Beneficios de usar un PMS:
- Agilización del proceso de reserva: Automatiza la gestión de reservas y reduce el tiempo de espera para los clientes.
- Mejora de la eficiencia: Centraliza la información de las reservas y facilita la gestión del hotel.
- Reducción de errores: Minimiza los errores humanos en la gestión de las reservas.
- Aumento de la rentabilidad: Permite optimizar la ocupación del hotel y aumentar los ingresos.
- Mejora de la experiencia del cliente: Ofrece una experiencia de reserva más rápida, cómoda y personalizada.
En resumen, un PMS es una herramienta esencial para la gestión eficiente de un hotel.
Acceso
- -Desde el planning haciendo doble clic en el día que inicia la reserva
- -Desde el menú de PMS -> Procesos -> Reservas PMS, nos muestra un listado con las reservas pendientes de hacer entrada, y le damos a Nueva Reserva o en Acciones -> Nueva Reserva.
- -Desde Buscar, escribiendo Reservas, hará lo mismo que en el paso anterior.
- -También podemos hacer clic en el icono de Alosuite, y nos muestra todas las opciones del menú de PMS, y elegimos Reservas PMS
Una vez en el formulario de la reserva, rellenamos los campos necesarios, y que detallamos a continuación.
Rellenar los datos básicos necesarios para la reserva.
En los campos que tienen el icono de triangulo invertido, seleccionaremos sobre una de las opciones que nos muestra.
- En primer lugar, es necesario introducir las fechas de entrada y salida. Al posicionarnos en cada uno de los campos, nos mostrara un calendario con el mes en curso, podemos avanzar hasta la fecha deseada, o podemos introducir la fecha escribiendo con el formato dd/mm/aaaa
- Número de pax
- Régimen. Podrá asignar el régimen en función de lo que tengamos activado en el mantenimiento de parámetros PMS. Se puede activar:
- Alojamiento
- Alojamiento y desayuno
- Media pensión
- Pensión completa
- Tarifa. La podemos seleccionar dando a Buscar, o bien, escribiendo parte del nombre de la tarifa.
- Tipo de habitación. Cuando seleccionamos un Tipo de habitación, en el campo siguiente nos mostrará solo las habitaciones de ese tipo y que estén disponibles para el periodo indicado.
- Estado. Por defecto está en Sin confirmar, posteriormente podremos cambiar este estado, a Confirmada, Anulada, No presentado.
- Localizador. Si no ponemos ninguno, la aplicación lo asignará automáticamente. Un localizador en una reserva, también conocido como código de reserva, referencia de reserva o PNR (Passenger Name Record), es un código alfanumérico único que se asigna a cada reserva realizada. Este código sirve para identificar la reserva de forma rápida y precisa en el sistema del proveedor de servicios.
Funciones del localizador:
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- Identificar la reserva: El localizador permite al proveedor de servicios encontrar la información específica de la reserva en su sistema, incluyendo datos como los nombres de los pasajeros, las fechas, el tipo de habitación etc.
- Gestionar la reserva: El localizador se utiliza para realizar cambios en la reserva, como modificar las fechas, cancelar la reserva o añadir servicios adicionales.
- Realizar el check-in: El localizador se puede utilizar para realizar el check-in.
- Obtener información: El localizador puede ser utilizado para obtener información sobre la reserva.
En resumen, el localizador es un elemento fundamental para la gestión de las reservas, ya que permite identificarlas de forma única y realizar diversas gestiones con el proveedor de servicios.
- Pasajero. Contacto de referencia para la reserva.
- Teléfono
- Cliente y Agencia no son obligatorios para crear la reserva. Si será imprescindible, si nos hacen un anticipo y debemos hacer la factura.
Una vez introducidos todos los datos, damos a Aceptar, se nos indicará que La reserva se ha guardado correctamente, y le damos de nuevo a Aceptar. Arriba de la reserva nos indicará con letras más grandes y en negrita, el número de habitación, el nombre del pasajero, y el importe de la reserva.
Cuando le pulsamos en Volver, nos llevará de nuevo al listado de reservas pendientes de hacer check in.
Opciones Avanzadas y Acciones complementarias
Dentro del formulario de reservas, nos encontramos varias opciones complementarias que podremos seleccionar en caso de ser necesarias.
Al seleccionar la Tarifa, aparece un campo nuevo, Tarifa Pactada. Si la cambiamos a SI, tenemos la posibilidad de poner un precio manual que sustituirá al de la tarifa elegida. Para realizar este proceso le daremos a la opción Taifa Pactada, que está en el menú superior. Hacemos clic en el precio de la habitación, y ponemos el nuevo precio. Se puede modificar cada día que tenga un importe diferente, o podemos pulsar sobre ACTUALIZAR TODAS LAS FECHAS para que ponga el mismo precio para cada día de estancia. A continuación, pulsamos sobre GUARDAR CAMBIOS.
Podemos también incluir información como:
- Hora entrada prevista
- Hora salida prevista
- Early check in
- Late check out
- Observaciones
- Garantía con tarjeta de crédito: En este caso, el hotel puede bloquear una cantidad en la tarjeta de crédito del cliente como depósito. Si el cliente no se presenta o cancela la reserva con poca antelación, el hotel puede cobrar la cantidad bloqueada.
Acciones
Dentro de Acciones tenemos las siguientes:
A) Generar Presupuesto. Simplemente con pulsar esta opción, nos generará un presupuesto y lo mostrará en pantalla para que lo podamos descargar, o lo podamos imprimir.
Un presupuesto o proforma en un hotel es un documento que ofrece una estimación del costo total de una estancia en el hotel. Este documento suele incluir los siguientes detalles:
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- Fechas de la estancia: La fecha de entrada y la fecha de salida del hotel.
- Tipo de habitación: El tipo de habitación que se ha reservado (individual, doble, familiar, etc.).
- Régimen: El tipo de comida que se incluye en la tarifa (solo alojamiento, desayuno, media pensión, pensión completa, etc.).
- Precio por noche: El precio de la habitación por cada noche de la estancia.
- Impuestos y tasas: Los impuestos y tasas locales que se aplican a la estancia.
- Precio total: El precio total de la estancia, incluyendo el precio de la habitación, los impuestos y tasas y cualquier otro cargo adicional.
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¿En qué casos se utiliza un presupuesto o proforma en un hotel?
Un presupuesto o proforma en un hotel se puede utilizar en los siguientes casos:
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- Para solicitar un presupuesto: Un cliente potencial puede solicitar un presupuesto a un hotel para conocer el costo total de una estancia antes de realizar la reserva.
- Para confirmar una reserva: Un hotel puede enviar un presupuesto o proforma a un cliente para confirmar una reserva que se ha realizado por teléfono o correo electrónico.
- Para realizar un pago: Un hotel puede enviar un presupuesto o proforma a un cliente como factura para que pueda realizar el pago de la estancia.
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B) Check in. Abre el formulario de Nueva recepción.
C) Facturar cargos. En este apartado podremos generar una factura de cargo, de cualquier concepto cargado en la reserva, ya sea la estancia, o cualquier otro suplemento.
D) Enviar Email. Creo que está opción no necesita explicación. Por supuesto que, para llevar esta opción a cabo, tendremos que tener puesta la dirección de correo en la reserva.
E) Cambio habitación
Como opciones adicionales o avanzadas dentro del formulario de reservas, podremos utilizar Cargos/Anticipos. Saldrán reflejados los conceptos de estancia con el importe por día. Arriba a la derecha tenemos dos botones, NUEVO ANTICIPO y NUEVOS CARGOS, para que podamos añadir un anticipo de la reserva, o bien cualquier cargo de un servicio del hotel, como puede ser: desayuno, cama supletoria, parking, etc.
Otra opción interesante dentro de la reserva, es poder hacer check in de cualquier otra reserva pendiente de dar entrada, sin necesidad de salir de esta pantalla. Para ello tenemos en el centro de la pantalla Check in pendientes. Solo hay que seleccionar la opción SI, y nos aparecerá todas las reservas pendientes.
Nota:
- Puede utilizar el planning para seleccionar las fechas de entrada y salida.
- Si no está seguro de qué tarifa elegir, puede utilizar la herramienta de búsqueda de tarifas.
- Puede agregar notas a la reserva para incluir información adicional.
- Puede modificar la reserva en cualquier momento antes de la llegada del cliente.