El módulo Albaranes de Venta en ALO Suite es una herramienta esencial para gestionar y rastrear la entrega de bienes vendidos a los clientes. Facilita la creación de albaranes, agiliza el proceso de recogida y embalaje y proporciona documentación precisa para los envíos.
Características clave de Albaranes de Venta:
- Creación de albaranes: genera fácilmente albaranes asociados a pedidos de venta.
- Enlace del pedido a la entrega: vincula sin problemas los albaranes de entrega con los pedidos de venta correspondientes, lo que garantiza la trazabilidad del pedido a la entrega.
- Gestión de selección y embalaje: gestiona el proceso de selección y embalaje de manera eficiente, garantizando un cumplimiento preciso de los pedidos.
- Información de entrega: captura y registra los detalles de entrega, incluida la dirección de envío, la información del transportista y la fecha de entrega.
- Entregas parciales: maneja las entregas parciales de manera efectiva, rastreando las cantidades enviadas y generando múltiples notas de entrega según sea necesario.
- Impresión de albaranes: Imprime albaranes para documentación de envío y referencia del cliente.
- Archivo de albaranes: mantiene un archivo seguro de los albaranes para referencia y auditoría futuras.
¿Para qué sirven los albaranes de venta en ALO Suite?
- Justificar la entrega de mercancías: El albarán sirve como comprobante legal de la entrega de los productos o servicios al cliente.
- Controlar el stock: ALO Suite actualiza automáticamente el stock disponible tras la emisión de cada albarán, asegurando un control preciso del inventario.
- Preparar facturas: Los albaranes de venta pueden servir como base para la creación de facturas, agilizando el proceso de facturación.
- Gestionar envíos: ALO Suite permite asociar los albaranes de venta con las órdenes de envío, facilitando la logística y el seguimiento de las entregas.
- Gestión de devoluciones: En caso de devolución, el albarán es un documento de referencia para gestionar el proceso.
- Resolución de disputas: Si surge alguna discrepancia entre el vendedor y el comprador, el albarán puede servir como prueba de lo acordado.
Beneficios de utilizar Albaranes de Venta:
- Proceso de entrega optimizado: Optimiza el proceso de entrega, reduciendo errores y garantizando entregas oportunas.
- Cumplimiento de pedidos mejorado: mejora la precisión del cumplimiento de pedidos mediante el seguimiento de los artículos seleccionados y empaquetados.
- Mayor satisfacción del cliente: mejora la satisfacción del cliente proporcionando documentación de entrega precisa.
- Reducción de errores de envío: minimiza los errores de envío verificando los detalles del pedido y las cantidades de productos.
- Conciliación de entrega simplificada: simplifica la conciliación de entrega con pedidos de ventas y facturas.
Tipos de Albaranes: Una Clasificación
Los albaranes, como documentos que acreditan la entrega de bienes o servicios, pueden clasificarse de diferentes maneras. A continuación, le presentamos algunas de las tipologías más comunes:
Según su contenido
- Albarán valorado: Este tipo de albarán incluye, además de la descripción y cantidad de los productos, el precio unitario de cada uno, los descuentos aplicables, los impuestos y el importe total del pedido. Es decir, es un documento más completo que sirve como base para la facturación.
- Albarán sin valorar: A diferencia del anterior, este albarán solo detalla la descripción y cantidad de los productos enviados, sin indicar su precio. Suele ir acompañado de una factura aparte donde se especifican los valores monetarios.
Según su función
- Albarán de entrega: Es el más común y se utiliza para acreditar la entrega de mercancías al cliente.
- Albarán de devolución: Se utiliza en el caso de que el cliente devuelva productos, indicando la cantidad y la razón de la devolución.
- Albarán de transferencia: Se utiliza para registrar el traslado de mercancías entre diferentes almacenes o sedes de la misma empresa.
Otros tipos de albaranes
- Albarán proforma: Es un documento previo a la venta, que sirve como presupuesto o cotización. No es un documento contable.
- Albarán de servicios: Se utiliza para acreditar la prestación de un servicio, como una reparación o una instalación.
¿Por qué es importante conocer los diferentes tipos de albaranes?
Conocer los diferentes tipos de albaranes te permitirá:
- Elegir el documento adecuado: Podrá seleccionar el albarán que mejor se adapte a cada situación y a las necesidades de tu empresa.
- Optimizar tus procesos: Utilizar los albaranes de forma correcta te ayudará a mejorar la gestión de tu inventario y a reducir errores en la facturación.
- Cumplir con la normativa: Cada tipo de albarán puede estar sujeto a diferentes requisitos legales, por lo que es importante conocerlos para evitar problemas.
En resumen, la elección del tipo de albarán dependerá del tipo de operación que se realice, de las características de los productos o servicios y de las necesidades específicas de cada empresa.
Acceso
- Desde el menú de la izquierda en ERP -> Venta -> Albaranes venta
- En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Albaranes venta»
- Desde el escritorio en el apartado ERP con el enlace «Albaranes venta»
Listado albaranes venta
Una vez que accede al apartado de albaranes de venta será la lista de registros la primera pantalla que obtiene y desde ahí dispone de varias opciones para crear un nuevo albarán.
- En la parte superior en «Accesos» dispone del enlace a «Nuevo albarán»
- En la parte inferior un botón con acceso a «Nuevo albarán»
Desde la lista podrá visualizar el albarán.
- Con doble clic en la línea del albarán seleccionado.
- En algunos dispositivos tendrá un icono al final de la línea para seleccionar el albarán.
Cabecera albarán
Fecha. Fecha del documento.
Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie sin abreviatura y con denominación «Sin serie».
Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1
Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento al pie del albarán.
NIF. Ver bloque siguiente.
Cliente. Ver bloque siguiente.
Forma de pago. Podrá configurar las diferentes formas de pago en el formulario correspondiente y aquí podrá seleccionar por el código o denominación de la misma
Solapa Otros datos
- Su referencia. Información en el que almacenamos una referencia solicitada por el cliente para identificar su albarán.
- Cliente a servir. Es una situación poco habitual y que permite incluir un cliente a servir el producto o servicio diferente al cliente a facturar. Podría aplicarse al caso de franquiciados en los que facturamos a la central y servimos al franquiciado
- Subir fichero. Posibilidad de añadir un fichero al albarán.
Solapa Vendedores
- Vendedor. Seleccionamos el vendedor buscando por su nombre o código de vendedor
Cliente
Tiene la posibilidad de seleccionar cliente por el documento identificativo (NIF, CIF) y si lo hace utilizando la caja de texto con el nombre, ALO Suite le facilita la lista de clientes que contengan la información en seleccionada en el nombre del cliente, documento identificativo o población.
Si no encuentra el cliente dispone del icono lupa con una búsqueda avanzada del cliente.
En caso de cliente nuevo tiene el icono correspondiente para habilitar un formulario modal con los datos básicos del cliente.
Detalle albarán
Tendrá que completar los datos obligatorios de la cabecera para que ALO Suite le permita incluir la líneas de detalle del albarán.
Al hablar de artículo debe tener en cuenta que nos podemos referir a un producto o a un servicio.
Dispone dos botones para añadir líneas al albarán.
- Añadir línea. Al teclear en la caja de texto del artículo, el sistema busca por el código del artículo, descripción y código de barras. Si no encuentra el artículo aparece debajo un mensaje «No encuentra el artículo» y se habilita un botón para crear al artículo en un formulario modal con los datos básicos para dar de alta el nuevo artículo.
- Descripción. Esta caja sirve para buscar el artículo y una vez localizado tendremos la denominación del artículo.
- Unidades
- Precio. Ofrecerá el precio según la configuración de tarifas de la aplicación.
- Descuento. Es un porcentaje que se aplica sobre el precio del artículo.
- Añadir línea observaciones
- En esta caja de texto podremos incluir un texto como observación que aparecerá en la impresión del albarán.
¿Cómo convertir un albarán de venta en una factura?
- Acceda al albarán de venta que desea convertir.
- Haga clic en el botón Convertir a factura.
- Revise los datos de la factura y modifique los que sean necesarios.
- Haga clic en el botón Guardar.
Ver documento origen
Si el albarán viene de otro documento en la solapa ver documento origen puede acceder al mismo.
Características adicionales
Plantillas de albaranes: cree y guarde plantillas de albaranes para envíos utilizados con frecuencia, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Personalización del albarán de entrega: personalice los albaranes de entrega para incluir logotipos de la empresa, marcas e información adicional.
Integración de albaranes de entrega: integre los albaranes de entrega con los transportistas para seguimiento electrónico y actualizaciones.
