Podemos conciliar manualmente un extracto bancario haciendo doble clic sobre él.
Podemos seleccionar conciliar por factura o por asiento contable.
Conciliación manual por factura
Doble clic sobre el extracto bancario. Aparecerá la modal de conciliación manual.
Seleccionar Factura.
Aparecerá en primer lugar las facturas cuyo importe coincida con el extracto bancario.
Sino queremos las que hay aparecen, podemos pulsar el botón +Facturas, para que aparezcan el resto de facturas no conciliadas o a las que les queda algo por conciliar.
Marcamos las facturas con las que conciliar. Si estas tienen cobros hechos, se conciliará con los asientos de esos cobros, sino se generará el cobro y los asientos del mismo, y se conciliará con los asientos de esos cobros. Los cobros generados automáticamente para poder conciliar con esa factura serán eliminados en caso de que se desconcilie, los cobros que se hallan generado manualmente no se eliminarán, aunque se desconcilie.
Si una factura ya tiene cobros, se mostrarán pulsando el desplegable de la factura.
Sólo aparecerán las facturas que cumplan los filtros superiores.
Una vez marcados los cobros o facturas con las que conciliar, pulsar el botón Aceptar. Si el importe de las facturas y/ó cobros seleccionados son iguales al del extracto bancario, el extracto bancario pasará a estado conciliado, si es distinto, pasará a estado “Conciliado parcial”.
Conciliación manual por asiento
Al igual que por factura, se hace doble clic en el extracto bancario y en la modal, en lugar de seleccionar “Factura”, seleccionar “Asiento Contable”.
Podremos seleccionar un asiento ya creado que coincida en importe o generar un nuevo asiento, en este caso no tenemos coincidencia de importes y vamos a generar un nuevo asiento con el que conciliar, que será eliminado en caso de desconciliar.
Introduciremos la cuenta de contrapartida y el concepto del nuevo asiento, y pulsaremos “Aceptar”. Sino disponemos de una regla de conciliación para este asiento, se ofrece la posibilidad de crear una regla por asiento seleccionando las palabras para la regla, que por defecto serán la descripción del extracto bancario.
Tras pulsar aceptar se creará la conciliación y la regla.
La regla quedará así:
Es una regla para conciliar por asiento, usando la cuenta de contrapartida de proveedores varios, con un orden de ejecución 11 (si se encuentra una regla de orden menor, se aplicará la de orden menor y no está), para los extractos bancarios que contengan en su descripción todas las palabras que se indican.