Con esta funcionalidad podrá incorporar las estancias del hotel al PMS desde fichero de texto. A continuación le explicamos el procedimiento a seguir

A continuación aparecerá una pantalla para realizar el mapeo  con el fichero de contactos del CRM a importar

Habitualmente se entiende que es el proceso de salida de un establecimiento hotelero con la correspondiente liquidación de la cuenta de gastos. Se puede dar la circunstancia que después de hacer el check in interese hacer la factura por lo que en ese momento podemos hacer la facturación de los cargos generados en el proceso de entrada pero no finalizamos la estancia ya que puede haber más cargos el día que salida real del huésped y producir una segunda factura.

Salidas / Check Out

Al seleccionar con doble clic un registro del listado de salidas emerge un formulario con las solapas:

• Check Out
• Otros datos
• Garantía
• Cargos / Anticipos
• Parte viajeros
• Tarifa Pactada

Solapa Check Out

Es la que se activa al entrar en el formulario de salidas.

Dispone de dos columnas de datos que se cargarán con los del Check In.

Fechas y tarifa

• • Check In
  • Check Out
  • Adultos/Niños/Bebés
  • Régimen Alojamiento
  • Tarifa
  • Tarifa Pactada (SI/NO)
  • Tipo habitación
  • Habitación

Pasajero y facturación

• • Localizador
  • Pasajero
  • Teléfono
  • Mail
  • Cliente
  • Agencia
  • Cliente facturar

Solapa otros datos

• • Early Check In
  • Late Check Out
  • Observaciones estancia
  • Observaciones internas
  • Observaciones restaurante
  • Observaciones grupo

El early check-in o llegada temprana es un servicio extra que si se acuerda se puede ofrecer para que los los huéspedes pueden llegar antes de la hora de check-in. El late checkout consiste en permitir finalizar la estancia a los huéspedes más tarde de la hora máxima de salida.

Solapa Cargos / Anticipos

Para ver los cargos asociados a la estancia.

Seleccionando el botón Acciones puede:

A) – Facturar cargos pendientes.  

Podrá seleccionar todos los cargos, o solamente, los que vaya a facturar en este momento. A continuación, tiene que pulsar en Generar factura. Una vez con la factura en pantalla, puede añadir alguna línea más, tanto de cargo, como de observaciones. Al guardarla, le muestra los iconos correspondientes para: 

• • Cobro 
  • Imprimir 
  • Mail 
  • Editar 

B) – Anular Check out. 

C) – Enviar Email 

Es el panel en el que se representan todas las habitaciones del hotel, sirve para controlar permanentemente el estado de las mismas (libre, ocupada, bloqueada, etc.). También se llama planning de ocupación o Room rack.

El rack de habitaciones es una interfaz visual dentro de ALO PMS que muestra el estado de todas sus habitaciones . Proporciona una descripción general rápida de la disponibilidad de habitaciones, la ocupación y el estado del servicio de limpieza, lo que le permite administrar de manera eficiente su hotel o propiedad de alquiler vacacional.

Un Room Rack ayuda al personal del hotel a gestionar de manera eficiente el inventario de habitaciones, asignar habitaciones a los huéspedes y tomar decisiones en tiempo real con respecto a las asignaciones y los precios de las habitaciones. También permite al personal identificar rápidamente la disponibilidad de habitaciones y facilitar el proceso de check-in para los huéspedes.

El rack de habitaciones se utiliza para:

• Controlar la disponibilidad de las habitaciones: El personal de recepción puede ver de forma rápida y sencilla qué habitaciones están disponibles y cuáles están ocupadas.
• Asignar habitaciones a los huéspedes: El personal de recepción puede asignar habitaciones a los huéspedes en función de sus necesidades y preferencias.
• Gestionar las reservas: El personal de recepción puede ver las reservas que se han realizado y realizar cambios si es necesario.
• Controlar la limpieza de las habitaciones: El personal de limpieza puede ver qué habitaciones están limpias y cuáles necesitan ser limpiadas.
• Realizar un seguimiento de las llegadas y salidas de los huéspedes: El personal de recepción puede ver cuándo se espera que lleguen y salgan los huéspedes.
• Mejora la comunicación: Facilita la comunicación entre el personal de recepción y otros departamentos.
• Facilita la toma de decisiones: Ayuda a asignar habitaciones a los huéspedes de forma rápida y eficiente, evitando errores de doble reserva.

Así es como suele funcionar el rack de habitaciones:

Estados de las habitaciones:** Cada habitación se representa con un código de color o icono que indica su estado actual. Los estados comunes incluyen:

• Disponible
• Ocupado
• Sucio
• Limpio
• Fuera de servicio
• Reservado

información de la habitación: Al hacer clic en una habitación generalmente se revelan detalles adicionales como:

• Número de habitación
• Tipo de habitación (por ejemplo, individual, doble, suite)
• Nombre del huésped (si está ocupado)
• Fechas de llegada y salida (si está ocupada)
• Notas de limpieza

Al utilizar el rack de habitaciones de forma eficaz, puede optimizar los procesos de gestión de habitaciones, mejorar la comunicación del personal y, potencialmente, garantizar un funcionamiento fluido de su hotel o alquiler vacacional.

Aquí hay algunos beneficios adicionales de usar el rack de habitaciones en ALO PMS:

• Visibilidad mejorada: Vea rápidamente el estado de todas sus habitaciones de un vistazo.
• Eficiencia mejorada: Administre fácilmente las asignaciones de habitaciones y las tareas de limpieza.
• Mejor comunicación: Mejorar la comunicación y coordinación entre el personal.
• Errores reducidos: Minimiza el riesgo de errores en la asignación de habitaciones o en la limpieza.

En resumen, el rack de habitaciones es una herramienta indispensable para cualquier hotel que utilice ALO PMS. Le permite tener un control total sobre la ocupación de sus habitaciones y facilita la gestión de las reservas.

Cuando acceda al formulario podrá ver una colección de iconos que representará cada una de sus habitaciones. Si selecciona el icono leyenda que se ubica en la parte superior emergerá una imagen explicativa de cada uno de los posibles estados en los que se puede encontrar una habitación.

Acciones

En la parte superior derecha dispone del desplegable Acciones.

Potencialmente puedes realizar varias acciones directamente desde el rack de habitaciones, como por ejemplo:

• Cambiar el estado de limpieza de las habitaciones
• Asignar una habitación a un huésped que llega
• Salida de un huésped
• Mover una reserva a una habitación diferente
• Enviar disponibilidad al channel.

Pasamos a describir el procedimiento de ckeck in sin reserva previa.

Proceso General de Registro:

Independientemente del método elegido, el proceso de registro de ALO PMS normalmente implica:

• Verificar la identificación del huésped con un documento válido (DNI, pasaporte, etc.)
• Recogida de la firma del invitado en el formulario de inscripción.
• Procesar el pago de la estancia y cualquier cargo adicional.
• Emitir la llave de la habitación o tarjeta de acceso.
• Proporcionar al huésped información sobre las instalaciones y servicios del hotel.

A través de las tres primeras opciones descritas en el párrafo anterior accede al formulario de check in.

En esta pantalla se presentará una rejilla de datos que mostrarán los datos básicos de cada una de nuestras recepciones.

• En fondo blanco se mostrarán las entradas realizadas hoy.  
• En azul, las que tienen salida prevista para hoy. 
• En rojo, cuando debería haber salido días anterior, y por cualquier motivo no le hemos dado salida. 

Seleccionará Nueva recepción/ Check in en la solapa Acciones o bien en el botón correspondiente en la parte inferior izquierda del formulario. 

El procedimiento es idéntico al descrito en el artículo check in de una reserva previa.

Otra opción más rápida a la hora de hacer un check in sin reserva, sería desde el planning. Haría doble clic en la habitación elegida, y le propondrá si quiere seleccionar un check in, o una reserva. Le lleva al formulario correspondiente donde cumplimentará los datos.

¿Qué es un check-in de una reserva previa en un PMS?

Es el proceso digitalizado de registrar la llegada de un huésped cuyo alojamiento ha sido reservado con antelación a través del sistema de gestión hotelera (PMS). Este procedimiento, gracias a la tecnología, ha simplificado y agilizado significativamente las tareas de recepción en los hoteles.

Ventajas de realizar un check-in de una reserva previa a través de un PMS:

• Agilidad: El proceso es mucho más rápido, reduciendo las colas en recepción.
• Precisión: Se minimizan los errores manuales al automatizar gran parte del proceso.
• Personalización: Se puede ofrecer un servicio más personalizado al tener acceso a las preferencias del huésped registradas en el sistema.
• Historial: Se crea un historial detallado de cada huésped, lo que permite ofrecer un servicio más personalizado en futuras estancias.
• Integración: Los PMS suelen estar integrados con otros sistemas, como los de gestión de canales de distribución, lo que facilita la gestión de las reservas online.

¿Qué información suele contener una reserva previa en un PMS?

• Datos del huésped: Nombre, apellidos, dirección, teléfono, correo electrónico.
• Datos de la reserva: Fecha de entrada y salida, tipo de habitación, tarifa, número de personas, servicios adicionales solicitados.
• Forma de pago: Tarjeta de crédito, efectivo, etc.
• Notas: Cualquier información adicional relevante sobre la reserva (alergias, celebraciones especiales, etc.).

Mediante este proceso registrará la llegada de los clientes al hotel. Requiere la toma de datos personales para su posterior envío a las autoridades y la facturación.

Es uno de los procesos más críticos del servicio hotelero. Los imperativos legales hacen que se pierda agilidad en el momento de la entrada siendo fundamental apostar por los nuevos recursos tecnológicos para optimizar el procedimiento, ALO PMS pretende ser la herramienta que consiga dicho objetivo.

Esta parte del programa será la más visitada y la que estará consultando continuamente, ya que de un vistazo veremos la situación en la que se encuentran las habitaciones, y en qué estado, sin están bloqueadas, libres, ocupadas, o tienen una reserva. 

El planning ALO PMS es una característica clave para visualizar la disponibilidad de habitaciones y gestionar reservas. Proporciona una interfaz similar a un calendario para ayudarle a mantenerse organizado y tomar decisiones informadas sobre su propiedad.

Funciones del planning:

• Visualizar la ocupación: El planning permite ver de un vistazo qué habitaciones están disponibles, ocupadas, fuera de servicio, etc., en un período de tiempo específico (día, semana, mes).
• Gestionar las reservas: El planning se utiliza para gestionar las reservas entrantes, asignando las habitaciones disponibles a los huéspedes.
• Controlar las llegadas y salidas: Permite llevar un control de las llegadas y salidas de los huéspedes, evitando confusiones y dobles reservas.
• Optimizar la ocupación: El planning permite optimizar la ocupación del hotel, identificando posibles huecos y ajustando las tarifas en consecuencia.
• Anticiparse a la demanda: Sirve para anticiparse a la demanda y tomar decisiones estratégicas, como la contratación de personal adicional o la planificación de servicios de limpieza.

Beneficios del planning:

• Mejora la eficiencia: Permite una gestión más eficiente de las reservas y la ocupación del hotel.
• Reduce los errores: Minimiza los errores en la asignación de habitaciones y la gestión de las reservas.
• Aumenta la rentabilidad: Ayuda a aumentar la ocupación del hotel y los ingresos.
• Mejora la comunicación: Facilita la comunicación entre los diferentes departamentos del hotel (recepción, limpieza, mantenimiento, etc.).
• Mejora la atención al cliente: Permite ofrecer un mejor servicio al cliente al evitar confusiones y retrasos.

Como toda empresa cualquier establecimiento hotelero está obligado a emitir factura en la que reflejaremos la valoración de los servicios ofrecidos al cliente y los impuestos que seanexigibles de acuerdo a la legislación que se nos aplique.

Listado estancias con cargos facturables

Nos muestra un formulario con dos solapas: Listado y Filtrar datos, esta última será de utilidad cuando queramos obtener una relación de cargos de un conjunto de habitaciones.

Solapa Listado

Obtendremos la relación de cargos con los siguientes campos por fila:

• Localizador. Podrá filtrar las filas con un determinado valor seleccionando el icono de búsqueda.
• Tipo.
• Check In.
• Check Out.
• Habitaciones.
• Cliente. Al igual que en el campo localizador podrá filtrar las filas con un determinado valor seleccionando el icono de búsqueda.
• Pasajero.

Por cualquiera de los campos mencionados podrá obtener la información ordenada de forma ascendente o descendente haciendo clic en el nombre de campo.

A la izquierda del campo localizador podemos seleccionar el icono que permite desplegar un subformulario con el detalle de los cargos pendientes de esa estancia. Podemos cargar todos los cargos marcando la casilla a la izquierda del campo Fecha.

Podremos seleccionar cargos de más de una estancia con lo que podremos hacer un única factura de múltiples estancias.

Una vez seleccionados los cargos a facturar pulsando en el botón GENERAR FACTURAS ubicado en la cabecera se abrirá en una nueva pestaña del navegador el formulario de Nueva Factura venta.

Nueva factura venta

Como cabecera de factura podremos editar la mayoría de los campos que se nos muestran en el formulario de Nueva Factura venta.

Fecha. El sistema le obliga al registro de facturas cronológicamente por lo que la fecha en ningún caso podrá ser anterior a la anterior de la serie seleccionada.

Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie sin abreviatura y con denominación «Sin serie».

Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1

Forma de pago. Podrá configurar las diferentes formas de pago en el formulario correspondiente y aquí podrá seleccionar por el código o denominación de la misma.

Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento al pie de la factura.

Cliente. Se nos propone como cliente a facturar el que se indicó en la estancia pudiendo si se necesita cambiar a otro en este momento. Existe la posibilidad de modificar los datos de la dirección de facturación pulsando el icono que representa una rueda a la derecha del campo mencionado.

También puede seleccionar el cliente por el documento identificativo (NIF, CIF) y si lo hace utilizando la caja de texto con el nombre, ALO Suite le facilita la lista de clientes que contengan la información en seleccionada en el nombre del cliente o documento identificativo.

Solapa Otros datos

• Su referencia. Información en el que almacenamos una referencia solicitada por el cliente para identificar su factura.
• Subir fichero. Posibilidad de añadir un fichero a la factura.

Solapa Contabilidad.

• Una vez grabada la factura podrá consultar los movimientos contables asociados a éste documento.

Solapa Vendedores

• Vendedor. Seleccionamos el vendedor buscando por su nombre o código de vendedor.

Con respecto al detalle de los cargos a facturar indicar que podemos ver las características del servicio o artículo a facturar, haciendo doble clic en el nombre del servicio / artículo.

Indicar también que podemos añadir los cargos que se necesiten en este momento.

Una vez que cumplimentados todos los datos podemos dar al botón Guardar.

Después de esto último pasamos al modo visualización, con lo que podremos ver los movimientos contables en la solapa correspondiente o en Acciones realizar las que nos convengan como gestionar el cobro, enviarla por e-mail, imprimirla etc.

Facturación a un cliente externo

Si necesitamos facturar a un cliente externo lo haremos a través del procedimiento Factura de ventas del ERP.