Devoluciones

Rutas: Devoluciones · Proceso de Devolución · Roles: Responsable, Empaquetador

La logística inversa del almacén: cada devolución parte de un pedido de devolución y se gestiona desde que se anuncia hasta que se resuelve (recepción de la mercancía y decisión de su destino).

16.1 La pantalla de Devoluciones

Las devoluciones se organizan en cuatro pestañas según su situación:

Pestaña	Qué contiene
Por recibir	Devoluciones sin recepción confirmada — incluidas las ya abonadas, si nadie confirmó la llegada del producto.
En almacén	Mercancía recibida, pendiente de decidir su destino.
Resueltas	Cerradas: destino del producto decidido y parte administrativa hecha (abono o reposición).
Servidas en ALO	Devoluciones cuyo pedido ya cerró el ERP. Siguen aquí, aparte del trabajo vivo: lo que quedó a medias se puede terminar y lo ya resuelto queda para consultar.

Si ALO anula el pedido de una devolución. Las devoluciones de ese pedido en las que aún no se ha hecho nada pasan a Resueltas con el aviso «Retirada: pedido anulado en ALO». Las que ya tenían una recepción o una decisión se quedan en su pestaña con el aviso en rojo «Pedido anulado en ALO: no abonar», para revisarlas con administración. En ninguna se puede Generar abono, Reponer ni Rechazar.

Dentro de cada pestaña, la lista se organiza como llega la mercancía al almacén: por cliente. Cada cliente es un desplegable con su resumen (NIF, cuántos pedidos y líneas trae y el total de unidades en el globo rojo); al abrirlo aparecen sus pedidos de devolución — cada uno con su número, fecha y el estado de venta del ERP con su color — y, dentro de cada pedido, las líneas devueltas (imagen y código del artículo, instrucciones de la devolución y unidades).

• Si un cliente trae un solo pedido, sus datos se muestran ya en la propia fila del cliente (no hace falta abrirlo para verlo).
• Pulsar una línea abre su Proceso de Devolución, que es donde se trabaja. Deslizarla ofrece «Ver pedido», que abre la ficha del pedido de devolución sin salir de la lista. Reponer y el resto de decisiones se toman dentro de la línea, en su Proceso de Devolución (capítulo 16.3).
• Al buscar, los resultados se muestran ya desplegados; lo que dejes abierto o cerrado se mantiene aunque la lista se refresque sola (es en tiempo real).

A la derecha de cada fila —en los tres niveles— hay un pequeño semáforo de dos carriles que resume el avance. Tiene apartado propio: capítulo 16.2.

16.2 El semáforo de los carriles

Una devolución avanza por dos vías a la vez:

• la física, el producto: el bulto llega al almacén, se confirma la recepción y se le da un destino (volver a la venta, merma, devolverlo al proveedor o cuarentena);
• la administrativa, el cliente: el responsable decide qué se hace con él —abonarle lo devuelto, reponérselo con un envío nuevo o rechazar la devolución— y la app lo ejecuta en el ERP.

Recibir nunca ha dependido de decidir: el almacén puede confirmar la llegada de un bulto aunque nadie haya decidido todavía qué hacer con el cliente. Lo contrario —decidir antes de recibir— lo elige cada empresa con el ajuste «Devoluciones: abonar y reponer solo lo recibido» (capítulo 21), que gobierna por igual «Generar abono» y «Reponer»:

• Activado (recomendado): el abono y la reposición esperan a la recepción y llevan las unidades que han llegado. El cliente espera a que llegue el género, y a cambio la playa de devoluciones cuadra siempre.
• Desactivado: las dos vías son independientes. El responsable puede abonar o reponer en cuanto acepta la devolución, sin esperar al bulto. Si aún no se ha recibido, se usan las unidades anunciadas por el cliente, y la confirmación lo dice («Aún no se ha recibido: se abonarán las 5 unidades anunciadas»; al reponer, «se abonarán y se repondrán»); si ya se recibió, las que llegaron. Si después llega menos, al confirmar la recepción aparece el aviso «Ha llegado menos de lo abonado» («…de lo abonado y repuesto», si se repuso) y la devolución queda marcada («Abonadas 5, recibidas 3…»): la diferencia está en la playa de devoluciones sin género —y, si se repuso, al cliente se le envió de más— y se revisa en ALO.

Lo que no es independiente, con cualquier ajuste. Dos destinos del producto esperan siempre a que la parte administrativa esté hecha con un abono o una reposición: Reintegrar a venta y Devolver a proveedor. El motivo está en el ERP: el género devuelto no existe en el stock de la playa de devoluciones hasta que el abono lo da de alta allí, y estos dos destinos lo sacan de ella. Sin abono, sacarían unidades que el ERP no tiene. Por la misma razón siguen bloqueados tras un Rechazar, que cierra la parte administrativa sin abono. La merma y la cuarentena no mueven stock en el ERP, así que no esperan al abono: solo, como todo destino, a que el producto haya llegado.

	Con el ajuste activado	Con el ajuste desactivado
Confirmar recepción	Cuando llegue el bulto	Cuando llegue el bulto
Generar abono / Reponer	Después de recibir, con lo recibido	Cuando se decida: con lo recibido o, si aún no ha llegado, con lo anunciado
Rechazar	Cuando se decida	Cuando se decida
Reintegrar a venta / Devolver a proveedor	Después de recibir y del abono o la reposición	Después de recibir y del abono o la reposición
Merma / Cuarentena	Después de recibir	Después de recibir

Como las dos vías avanzan cada una a su ritmo, el avance no cabe en una sola barra: se pinta en dos mini-carriles en paralelo, con dos hitos cada uno.

Los cuatro hitos, de izquierda a derecha en cada carril:

Carril	Hito	Se enciende cuando…
FÍSICA	Recibido	se confirma la recepción de la línea. También si ya tiene destino: no se puede dar destino a lo que no ha llegado.
FÍSICA	Destino del producto	la línea se reintegra a venta, se tira (merma), se devuelve al proveedor o queda en cuarentena.
ADMIN.	Decidido	se ha decidido qué pasa con el dinero: abono, reposición o rechazo.
ADMIN.	Ejecutado	queda guardada la referencia del documento creado (nº de abono o de pedido de reposición). Un rechazo cuenta como ejecutado: cierra el carril sin generar ningún papel.

Los tres colores, iguales en los tres niveles:

Color	Significa
Verde con check	Hito cumplido por todas las líneas del grupo.
Reloj ámbar	Cumplido por algunas. El relleno del reloj es la proporción real.
Vacío	No lo ha cumplido ninguna.

Posa el cursor sobre un hito y verás el detalle en números —«Recibido: 2 de 5 líneas»—, y sobre el carril entero, el resumen de sus dos hitos. En una línea suelta no hay fracciones: cada hito es sí o no, y el texto es simplemente «Recibido».

La unidad real es la línea: cada artículo devuelto lleva su propio par de carriles. El pedido y el cliente no tienen carriles propios, resumen los de sus líneas, y ahí el verde solo aparece cuando lo han cumplido todas. Es a propósito: la pantalla existe para ver lo que falta. Si el verde significara «alguna», habría que abrir el cliente igualmente para comprobarlo — justo lo que el semáforo viene a evitar.

En la imagen se ve el mecanismo entero. El pedido 1-DEV-26/744 trae 5 líneas: 2 recibidas y ya con destino (por eso los dos hitos de FÍSICA salen en ámbar, a 2 de 5) y las 5 decididas, ninguna ejecutada (ADMIN. con el primer hito en verde y el segundo vacío). Abajo, cada línea lo confirma en blanco y negro: dos con FÍSICA en verde y tres con FÍSICA vacía.

Para leer bien el semáforo

• Verde quiere decir cerrado. Una línea que se retira por merma, o una devolución rechazada, se pintan en verde igual que un reintegro: el color dice que ese paso ya está hecho. Qué se decidió en cada caso lo tienes en el detalle de la devolución.
• La pestaña la decide el pedido entero. Un pedido sigue en «Por recibir» mientras le quede una sola línea por recibir, aunque su carril ADMIN. ya esté en verde —el 744 de la imagen es justo ese caso—. Así sus artículos se quedan juntos en una pestaña en vez de repartirse entre dos.
• El trabajo se conserva cuando el ERP cierra el pedido. Al servir el pedido de devolución, el ERP lo retira de almacénALO; sus líneas pasan entonces a «Servidas en ALO», con todo lo que se hubiera registrado.
• Si una línea deja de cuadrar con el ERP, se avisa en la propia línea. Cuando alguien cambia las unidades en el ERP, o quita la línea del documento, almacénALO lo dice debajo del artículo («ALO dice 10 unidades», «Esta línea ya no está en el pedido de ALO») en vez de corregirlo por su cuenta: si ya había recepción o abono, la decisión es de una persona. Las líneas que nadie ha tocado se ponen al día solas.
• «Ejecutado» se enciende con la referencia del documento. El hito se completa cuando el ERP devuelve el número del abono. Si alguna vez lo ves vacío en una devolución que ya abonaste, mira el documento en el ERP antes de volver a generarlo: lo normal es que ya esté ahí.

16.3 Procesar una devolución

Al abrir una devolución entras en el Proceso de Devolución, con una guía paso a paso en pantalla (ocultable). Las acciones disponibles:

Acción	Qué hace
Confirmar recepción	Deja constancia de la llegada: unidades y estado («Recibida VENDIBLE» o «Recibida DAÑADA»), con nota opcional. No mueve stock.
Generar abono	Crea el albarán de abono en el ERP: el cliente deja de deber lo devuelto y el stock entra en la playa de devoluciones. Abona las unidades recibidas; si la empresa permite decidir antes de recibir y aún no ha llegado nada, las anunciadas (capítulo 16.2). Es el paso del que dependen Reintegrar y Devolver a proveedor, porque es el que da de alta el stock que ellos mueven.
Reponer	Lo mismo que el abono y además crea un pedido de venta nuevo para reenviarle al cliente esas mismas unidades: el abono y el pedido llevan siempre las mismas, con la misma regla que «Generar abono» —las recibidas; si la empresa permite decidir antes de recibir y aún no ha llegado nada, las anunciadas (capítulo 16.2)—. Ese pedido nace con la serie de pedido de devolución configurada en Configuración (capítulo 21), sale del almacén general —la «Playa de entrada» de la configuración—, porque al cliente se le envía producto nuevo, y hereda del pedido original los vendedores, los descuentos de documento, la forma de pago y el régimen fiscal — es lo que permite agruparlo con los demás pedidos de ese cliente en una misma preparación.
Rechazar	Cierra la parte administrativa sin abono ni reposición, con un motivo obligatorio, con o sin recepción. No crea nada en el ERP y al cliente no se le descuenta nada. Si ha llegado género, no se abona: su destino se decide en la vía física (merma o cuarentena; reintegrar y devolver al proveedor no, porque sin abono ese stock no está en la playa). Es también la salida cuando la recepción registra 0 unidades: el aviso «No ha llegado nada que abonar» la ofrece directamente.
Reintegrar a venta	Traspaso de la playa de devoluciones al almacén de entrada: el producto vuelve a ser vendible. Necesita el abono generado.
Tirar (merma)	El producto se da por desechado, con motivo opcional. Queda registrado como merma; no crea documento ni mueve stock en el ERP.
Devolver a proveedor	Crea un albarán de compra negativo a precio 0 al proveedor del artículo (administración lo valora en el ERP). Necesita el abono generado.
Añadir nota	Se escribe en las observaciones del abono o la reposición que se genere — escríbela antes de decidir (si cierras sin decidir, se pierde).

Cada devolución corresponde a una línea devuelta, y se cierra cuando sus dos carriles (capítulo 16.2) están hechos: el producto tiene destino (reintegrado / tirado / a proveedor) y la parte administrativa está decidida (abono, reposición o rechazo). Entonces pasa a «Resueltas» y ya no cambia.

Qué pasa después con el pedido de reposición. Es un pedido normal y corriente: aparece en la lista de pendientes, se asigna, se prepara y se expide como cualquier otro — y, al compartir serie con el resto de pedidos de ese cliente, se puede meter en la misma preparación. Cuando termine su envío pasará al histórico (capítulo 17), no a esta pantalla: aquí solo vive la devolución.