Plan analítico

El llevar una Contabilidad Analítica es la base de la toma de decisiones.

La Contabilidad Analítica se convierte en una herramienta para mejorar la rentabilidad, productividad y eficiencia de la empresa. Se puede considerar como una ramificación de la contabilidad que permite obtener información precisa de cada  producto,  línea de negocio, departamento, incluso, por cliente o proveedor.

Cuando la empresa tiene distintas unidades de negocio es conveniente saber la contribución de cada una a los resultados generales de la empresa. Es necesario dividir las actividades comerciales de la empresa en distintas áreas y saber los gastos e ingresos que se le pueden atribuir.

No todo son ventajas al llevar una contabilidad analítica, hay que reconocer que tiene algunas dificultades:

• Para pequeñas empresas, puede resultar un trabajo enorme registrar los movimientos con un nivel de detalle muy preciso. Es necesario estudiar los planes analíticos que queremos diferenciar.
• Otra complicación es la afectación de gastos o ingresos a determinados departamentos o unidades de negocio que puede provocar conflictos entre los mismos.

Pese a todo se pueden constatar más ventajas que inconvenientes en la llevanza de una contabilidad analítica, sobre toso en empresas medianas y grandes que necesitan un seguimiento de las distintas actividades para tomar decisiones.

Los centros de costes serán agrupados en un plan analítico según su naturaleza.

Por ejemplo:

• Recepción Materias Primas
• Preparación Materiales
• Distribución Comercial
• Coste de Estructura

Cada usuario le dará un nombre a ese Plan Analítico

Por ejemplo, en AM System podríamos tener un plan analítico para controlar los costes de producción que sería evaluado en horas/programador y estaría al margen de la contabilidad financiera, aunque podría estar ligado a la remuneración del personal que tenemos en la contabilidad financiera para calcular el precio hora/programador. Esto podrá ser automático o asignar un precio manual.

Si queremos evaluar los costes comerciales, podríamos tener un plan analítico denominado comercial por provincias en las que obtendríamos los ingresos por las ventas según la provincia del cliente y los costes tendríamos directos desde la contabilidad como podría ser los desplazamientos e indirectos repartiendo los costes de salarios según algún parámetro como podría ser número de operaciones o importe en ventas.

Esta introducción sirva para conocer la complejidad que puede tener una contabilidad analítica.

Haciendo referencia al apartado anterior, el centro de coste tendrá que estar ligado a un plan analítico.

Tendremos empresas con centros de costes simples sin niveles, aunque si podría existir una jerarquía entre ellos. En este caso, similar a lo que utiliza Siguas, configuraremos el centro de coste con un código, no obligatorio y su denominación.

Habrá otros centros de costes que se generan considerando varias dimensiones que vamos a denominar niveles.

En el plan analítico indicaremos que tipo de centro de coste vamos a utilizar

• Centro de coste simple
• Centro de coste por niveles

Podríamos marcar que documentos vamos a utilizar, tanto en compra como ventas

• Presupuestos
• Pedidos
• Albaranes
• Facturas
• Diario movimientos (solo cuentas grupo 6 y 7)

Otros documentos no ligados a contabilidad financiera

• Partes costes. Por ejemplo, personal, horas y precio hora. Aún no tenemos este documento en ALO, hay que definirlo
• Albaranes de costes. Así le llamamos ahora en ALO Suite para Siguas. Quizás haya que cambiar el nombre del documento. En este caso tendremos que ligar el centro de coste con el tercero que estamos utilizando para poder generar albaranes de costes.

Método imputación a documentos.

• Centro único por documento s/n

En el caso anterior negativo

• Centro único por línea documento s/n

En el caso de plan analítico para centros de costes por niveles solicitaremos los diferentes niveles

• Nivel 1
• Nivel 2
• Nivel 3

Beneficios:

• Mejora la toma de decisiones: La contabilidad analítica te ayuda a tomar decisiones estratégicas basadas en información precisa y actualizada.
• Reduce costes: Te permite identificar y eliminar costes innecesarios.
• Aumenta la rentabilidad: Te ayuda a mejorar la rentabilidad de tu negocio.
• Mejora el control: Te permite tener un mayor control sobre tu negocio.

Requisitos:

• Para utilizar la funcionalidad de contabilidad analítica de ALO Suite, es necesario tener la versión ALO Suite Pro o superior.
• También es necesario tener conocimientos básicos de contabilidad analítica.

En ALO Suite puede crear un plan analítico. Aquí le mostramos como hacerlo.

Cuando accede al formulario obtiene una relación de registros según el filtro que tenga aplicado. En la parte superior izquierda le mostrará el proceso en el que se encuentra, en este caso Plan analítico, justo debajo tiene las solapas:

• Listado. Es la que está activa al entrar en la opción.
• Filtrar datos. Puede acotar la información a mostrar.
• Acciones. Puede añadir un nuevo plan analítico.

Listado

Debajo de las solapas tiene una caja de texto para buscar por el literal que desee si las filas a mostrar son muchas esta opción es de utilidad, también se puede mostrar el icono de filtros, al pasar el cursor sobre el obtiene información sobre los filtros aplicados.

Los campos que se muestran de cada registro son:

• Nombre
• Tipo
• Múltiples centros por documento.  SI/NO
• Múltiples centros por línea. SI/NO

Si hace doble clic en una de las filas la aplicación le remite al formulario Visualizar plan analítico.

Puede obtener la información ordenada, ascendente o descendente, por cualquier campo haciendo clic en el nombre del mismo.

En la parte inferior del formulario tiene el icono de exportación a formato EXCEL. Al seleccionarlo se descargará un fichero en ese formato con los registros que en ese momento tenga acotados según el filtro aplicado.

También dispone de un navegador de registros y un selector del número de ítems por página a mostrar.