Una factura de sustitución es un documento que se emite para sustituir o completar una factura simplificada o ticket que ya se ha emitido previamente.
No tienen la consideración de facturas rectificativas las que se expidan en sustitución de facturas simplificadas expedidas con anterioridad, siempre que las mismas cumpliesen los requisitos reglamentarios.
¿Cuándo se utiliza una factura de sustitución?
- Se utiliza cuando se ha emitido una factura simplificada en la que no se ha identificado al cliente y se necesita modificar el documento para incluir sus datos.
- Se utiliza cuando se quiere aportar más información sobre la operación que no se pudo incluir en la factura simplificada original.
- Se utiliza para corregir errores en la factura simplificada original, como por ejemplo en la descripción del producto o servicio.
Acceso
- Desde el menú de la izquierda en ERP -> Ventas -> Facturas sustitución simplificadas
- En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Facturas sustitución simplificadas»
Facturas en sustitución de facturas simplificadas
Una vez que accede al apartado de Facturas en sustitución de facturas simplificadas será la lista de registros la primera pantalla que obtiene y desde ahí dispone de varias opciones para crear una nueva albarán.
- En la parte superior en «Acciones» dispone del enlace a «Nueva factura de sustitución»
- En la parte inferior un botón con acceso a «Nueva factura de sustitución»
Desde la lista podrá visualizar la factura.
- Con doble clic en la línea de la factura seleccionada.
Nueva factura de sustitución
Aparecerá el formulario dividido en dos zonas:
- Búsqueda de facturas simplificadas.
- Factura de los documentos seleccionados.
Debemos tener presente que se permite agrupar diferentes facturas simplificadas en una única factura completa, las operaciones reflejadas en la factura deben ser del mes natural de la fecha del documento a emitir.
En el formulario de búsqueda debemos poner como fecha inicial y final las del mes a procesar.
El siguiente paso sería seleccionar las facturas simplificadas y añadir esa selección con lo que se incluirán en el formulario de la derecha donde pondremos la fecha de la factura sustitutiva y el cliente a facturar. Cuando estemos conformes seleccionaremos el botón de Aceptar.
Otra forma de generar una factura de sustitución es desde el formulario de facturas simplificadas en el botón Acciones seleccionaremos Factura de sustitución.
¿Cómo se registra una factura emitida en sustitución de facturas simplificadas (art. 7.2 RD 1619/2012)?
Aunque sea una información a la que el usuario no puede acceder es conveniente informar que internamente la factura se consigna con el valor “F3” en el campo “Tipo Factura”, que supone que el IVA repercutido en esta factura no se acumula al IVA devengado. Es decir, se anota una factura sustitutiva sin una anotación negativa que anule las facturas simplificadas a las que sustituye.
¿Se debe presentar la declaración anual de operaciones con terceras personas (modelo 347)?
Si, se deberá declarar en el periodo por el que se efectuó la operación siempre que el destinatario supere la cantidad de 3.005,06 euros.
