En ALO Suite puede gestionar los productos fitosanitarios, subir a RETO sus movimientos y ver las transacciones generadas. Aquí le mostramos como hacerlo.
ALO Suite ofrece un módulo específico para la gestión de fitosanitarios. Este módulo ayuda a las empresas del sector agrícola a gestionar eficazmente sus stocks y procesos relacionados con estos productos.
Gestión de productos:
- Crear y mantener una base de datos de productos fitosanitarios.
- Almacenar información como nombre del producto, número de registro, ingredientes activos y hojas de datos de seguridad.
- Clasificar los productos para facilitar su organización y recuperación.
Control de stock:
- Seguimiento del stock de entrada y salida de productos fitosanitarios.
- Administrar los ciclos de vida de los productos, incluidas las fechas de vencimiento y el seguimiento de lotes.
- Generar informes sobre niveles de stock para evitar quedarse sin productos críticos.
Trazabilidad:
- Mantener un registro del movimiento de productos fitosanitarios a lo largo de la cadena de suministro.
- Esto puede ser crucial para el cumplimiento normativo y garantizar la seguridad del producto.
Gestión de ventas:
- Gestionar la venta de productos fitosanitarios a los clientes.
- Generar facturas y realizar un seguimiento del historial de ventas.
- Puede integrarse con otros módulos de ALO Suite como CRM para gestionar las relaciones con los clientes.
Beneficios de utilizar Fitosanitarios en ALO Suite:
- Mejora de la organización y control de los productos fitosanitarios.
- Trazabilidad mejorada para el cumplimiento normativo.
- Reducción del riesgo de desabastecimiento.
- Gestión de ventas simplificada.
Acceso
- Desde el menú de la izquierda en Fitosanitarios puede acceder a las distintas opciones del módulo
Para poder empezar a tratar con productos fitosanitarios es necesario contar con el módulo de “Fitosanitarios”.
Cuando se trata de empresa encargada de la compra/venta de fitosanitarios es necesario que dentro de Administración -> Configuración de empresa -> Otros de mantenimiento a los campos correspondientes a fitosanitarios, es decir:
- Nº registro fitosanitario.
- Usuario RETO.
- Clave RETO.
- ROPO Tratamientos.
RETO es el Registro Electrónico de Transacciones y Operaciones.
Para poder utilizar RETO el primer paso que deben realizar los usuarios es proceder al AUTORREGISTRO en la aplicación del MAPA, siendo necesario que el operador que pretenda utilizar RETO se encuentre inscrito previamente en el Registro Oficial del Productores y Operadores de Productos Fitosanitarios (ROPO), regulado en el capítulo X del Real Decreto 1311/2012, de 14 de septiembre, en el sector suministrador o bien el sector tratamientos del mismo.
En RETO deben registrarse todas las empresas que pertenezcan a los sectores suministrador (en todas las variantes que engloba) y las empresas de tratamiento que estén dadas de alta como
tal en el registro oficial de operadores ROPO.
Cualquier persona que tenga carnet de aplicador y que en ROPO figure como usuario final, ROPO SU, no deben ni pueden registrarse en RETO.
ROPO es el Registro Oficial de Productores y Operadores de medios de defensa fitosanitaria.
Se consideran empresas del sector suministrador de productos fitosanitarios a todas aquellas que participen en la fabricación, comercialización, distribución, logística, importación o exportación.
Cada empresa tiene un código ROPO asociado a su nombre y actividad (XXXXXXXXSS) y en caso de tener distintos establecimientos cada uno de esto tendrá también su propio código ROPO,
este será igual que el de la empresa pero con un sufijo (XXXXXXXXSS/01). De este modo tanto las empresas como sus establecimientos están registrados en ROPO.
Se tienen que informar todas las operaciones que impliquen el movimiento de mercancía que tenga asociado un cambio de ROPO. Esto quiere decir que cada vez que un producto fitosanitario cambie de ubicación (compras, ventas, envíos a empresas de logística para su almacenaje, etc.) se debe registrar en RETO, incluyendo los cambios de almacén dentro de la misma empresa.
Esto supone que si una empresa suministradora compra, vende o traslada cualquier mercancía de un almacén a otro lo debe registrar en RETO. Si además de suministradora es empresa de tratamiento y se aplica a si mismo también lo debe registrar.
Artículos y familias
Se debe de crear una nueva familia de productos, dónde debemos de activar la pestaña de “Fitosanitarios”, y automáticamente se activa también la de “ADR”. Esto va a habilitar que dentro de la creación de productos aparezca una pestaña denominada ADR, en la que se rellenan los campos correspondientes de los productos.
Una vez creada la familia podemos proceder a crear productos fitosanitarios, indicando que pertenecen a dicha familia.
Creación de clientes con ROPO o autorizado
Para dar de alta a un nuevo cliente se procede a rellenar todos los datos del mismo en la primera pestaña, siendo especialmente importante el número DNI-NIF, domicilio y código postal, así como el número de teléfono y el email, para así evitar cualquier error a la hora de subir a la plataforma del RETO.
Dentro de la misma ficha de cliente, en la pestaña de “Otros datos”, si el propio cliente es el que dispone de código ROPO, podemos dirigirnos directamente a la casilla “código ROPO” y pulsamos sobre la lupa. El programa entra en la consulta de inscripciones de usuarios en ROPO del Ministerio de Agricultura y automáticamente rellena la numeración y la fecha de caducidad según la ha encontrado en la base de datos.
Si por el contrario el cliente necesita de un autorizado, debemos de dirigirnos al fichero de autorizados mediante el buscador. Rellenamos los datos de igual forma que los de un cliente, de nuevo prestando especial atención a rellenar todos los campos necesarios, en la pestaña de “otros datos” podemos buscar el código ROPO mediante la lupa. Una vez esté creado el autorizado podemos utilizarlo cuando hagamos cualquier albarán.
Si en la realización del albarán necesitamos crear una autorizado también podemos hacerlo directamente desde el albarán que estamos realizando, mediante el símbolo +.
Para hacer un nuevo albarán si el cliente no tiene número de ROPO en su ficha, no te permite guardarlo sin haber completado la pestaña de “ADR” en la que se solicita especificar el tipo de operación que se va a realizar y el autorizado de esa persona. Una vez rellenados esos campos es posible guardarlo y seguir avanzando.
Proveedores
A la hora de crear un proveedor hacemos el mismo procedimiento, rellenamos todos los datos en la pestaña de generales y en la de otros datos nos permite, si lo tiene, buscar su número ROPO a partir del NIF/CIF insertado.
A la hora de crear un albarán de compra, cuando se selecciona el producto fitosanitario y se añade la línea, automáticamente se activa la pestaña de ADR. En ella, si el proveedor tiene número ROPO asignado en su ficha aparecerá directamente, sin embargo, si no dispone de ella ni de un autorizado, es necesario introducir uno. Además, se debe de especificar el tipo de operación que se está realizando en el albarán.
Tipos de operación disponibles en RETO
A continuación se detallan todos los tipos de operación disponibles en RETO y cuando se debe usar cada uno.
• Compra en España ENTRADA: Este tipo de operación se seleccionará cada vez que se realice una transacción entre empresas del sector suministrador y el responsable de la anotación (aquel que comunica la operación) está recepcionando mercancía en su almacén. Esto puede ser un proveedor/fabricante que envía mercancía o un suministrador que la devuelve.
• Compra en España SALIDA: Este tipo de operación se seleccionará cada vez que se realice una transacción entre empresas del sector suministrador y el responsable de la anotación (aquel que comunica la operación) está retirando mercancía en su almacén para enviarla a otro destino. Esto puede ser porque ha recibido producto de su proveedor o porque se lo han devuelto.
Nota: las operaciones de movimiento de mercancía entre almacenes de la misma empresa se notificaran con esta codificación indicando el ROPO específico de cada almacén. Los descuadres en el stock se notificaran con esta codificación “salida” para los negativos y “entrada” para los positivos y siempre se pondrá a la propia empresa con su ROPO y NIF como destinatario.
• Venta en España: Este tipo de operación se seleccionara siempre que se produzca una venta de producto a una empresa del sector tramientos ROPO ST o a un usuario final ROPO SU.
En el caso de empresas agrarias/titulares de explotación que no tienen ROPO la venta se hará asociada al ROPO del trabajador que recepciona la mercancía y el nombre de aquel al que se factura se pondrá en el campo “empresa o explotación del usuario profesional”.
• Importación no UE: Este tipo de operación es para las transacciones que sean la importación de un producto fitosanitario procedente de un tercer país fuera de la UE.
Todo producto fitosanitario procedente de un tercer país deberá ser grabado en RETO independientemente de que sea un producto para su venta en España o que se importe con fines de investigación.MINISTERIO DE AGRICULTURA, PESCA Y ALIMENTACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE SANIDAD DE LA PRODUCCIÓN AGRARIASUBDIRECCIÓN GENERAL DE SANIDAD E
HIGIENE VEGETAL Y FORESTAL
• Importación UE: Todo producto procedente de la UE debe notificarse en RETO en esta codificación, sea cual sea su destino.
• Exportación no UE/UE: Al igual que con la importación es obligatorio notificar en RETO la salida de productos fitosanitarios con destino fuera o dentro de la UE.
• Adquisición: Las empresas de tratamiento están obligadas a notificar en RETO toda compra de productos fitosanitarios que realicen.
Si la empresa de tratamientos tiene varios almacenes el movimiento demercancía también se notificará como “adquisición”.
• Aplicación: Las empresas de tratamiento deben notificar en RETO todas las aplicaciones de producto que realicen, ya sea con producto propio o con producto aportado por el cliente.
En las aplicaciones de envases parciales se dejarán en blanco los campos “nº de envases” y “capacidad” y se rellenará únicamente el campo “volumen total”.
• Retirada por gestor de residuos: Esta opción se seleccionará cuando se entregue mercancía a un gestor de residuos autorizado para su destrucción.
También se podrá usar esta codificación en caso de robo de mercancía, en este caso se deberá añadir como documento adjunto la denuncia del robo. Esto será así tanto para empresas Suministradoras o de tratamiento.
• Investigación: Esta codificación está destinada a productos entregados a fines de investigación, ya sean empresas EOR, ensayos privados o muestras cogidas por las CCAA para su análisis.
Todas estas operaciones se podrán enviar a RETO por cualquiera de las tres vías posibles, manualmente, por ficheros csv o por servicios web. Una vez envía la información por alguna de las tres vías no hay que volver a enviarla o se duplicaría la información.
• Devoluciones: Las devoluciones solo estarán disponibles para las operaciones de “venta en España” y “adquisición” de modo que se pueda notificar las devoluciones de producto de usuarios finales y empresas de tratamiento. Las devoluciones del sector suministrador se engloban dentro de las operaciones de “entrada” y “salida” de almacén.
Las devoluciones se realizaran obligatoriamente de forma manual dentro de la aplicación del ministerio de modo que la devolución esté ligada a la transacción original. Las devoluciones no tendrán límite de tiempo para comunicarse.
Enlace a RETO
Dentro del módulo de fitosanitarios nos aparece la opción “Enlace RETO”, mediante la cual nos permite cargar nuestros albaranes.
En la ventana que se nos abre a continuación nos muestra los albaranes realizados, pudiéndolos filtrar por fecha. Además de mostrarnos los errores que encuentre y la opción de subirlos a la plataforma correspondiente con el Ministerio.
De esta forma nos aparecería, tanto los albaranes admitidos, como aquellos que contienen errores que hasta que no se subsanen no nos permitirá subir.
Al pinchar dentro del error, te aparece de forma pormenorizada los errores que surgen en color rojo, y que no te permiten continuar con el proceso. Es por ello que es tan importante rellenar de forma correcta tanto las fichas de proveedores como las de los clientes, para evitar errores posteriores.
Una vez rellenados todos los campos y solucionados todos los errores que aparecen es posible volver a cargar el albarán hasta que aparezca la etiqueta OK en verde.
Otro error frecuente suele aparecer a la hora de meter correctamente los artículos. Debiendo especificar de forma totalmente adecuada los envases y la unidad en la que se vende/compra.
