Devoluciones

Rutas: Devoluciones · Proceso de Devolución · Roles: Responsable, Empaquetador

La logística inversa del almacén: cada devolución parte de un pedido de devolución y se gestiona desde que se anuncia hasta que se resuelve (recepción de la mercancía y decisión de su destino).

16.1 La pantalla de Devoluciones

Las devoluciones se organizan en tres pestañas según su situación:

Pestaña	Qué contiene
Por recibir	Devoluciones sin recepción confirmada — incluidas las ya abonadas, si nadie confirmó la llegada del producto.
En almacén	Mercancía recibida, pendiente de decidir su destino.
Resueltas	Cerradas: destino del producto decidido y parte administrativa hecha (abono o reposición).

Dentro de cada pestaña, la lista se organiza como llega la mercancía al almacén: por cliente. Cada cliente es un desplegable con su resumen (NIF, cuántos pedidos y líneas trae y el total de unidades en el globo rojo); al abrirlo aparecen sus pedidos de devolución — cada uno con su número, fecha y el estado de venta del ERP con su color — y, dentro de cada pedido, las líneas devueltas (imagen y código del artículo, instrucciones de la devolución y unidades).

• Si un cliente trae un solo pedido, sus datos se muestran ya en la propia fila del cliente (no hace falta abrirlo para verlo).
• Pulsar una línea abre su Proceso de Devolución, que es donde se trabaja. Deslizarla muestra tres accesos, pero hoy solo «Ver pedido» hace algo: «Reponer» y «Ajuste» están sin implementar y no ejecutan nada. Para reponer, entra en la línea y usa el botón «Reponer» de dentro (capítulo 16.3).
• Al buscar, los resultados se muestran ya desplegados; lo que dejes abierto o cerrado se mantiene aunque la lista se refresque sola (es en tiempo real).

A la derecha de cada fila —en los tres niveles— hay un pequeño semáforo de dos carriles que resume el avance. Tiene apartado propio: capítulo 16.2.

16.2 El semáforo de los carriles

Una devolución avanza por dos vías a la vez, y son independientes: la física (el producto: llega y se le da un destino) y la administrativa (el dinero: se decide qué se hace y se ejecuta en el ERP). Ninguna espera a la otra —se puede abonar antes de recibir, y recibir sin haber decidido nada—, así que el avance no cabe en una sola barra: se pinta en dos mini-carriles en paralelo, con dos hitos cada uno.

Los cuatro hitos, de izquierda a derecha en cada carril:

Carril	Hito	Se enciende cuando…
FÍSICA	Recibido	se confirma la recepción de la línea. También si ya tiene destino: no se puede dar destino a lo que no ha llegado.
FÍSICA	Destino del producto	la línea se reintegra a venta, se tira (merma), se devuelve al proveedor o queda en cuarentena.
ADMIN.	Decidido	se ha decidido qué pasa con el dinero: abono, reposición o rechazo.
ADMIN.	Ejecutado	queda guardada la referencia del documento creado (nº de abono o de pedido de reposición). Un rechazo cuenta como ejecutado: cierra el carril sin generar ningún papel.

Los tres colores, iguales en los tres niveles:

Color	Significa
Verde con check	Hito cumplido por todas las líneas del grupo.
Reloj ámbar	Cumplido por algunas. El relleno del reloj es la proporción real.
Vacío	No lo ha cumplido ninguna.

Posa el cursor sobre un hito y verás el detalle en números —«Recibido: 2 de 5 líneas»—, y sobre el carril entero, el resumen de sus dos hitos. En una línea suelta no hay fracciones: cada hito es sí o no, y el texto es simplemente «Recibido».

La unidad real es la línea: cada artículo devuelto lleva su propio par de carriles. El pedido y el cliente no tienen carriles propios, resumen los de sus líneas, y ahí el verde solo aparece cuando lo han cumplido todas. Es a propósito: la pantalla existe para ver lo que falta. Si el verde significara «alguna», habría que abrir el cliente igualmente para comprobarlo — justo lo que el semáforo viene a evitar.

En la imagen se ve el mecanismo entero. El pedido 1-DEV-26/744 trae 5 líneas: 2 recibidas y ya con destino (por eso los dos hitos de FÍSICA salen en ámbar, a 2 de 5) y las 5 decididas, ninguna ejecutada (ADMIN. con el primer hito en verde y el segundo vacío). Abajo, cada línea lo confirma en blanco y negro: dos con FÍSICA en verde y tres con FÍSICA vacía.

Tres cosas que conviene tener claras: – Verde quiere decir cerrado, no «bien». Una línea tirada por merma o una devolución rechazada pintan verde igual que un reintegro: el color dice si el paso está hecho, no si el resultado fue bueno. El qué se decidió está en el detalle de la devolución. – El semáforo no decide la pestaña. Un pedido sigue en «Por recibir» mientras le falte una sola línea por recibir, aunque su carril ADMIN. esté ya en verde — el 744 de la imagen es exactamente ese caso. Se clasifica el pedido entero para que sus artículos no acaben repartidos entre dos pestañas. – «Ejecutado» se apoya en la referencia del documento. Si el ERP no devuelve el número al crear el abono, el hito puede quedarse vacío aunque el documento exista de verdad. Es un indicio, no una prueba: ante la duda, comprueba el documento en el ERP antes de volver a generarlo.

16.3 Procesar una devolución

Al abrir una devolución entras en el Proceso de Devolución, con una guía paso a paso en pantalla (ocultable). Las acciones disponibles:

Acción	Qué hace
Confirmar recepción	Deja constancia de la llegada: unidades y estado («Recibida VENDIBLE» o «Recibida DAÑADA»), con nota opcional. No mueve stock.
Generar abono	Crea el albarán de abono en el ERP: el cliente deja de deber lo devuelto y el stock entra en la playa de devoluciones. Es el paso del que dependen Reintegrar y Devolver a proveedor.
Reponer	Lo mismo que el abono y además crea un pedido de venta nuevo para reenviar el producto al cliente. Ese pedido nace con la serie de pedido de devolución configurada en Configuración (capítulo 21) y hereda del pedido original los vendedores, los descuentos de documento, la forma de pago y el régimen fiscal — es lo que permite agruparlo con los demás pedidos de ese cliente en una misma preparación.
Reintegrar a venta	Traspaso de la playa de devoluciones al almacén de entrada: el producto vuelve a ser vendible. Necesita el abono generado.
Tirar (merma)	El producto se da por desechado, con motivo opcional. Queda registrado como merma; no crea documento ni mueve stock en el ERP.
Devolver a proveedor	Crea un albarán de compra negativo a precio 0 al proveedor del artículo (administración lo valora en el ERP). Necesita el abono generado.
Añadir nota	Se escribe en las observaciones del abono o la reposición que se genere — escríbela antes de decidir (si cierras sin decidir, se pierde).

Cada devolución corresponde a una línea devuelta, y se cierra cuando sus dos carriles (capítulo 16.2) están hechos: el producto tiene destino (reintegrado / tirado / a proveedor) y la parte administrativa está decidida (abono o reposición). Entonces pasa a «Resueltas» y ya no cambia.

Qué pasa después con el pedido de reposición. Es un pedido normal y corriente: aparece en la lista de pendientes, se asigna, se prepara y se expide como cualquier otro — y, al compartir serie con el resto de pedidos de ese cliente, se puede meter en la misma preparación. Cuando termine su envío pasará al histórico (capítulo 17), no a esta pantalla: aquí solo vive la devolución.