El módulo Presupuestos de Venta en ALO Suite es una herramienta para generar y administrar ofertas de ventas, lo que le permite presentar eficazmente sus ofertas a clientes potenciales y agilizar el proceso de ventas.
Características clave de los Presupuestos de Venta:
Creación de ofertas: crea fácilmente cotizaciones de ventas desde cero o basándose en plantillas de ventas existentes.
Información del cliente: administra los detalles del cliente y asocia cotizaciones con clientes o clientes potenciales específicos.
Detalles de productos y servicios: incluye descripciones detalladas de productos o servicios, cantidades, precios unitarios y cualquier descuento aplicable.
Cálculos de impuestos: calcula y aplica automáticamente los impuestos aplicables a las líneas de cotización.
Período de validez: Especifica el período de validez de los precios cotizados.
Personalización de cotizaciones: personaliza las plantillas de cotizaciones para incluir la marca de la empresa, logotipos e información adicional.
Seguimiento de ofertas: realiza un seguimiento del estado de las cotizaciones, desde su creación hasta su aceptación o rechazo.
Informes de cotizaciones: genera informes detallados de cotizaciones de ventas para análisis y seguimiento.
Beneficios de utilizar Presupuestos de Venta:
Proceso optimizado: Optimiza el proceso de cotización, reduciendo el tiempo dedicado a la creación manual de cotizaciones y mejorando la eficiencia.
Comunicación de ventas mejorada: proporciona cotizaciones de ventas claras y profesionales a clientes potenciales, mejorando la comunicación y aumentando la probabilidad de cerrar acuerdos.
Gestión mejorada del embudo de ventas: administra eficazmente su embudo de ventas rastreando el estado de las cotizaciones e identificando oportunidades potenciales.
Información de ventas valiosa: obtiene información valiosa sobre las preferencias de los clientes, la demanda de productos y las estrategias de precios.
Reducción de errores y omisiones: minimiza errores y omisiones en las cotizaciones, garantizando precisión y profesionalismo.
Acceso
- Desde el menú de la izquierda en ERP -> Venta -> Presupuestos
- En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Presupuestos»
- Desde el escritorio en el apartado ERP con el enlace «Presupuestos»
Lista presupuestos
Una vez que accede al apartado de presupuestos de venta será la lista de presupuestos la primera pantalla que obtiene y desde ahí dispone de varias opciones para crear un nuevo presupuesto.
- En la parte superior en «Accesos» dispone del enlace a «Nuevo presupuesto»
- En la parte inferior un botón con acceso a «Nuevo presupuesto»
Desde la lista podrá visualizar el presupuesto.
- Con doble clic en la línea del presupuesto seleccionado.
- En algunos dispositivos tendrá un icono al final de la línea para seleccionar el presupuesto.
Cabecera presupuesto
Fecha. Fecha del documento.
Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie sin abreviatura y con denominación «Sin serie».
Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1
Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento al pie del presupuesto.
NIF. Ver bloque siguiente.
Cliente. Ver bloque siguiente
Forma de pago. Podrá configurar las diferentes formas de pago en el formulario correspondiente y aquí podrá seleccionar por el código o denominación de la misma
Solapa Otros datos
- Su referencia. Información en el que almacenamos una referencia solicitada por el cliente para identificar su presupuesto.
- Cliente a servir. Es una situación poco habitual y que permite incluir un cliente a servir el producto o servicio diferente al cliente a facturar. Podría aplicarse al caso de franquiciados en los que facturamos a la central y servimos al franquiciado
- Subir fichero. Posibilidad de añadir un fichero al presupuesto.
Solapa Vendedores
- Vendedor. Seleccionamos el vendedor buscando por su nombre o código de vendedor
Cliente
Tiene la posibilidad de seleccionar cliente por el documento identificativo (NIF, CIF) y si lo hace utilizando la caja de texto con el nombre, ALO Suite le facilita la lista de clientes que contengan la información en seleccionada en el nombre del cliente, documento identificativo o población.
Si no encuentra el cliente dispone del icono lupa con una búsqueda avanzada del cliente.
En caso de cliente nuevo tiene el icono correspondiente para habilitar un formulario modal con los datos básicos del cliente.
Detalle presupuesto
Tendrá que completar los datos obligatorios de la cabecera para que ALO Suite le permita incluir la líneas de detalle del presupuesto.
Al hablar de artículo debe tener en cuenta que nos podemos referir a un producto o a un servicio.
Dispone dos botones para añadir líneas al presupuesto.
- Añadir línea. Al teclear en la caja de texto del artículo, el sistema busca por el código del artículo, descripción y código de barras. Si no encuentra el artículo aparece debajo un mensaje «No encuentra el artículo» y se habilita un botón para crear al artículo en un formulario modal con los datos básicos para dar de alta el nuevo artículo
- Descripción. Esta caja sirve para buscar el artículo y una vez localizado tendremos la denominación del artículo
- Unidades
- Precio. Ofrecerá el precio según la configuración de tarifas de la aplicación.
- Descuento. Es un porcentaje que se aplica sobre el precio del artículo.
- Añadir línea observaciones
- En esta caja de texto podremos incluir un texto como observación que aparecerá en la impresión del presupuesto.
Convertir documento
Si desde la lista de presupuestos hace doble clic en uno de los registros accede al presupuesto en modo visualización, podrá entre otras funciones convertir el presupuesto en un pedido, un albarán o directamente en una factura de venta.
Características adicionales
Plantillas de presupuestos: crea y guarda plantillas de presupuestos para formatos utilizados con frecuencia, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Flujo de trabajo de aprobación de presupuestos: configura un flujo de trabajo de presupuestos para enrutar las cotizaciones para su revisión y autorización interna antes de su emisión.
Conversión de presupuestos a pedidos de venta: convierte fácilmente presupuestos aceptados en pedidos de ventas para agilizar el proceso de ventas.
Historial de presupuestos: mantiene un historial de revisiones y modificaciones realizadas a cada presupuesto.
Integración de cotizaciones: integración con el software CRM para gestionar las relaciones con los clientes y las oportunidades de ventas de forma eficaz.
Oportunidad CRM
Suele ser habitual que un presupuesto esté asociado a un documento oportunidad de nuestro CRM. Si estamos en el modo visualización podemos acceder al mismo desde la solapa Oportunidades.
Presupuestos
Desde el botón acciones del mantenimiento de clientes potenciales puede crear un nuevo presupuesto.