Entradas — pedidos de compra

Rutas: Pedidos de Compra · Entrada de almacén · Roles: Preparador, Empaquetador, Responsable

Las entradas gestionan la llegada de mercancía de los proveedores: se recepciona contra el pedido de compra del ERP y se genera el albarán de compra.

15.1 Pedidos de compra pendientes

En Entradas pendientes verás los pedidos de compra que esperan su recepción, agrupados por proveedor. Es como llega la mercancía al muelle —el camión de un proveedor, con lo de uno o varios de sus pedidos dentro—, así que la lista te enseña primero quién te manda algo y cuánto, y al abrir un proveedor, qué pedidos suyos tienes pendientes.

Arriba, siempre a la vista mientras bajas por la lista:

• Búsqueda libre (nombre del proveedor, número de pedido o identificador), filtro por rango de fechas y «Limpiar filtros».
• Las dos pestañas, Pendientes y Recibidos, justo encima de la lista (las cuenta el apartado «Pendientes y Recibidos», más abajo). Aquí estás en Pendientes, en azul.
• Bajo la pestaña, un filete de su color y el resumen de lo que estás viendo: cuántos pedidos pasan el filtro sobre el total («7 / 7 ped.»), con sus artículos, unidades, kilos y, para Administrador y Responsable, el importe. Cuenta todo lo filtrado, también lo que queda más abajo.

Cada proveedor es un desplegable:

• Su fila va tintada con el color de la pestaña y lleva un borde de color a la izquierda, que se sigue viendo aunque la luz del almacén lave el tinte.
• En esa fila, el código del proveedor en una pastilla gris (si lo tiene, para cotejarlo de un vistazo con el albarán en papel) y su nombre. Debajo, cuántos pedidos tiene y la suma de artículos, unidades y kilos —y el importe, para Administrador y Responsable—. A la derecha, el número de pedidos en un chip.
• Si el proveedor tiene un solo pedido, su fila ya dice cuál es y de qué fecha: lo sabes sin abrirlo.
• Los proveedores van por orden alfabético, y los pedidos que no traen proveedor se reúnen al final, en «Sin proveedor». Dentro de cada uno, el pedido más reciente va primero.

Al abrir un proveedor aparecen sus pedidos de compra, uno por fila: número (serie/registro), estado del documento («Pendiente de entrada», «Entrada parcial»…), fecha, artículos, unidades, peso, el importe (Administrador y Responsable) y la fecha prevista de entrada. El proveedor ya lo dice la cabecera, así que la fila no lo repite. Una fila de cada dos va tintada («papel pijama»), para seguir la línea con la vista en una lista larga.

Cada pedido se despliega al tocarlo y enseña sus artículos, uno por línea: código, descripción y cuántas unidades faltan por llegar de las pedidas («faltan 6 de 10 uds.»), como los pedidos de una devolución. Para recepcionarlo, el botón «Recibir» de su fila abre la Entrada de almacén (15.2).

• Al entrar, todos cerrados: de un vistazo tienes la lista de proveedores con algo pendiente y cuánto trae cada uno. Si solo hay uno, se abre solo.
• Puedes buscar por el nombre del proveedor o por su código (el de la pastilla), por el número de pedido —el que ves en la tarjeta, «1-PE-26/490»— o por su id. También por lo que trae el pedido: el código, la referencia o el código de barras del artículo y, si escribes letras, su descripción: la de la línea y la ampliada del catálogo, así que encuentras un pedido por cómo es el artículo («borosilicato», «salpicaduras») aunque no lo diga su nombre. Con solo números no mira las descripciones, para que un número de pedido no se mezcle con medidas como «1200 W». Con varias palabras, el orden da igual pero el artículo tiene que tenerlas todas: «maceta 30» encuentra «MACETA REDONDA 30 CM» y no las demás macetas. Bajo el buscador tienes la guía «¿Cómo buscar?», plegada: tócala para verla. Con «No volver a mostrar» desaparece en ese dispositivo, y el icono de ayuda que queda junto al buscador la recupera cuando la necesites.
• Al buscar o elegir fechas, se quedan solo los proveedores con algún pedido que coincida, y si son 15 o menos se abren todos, para que veas lo encontrado sin pulsar nada más.
• Si lo encontrado es un artículo, el pedido que lo trae se despliega solo y la línea sale resaltada, con un borde ámbar en el pedido. Cuando el artículo casa por algo que no se ve en la línea, debajo se dice por qué: «Código de barras» o el trozo de la descripción ampliada donde aparece la palabra. Al cambiar la búsqueda se pliega lo que deja de casar, y al borrarla todo vuelve a quedar como lo tenías.
• Lo que abras o cierres se respeta aunque la lista se actualice sola con un pedido nuevo.
• Los proveedores se cargan de 25 en 25 a medida que bajas.

Pendientes y Recibidos

Bajo la búsqueda —y fijas aunque bajes— hay dos pestañas, como las de dos carpetas, y justo debajo el resumen de la que tengas abierta, que cambia con ella. Pendientes (con un reloj y el número de pedidos) es la lista de siempre, al día en tiempo real. Recibidos (con un doble check y cuántos hay en total) guarda los pedidos de compra ya cerrados, con la misma agrupación por proveedor, para consultar qué llegó y cuándo. Cada una tiene su color, para saber de un vistazo en cuál estás: azul lo pendiente y verde —el mismo con el que ALO pinta lo recibido— lo que ya está hecho. Se nota en la línea de la pestaña, que sigue como un filete sobre el resumen, en la cabecera de cada proveedor, con su borde de color, y en las filas alternas:

• Se cargan del más reciente al más antiguo, de 50 en 50: al llegar abajo se traen los siguientes solos. Aquí los proveedores no van por orden alfabético sino por su pedido más reciente, así que lo que se carga al bajar se añade al final sin mover lo que ya ves. Como solo se traen al abrir la pestaña, el móvil o la tablet no cargan con ellos mientras trabajas en los pendientes.
• El número de pedido («PC-204449» o solo «204449») y el código del proveedor se buscan en todos los recibidos, también en los que aún no has bajado: el pedido aparece en su proveedor aunque sea de hace meses. Mientras lo busca, lo dice. El nombre del proveedor, el número tal como sale en la tarjeta, los artículos y las fechas buscan entre los recibidos que ya tienes cargados.
• Son de consulta: se despliegan para ver sus artículos, pero no tienen botón «Recibir», porque la recepción ya está hecha. El estado dice «Recibido el …» con la fecha, o «Anulado en ALO el …» si el pedido se anuló allí.
• La aplicación recuerda en qué pestaña estabas la última vez.
• Si ALO vuelve a ver trabajo en un pedido cerrado —una recepción anulada, o una entrada por partes a la que aún le falta mercancía—, el pedido vuelve solo a Pendientes.
• Si un pedido de compra se borra en ALO, almacénALO lo quita de Pendientes solo, en unas horas: espera a confirmarlo en tres comprobaciones seguidas antes de quitarlo, y si ya tenía mercancía recibida no lo quita.

15.2 Recepcionar mercancía (entrada de almacén)

1. Pulsa «Recibir» en el pedido de compra para abrir la Entrada de almacén.
2. Escanea cada artículo recibido (o ajusta las cantidades a mano). Puedes editar la línea si hace falta corregir algo. Vale el EAN del artículo y vale la etiqueta GS1 del proveedor, con su lote o su peso. El código de una caja suma las unidades de la caja si está dado de alta en ALO; si no, almacénALO avisa con «Caja GS1 no dada de alta en ALO» y no suma nada. En el móvil y la tablet, el botón de cámara junto al campo lee el código con la cámara (Anexo A.10).
3. Si lo recibido difiere de lo pedido, la diferencia queda registrada. La política de la empresa determina si se permite recibir de más (exceso en entradas).
4. Pulsa «Guardar albarán de compra» y revisa el resumen («Finalizar entrada»).
5. La app genera el albarán de compra en el ERP, recalcula el documento y actualiza su estado de compra (parcial o total). El stock entra por el albarán en el almacén del propio documento.
6. almacénALO apunta quién hizo la entrada, y aparece en Operaciones, en «Entradas de proveedores → Quién recibió» (capítulo 24).

En recepciones por partes (fascículos), al volver a entrar solo aparecen las líneas pendientes: lo ya recibido se muestra como «Anterior: N» en cada línea, y los totales de cabecera incluyen las pasadas anteriores — el albarán de cada pasada mueve solo la diferencia.

En recepciones por partes (fascículos), el badge «Anterior: N» de cada línea es lo ya recibido en pasadas previas, y hace de suelo para que nadie descuente lo ya contado. Y ten presente el alcance de «Editar» (deslizando la línea): los bultos, medidas y ubicación que cambies se guardan en la ficha del artículo del catálogo, así que sirven para todos los pedidos siguientes, no solo para este. Detalle en el Anexo A.6.4.