Una factura proforma es una factura preliminar o estimada emitida a un cliente potencial, que describe los productos o servicios que se proporcionarán y sus costos asociados. Sirve como una estimación o un acuerdo no vinculante entre el vendedor y el comprador, detallando los términos propuestos de una venta.
Características clave de una factura proforma:
Claramente etiquetado: debe estar claramente etiquetado como «Factura proforma» para distinguirla de una factura de venta normal.
Información detallada: debe incluir detalles completos sobre los productos o servicios ofrecidos, incluidas descripciones, cantidades, precios unitarios y montos totales.
Impuestos aplicables: Debe especificar los impuestos o aranceles aplicables que se agregarán a la factura final.
Condiciones de pago: puede describir las condiciones de pago, como la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados.
Período de Vigencia: Podrá indicar el período de vigencia de los precios cotizados, si corresponde.
Propósitos de una Factura Proforma:
Proporcionar precios y descuentos: las facturas proforma se utilizan principalmente para proporcionar cotizaciones a clientes potenciales, permitiéndoles revisar los costos y términos propuestos antes de comprometerse con una compra.
Facilitación del comercio internacional: son particularmente útiles en el comercio internacional, donde los compradores pueden requerir facturas proforma para el despacho de aduanas, licencias de importación u obtención de financiamiento.
Proforma como herramienta de ventas: las facturas proforma pueden servir como herramienta de ventas, informando a los clientes potenciales sobre las ofertas del vendedor y animándolos a realizar un pedido.
Distinguir una factura proforma de una factura de venta:
Naturaleza vinculante: una factura proforma no es una factura de venta vinculante. No crea una obligación legal para el comprador de adquirir los bienes o servicios. Por el contrario, una factura de venta es un documento legalmente vinculante que registra una venta completada y establece la responsabilidad de pago del comprador.
Pago: el pago normalmente no se realiza en base a una factura proforma. Es simplemente una estimación, y las condiciones de pago reales se acuerdan cuando el comprador confirma el pedido y se emite una factura de venta.
Confirmación de pedido: una factura proforma no significa una confirmación de pedido. Representa una propuesta de venta y se requiere la confirmación del comprador para continuar con la transacción.
Diferencias entre una Factura Proforma y una Factura Definitiva en ALO SUITE
| Característica | Factura Proforma | Factura Definitiva |
|---|---|---|
| Naturaleza | Documento comercial no vinculante | Documento comercial que genera una obligación de pago |
| Objetivo | Presupuestar, reservar, negociar | Registrar una venta y generar una obligación de pago |
| Implicaciones Contables | No afecta directamente a la contabilidad | Afecta a la contabilidad, generando ingresos y modificando el inventario |
Importancia de las facturas proforma:
Las facturas proforma desempeñan un papel crucial en el comercio internacional y las transacciones comerciales, especialmente cuando se trata de nuevos clientes o acuerdos de ventas complejos. Proporcionan transparencia, facilitan la comunicación y ayudan a gestionar las expectativas entre compradores y vendedores.
En resumen, una factura proforma sirve como factura preliminar o estimada, ofreciendo una cotización no vinculante a los clientes potenciales al tiempo que describe los términos propuestos de una venta. Es una herramienta esencial para el comercio internacional y las transacciones comerciales, ya que mejora la transparencia y facilita la comunicación entre compradores y vendedores.
Acceso
- Desde el menú de la izquierda en ERP -> Venta -> Facturas proforma
- En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Facturas proforma»
- Desde el escritorio en el apartado ERP con el enlace «Facturas proforma»
Listado facturas proforma
Una vez que accede al apartado de facturas proforma será la lista de dichos registros la primera pantalla que obtiene y desde ahí dispone de varias opciones para crear una nueva factura proforma.
- En la parte superior en «Accesos» dispone del enlace a «Nueva factura proforma»
- En la parte inferior un botón con acceso a «Nueva factura proforma»
Desde la lista podrá visualizar la factura proforma.
- Con doble clic en la línea del pedido seleccionado.
- En algunos dispositivos tendrá un icono al final de la línea para seleccionar la factura proforma.
Cabecera factura proforma
Fecha. Fecha del documento.
Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie sin abreviatura y con denominación «Sin serie».
Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1
Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento al pie.
NIF. Ver bloque siguiente.
Cliente. Ver bloque siguiente
Forma de pago. Podrá configurar las diferentes formas de pago en el formulario correspondiente y aquí podrá seleccionar por el código o denominación de la misma
Solapa Otros datos
- Su referencia. Información en el que almacenamos una referencia solicitada por el cliente para identificar su factura proforma.
- Cliente a servir. Es una situación poco habitual y que permite incluir un cliente a servir el producto o servicio diferente al cliente a facturar. Podría aplicarse al caso de franquiciados en los que facturamos a la central y servimos al franquiciado
- Subir fichero. Posibilidad de añadir un fichero al pedido.
Solapa Vendedores
- Vendedor. Seleccionamos el vendedor buscando por su nombre o código de vendedor
Cliente
Tiene la posibilidad de seleccionar cliente por el documento identificativo (NIF, CIF) y si lo hace utilizando la caja de texto con el nombre, ALO Suite le facilita la lista de clientes que contengan la información en seleccionada en el nombre del cliente, documento identificativo o población.
Si no encuentra el cliente dispone del icono lupa con una búsqueda avanzada del cliente.
En caso de cliente nuevo tiene el icono correspondiente para habilitar un formulario modal con los datos básicos del cliente.
Detalle factura proforma
Tendrá que completar los datos obligatorios de la cabecera para que ALO Suite le permita incluir la líneas de detalle de la factura proforma.
Al hablar de artículo debe tener en cuenta que nos podemos referir a un producto o a un servicio.
Dispone dos botones para añadir líneas a la proforma.
- Añadir línea. Al teclear en la caja de texto del artículo, el sistema busca por el código del artículo, descripción y código de barras. Si no encuentra el artículo aparece debajo un mensaje «No encuentra el artículo» y se habilita un botón para crear al artículo en un formulario modal con los datos básicos para dar de alta el nuevo artículo.
- Descripción. Esta caja sirve para buscar el artículo y una vez localizado tendremos la denominación del artículo.
- Unidades
- Precio. Ofrecerá el precio según la configuración de tarifas de la aplicación.
- Descuento. Es un porcentaje que se aplica sobre el precio del artículo.
- Añadir línea observaciones
- En esta caja de texto podremos incluir un texto como observación que aparecerá en la impresión del pedido.
Convertir documento
El documento activo lo puede convertir en Pedido, Albarán o Factura de venta.