Factura – ALO SUITE – ALO PMS – ALO PRESENCIA https://help.alosuite.com Manual de ayuda de ALO Suite Mon, 16 Sep 2024 09:19:55 +0000 es hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.7.9 https://help.alosuite.com/wp-content/uploads/2020/04/cropped-alosuite-32x32.png Factura – ALO SUITE – ALO PMS – ALO PRESENCIA https://help.alosuite.com 32 32 Facturas en sustitución de facturas simplificadas https://help.alosuite.com/baseconocimiento/facturas-en-sustitucion-de-facturas-simplificadas/ Tue, 28 May 2024 10:11:41 +0000 https://help.alosuite.com/?post_type=manual_kb&p=5598

Una factura de sustitución es un documento que se emite para sustituir o completar una factura simplificada o ticket que ya se ha emitido previamente.

No tienen la consideración de facturas rectificativas las que se expidan en sustitución de facturas simplificadas expedidas con anterioridad, siempre que las mismas cumpliesen los requisitos reglamentarios.

¿Cuándo se utiliza una factura de sustitución?

  • Se utiliza cuando se ha emitido una factura simplificada en la que no se ha identificado al cliente y se necesita modificar el documento para incluir sus datos.
  • Se utiliza cuando se quiere aportar más información sobre la operación que no se pudo incluir en la factura simplificada original.
  • Se utiliza para corregir errores en la factura simplificada original, como por ejemplo en la descripción del producto o servicio.

Acceso

  1. Desde el menú de la izquierda en ERP -> Ventas -> Facturas sustitución simplificadas
  2. En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Facturas sustitución simplificadas»

Facturas en sustitución de facturas simplificadas

Una vez que accede al apartado de Facturas en sustitución de facturas simplificadas será la lista de registros la primera pantalla que obtiene y desde ahí dispone de varias opciones para crear una nueva albarán.

  • En la parte superior en «Acciones» dispone del enlace a «Nueva factura de sustitución»
  • En la parte inferior un botón con acceso a «Nueva factura de sustitución»

Desde la lista podrá visualizar la factura.

  • Con doble clic en la línea de la factura seleccionada.

Nueva factura de sustitución

Aparecerá el formulario dividido en dos zonas:

  • Búsqueda de facturas simplificadas.
  • Factura de los documentos seleccionados.

Debemos tener presente que se permite agrupar diferentes facturas simplificadas en una única factura completa, las operaciones reflejadas en la factura deben ser del mes natural de la fecha del documento a emitir.

En el formulario de búsqueda debemos poner como fecha inicial y final las del mes a procesar.

El siguiente paso sería seleccionar las facturas simplificadas y añadir esa selección con lo que se incluirán en el formulario de la derecha donde pondremos la fecha de la factura sustitutiva y el cliente a facturar. Cuando estemos conformes seleccionaremos el botón de Aceptar.

Otra forma de generar una factura de sustitución es desde el formulario de facturas simplificadas en el botón Acciones seleccionaremos Factura de sustitución.

¿Cómo se registra una factura emitida en sustitución de facturas simplificadas (art. 7.2 RD 1619/2012)?

Aunque sea una información a la que el usuario no puede acceder es conveniente informar que internamente la factura se consigna con el valor “F3” en el campo “Tipo Factura”, que supone que el IVA repercutido en esta factura no se acumula al IVA devengado. Es decir, se anota una factura sustitutiva sin una anotación negativa que anule las facturas simplificadas a las que sustituye.

¿Se debe presentar la declaración anual de operaciones con terceras personas (modelo 347)?

Si, se deberá declarar en el periodo por el que se efectuó la operación siempre que el destinatario supere la cantidad de 3.005,06 euros.

]]> Contratos https://help.alosuite.com/baseconocimiento/contratos/ Tue, 03 Oct 2023 10:02:37 +0000 https://help.alosuite.com/?post_type=manual_kb&p=5002

En ALO Suite puede crear contratos para luego poder facturar los cargos generados y remesar los recibos. Aquí le mostramos como hacerlo.

Acceso

  1. Desde el menú de la izquierda en ERP ->Miscelánea -> Contratos
  2. En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Contratos»

Listado contratos

Una vez que accede al apartado de contratos será la lista de registros la primera pantalla que obtiene y desde ahí dispone de varias opciones para crear uno nuevo.

  • En la parte superior en «Acciones» dispone del enlace a «Nuevo contrato» y «Facturar cargos»
  • En la parte inferior un botón con acceso a «Nuevo contrato»

Desde la lista podrá visualizar un contrato.

  • Con doble clic en la línea del contrato seleccionado.
  • En algunos dispositivos tendrá un icono al final de la línea para seleccionar el contrato.

Nuevo contrato

Fecha. Fecha del documento.

Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie sin abreviatura y con denominación «Sin serie».

Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1

Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento al pie del albarán.

Fecha aceptación.

Periodicidad.

  • Sin periodicidad
  • Semanal
  • Quincenal
  • Mensual
  • Bimestral
  • Trimestral
  • Cuatrimestral
  • Semestral
  • Anual

NIF. Ver bloque siguiente.

Cliente. Ver bloque siguiente.

Forma de pago. Podrá configurar las diferentes formas de pago en el formulario correspondiente y aquí podrá seleccionar por el código o denominación de la misma

Podremos añadir tantos servicios / productos, en las líneas de detalle,  como necesitemos incluir en el contrato como si de otra entidad de ventas se tratase.

Solapa Vehículo

Podemos incluir datos del vehículo si es necesario.

Solapa Otros datos

Podemos incluir observaciones y algún fichero que amplíe la información del contrato.

Cliente

Tiene la posibilidad de seleccionar cliente por el documento identificativo (NIF, CIF) y si lo hace utilizando la caja de texto con el nombre, ALO Suite le facilita la lista de proveedores que contengan la información en seleccionada en el nombre del cliente, documento identificativo o población.

Si no encuentra el proveedor dispone del icono lupa con una búsqueda avanzada del cliente.

En caso de cliente nuevo tiene el icono correspondiente para habilitar un formulario modal con los datos básicos.

Detalle contrato

Tendrá que completar los datos obligatorios de la cabecera para que ALO Suite le permita incluir la líneas de detalle del contrato.

Al hablar de artículo debe tener en cuenta que nos podemos referir a un producto o a un servicio.

Dispone dos botones para añadir líneas al contrato.

  • Añadir línea. Al teclear en la caja de texto del artículo, el sistema busca por el código del artículo, descripción y código de barras. Si no encuentra el artículo aparece debajo un mensaje «No encuentra el artículo» y  se habilita un botón para crear al artículo en un formulario modal con los datos básicos para dar de alta el nuevo artículo.
    • Descripción. Esta caja sirve para buscar el artículo y una vez localizado tendremos la denominación del artículo.
    • Unidades
    • Precio. Ofrecerá el precio según la configuración de tarifas de la aplicación.
    • Descuento. Es un porcentaje que se aplica sobre el precio del artículo.
  • Añadir línea observaciones
    • En esta caja de texto podremos incluir un texto como observación.

Facturar cargos

Desde la solapa Acciones puede convertir los cargos en facturas o albaranes de venta.

Si hay facturaciones previas se mostrará un listado con información de las mismas. Se mostrará por cada una la fecha de emisión, descripción, importe, fecha factura, serie y estado.

Al seleccionar Nueva facturación se podrán generar facturas o albaranes con la serie que previamente debemos tener dadas de alta.

Podremos buscar los cargos filtrando por ejemplo por categorías y en función de la periodicidad establecida en el contrato se mostrarán los cargos que cumplan las condiciones establecidas.

]]> Facturas resumen https://help.alosuite.com/baseconocimiento/facturas-resumen/ Mon, 27 Mar 2023 09:33:22 +0000 https://help.alosuite.com/?post_type=manual_kb&p=4396

¿Qué es una Factura Resumen a efectos de la AEAT?

Es un documento que permite agrupar en una sola factura varias facturas emitidas a un mismo cliente durante un periodo determinado, siguiendo las directrices específicas de la AEAT.

Requisitos legales para las Facturas Resumen:

  • Orden EHA/3921/2008: Establece los requisitos formales y de contenido de las Facturas Resumen.
  • Real Decreto 1619/2012: Regula el Suministro Inmediato de Información (SII), que exige la remisión electrónica de las Facturas Resumen a la AEAT.

 

¿Cuándo es obligatorio emitir una Factura Resumen?

Es obligatorio en los siguientes casos:

  • Suministro de bienes o servicios a través de plataformas electrónicas: Las plataformas deben emitir una Factura Resumen a los proveedores y a los consumidores.
  • Operaciones con consumidores finales en el ámbito del IVA: Los autónomos y las pymes pueden emitir Facturas Resumen a sus clientes finales.
  • Otros casos específicos: Consulta la normativa de la AEAT para verificar si tu caso particular requiere la emisión de Facturas Resumen.

¿Qué información debe incluir una Factura Resumen?

  • Datos del emisor: NIF, nombre y apellidos o razón social, domicilio fiscal.
  • Datos del receptor: NIF, nombre y apellidos o razón social, domicilio fiscal.
  • Periodo de facturación: Fecha de inicio y fin del periodo al que se refiere la Factura Resumen.
  • Numeración de las facturas originales: Debe indicarse la serie y el número de cada factura original.
  • Base imponible total: Suma de las bases imponibles de las facturas originales.
  • Cuota total de IVA: Suma de las cuotas de IVA de las facturas originales.
  • Importe total de la factura: Suma de los importes totales de las facturas originales.

Acceso

  1. Desde Facturas de venta en Acciones ->  Crear facturas resumen

Cabecera factura resumen

Cuando se trate de facturas expedidas en las que no sea preceptiva la identificación del destinatario de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, y cuyo devengo se haya producido dentro del mismo mes natural, la anotación individualizada de las facturas a que se refiere este artículo se podrá sustituir por un asiento resumen diario, en el que se hará constar:
a) Los números inicial y final de las facturas.
b) La fecha de expedición de las facturas.
c) Referencia a que se trata de un asiento resumen de facturas expedidas de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
d) Si la operación está sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, la base imponible global correspondiente a cada tipo impositivo, los tipos impositivos, la cuota global de las facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha. Si la operación no está sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, se hará constar el importe de la operación.

 

Fecha. Fecha del documento.

Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie FRS y con denominación «Factura resumen».

Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1

Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento.

Inicio de rango. Ticket inicial.

Fin de rengo. Ticket final.

Documentos rango. Número de documentos entre los rangos seleccionados.

Líneas

Debemos dar de alta tantos conceptos contables como distintos tipos impositivos de IVA tengamos en el rango de tickets seleccionados.

Solapa Otros datos

Podemos incluir una referencia, observaciones y adjuntar ficheros tipo pdf o jpg

Nota:

  • Es importante cumplir con los requisitos legales para la emisión y remisión de las Facturas Resumen para evitar sanciones por parte de la AEAT.
  • Si tiene dudas sobre las Facturas Resumen, le recomendamos consultar con un asesor fiscal.
]]> Cómo facturar varios albaranes a un tercero https://help.alosuite.com/baseconocimiento/como-facturar-varios-albaranes-a-un-tercero/ Mon, 08 Jun 2020 16:30:48 +0000 http://help.alosuite.com/?post_type=manual_kb&p=3786

Facturar varios albaranes a un mismo cliente en una sola factura es una práctica común que permite agilizar la gestión administrativa y contable, tanto para la empresa emisora como para el cliente que recibe las facturas.

Acceso

Desde la lista de Albaranes en el botón de Acciones seleccione la opción Facturar albaranes, emerge el formulario de facturación albaranes de venta y debe seleccionar Nueva facturación.

Nueva facturación albaranes de venta

Los campos fecha de registro y serie son los que debe cumplimentar. Con respecto a la serie debe tener en cuenta que la serie de albaranes a incluir en la factura debe tener asociada la serie de facturación a gestionar.

En la parte superior derecha del formulario puede filtrar los documentos del tercero a mostrar. Una vez cargados seleccione los que le interese facturar. Los criterios para agrupar albaranes en una única factura son:

  • Tercero. Lógicamente solo se pueden agrupar albaranes de un mismo tercero.
  • Descuentos. Deben ser iguales. No se puede agrupar documentos que tengan descuentos distintos en la cabecera.
  • Régimen fiscal del documento.
  • Forma de pago.
  • Serie documento.
  • Agente.

Una vez seleccionados los documentos si le da al botón continuar emergerá un subformulario con la relación de facturas que se van a generar cuando seleccione el botón generar.

Beneficios de facturar varios albaranes en una sola factura

Ahorro de tiempo: Reduce el tiempo dedicado a la creación y envío de facturas individuales, agilizando el proceso de cobro.
Organización: Simplifica la gestión de las facturas relacionadas con un mismo cliente, manteniendo un mejor orden y control.
Disminución de errores: Minimiza las posibilidades de errores al procesar múltiples facturas a la vez.
Mejora la comunicación con el cliente: Facilita al cliente la comprensión y el pago de las facturas recibidas, ya que solo tendrá que gestionar un único documento.

]]> Factura Compra https://help.alosuite.com/baseconocimiento/factura-compra/ https://help.alosuite.com/baseconocimiento/factura-compra/#respond Tue, 02 Jun 2020 11:03:08 +0000 http://help.alosuite.com/?post_type=manual_kb&p=3767

En ALO Suite puede crear una factura directa o podrá obtener la factura desde un albarán. Aquí le mostramos el primer caso para obtener la factura.

Una factura de compra de ALO Suite es un documento que registra la adquisición de bienes o servicios por parte de su empresa. Este documento detalla los productos o servicios adquiridos, sus precios, los impuestos aplicables y el proveedor.

¿Cómo funciona la gestión de facturas de compra en ALO Suite?

ALO Suite, al ser un ERP completo, le permite gestionar de forma eficiente sus facturas de compra. A continuación, le detallo algunas de las funcionalidades que puedes encontrar:

  • Registro de proveedores: Puede crear un catálogo de proveedores con sus datos de contacto y condiciones comerciales.
  • Creación de pedidos de compra: Antes de recibir los productos o servicios, puedes generar un pedido de compra para tener un control previo de lo que vas a adquirir.
  • Registro de facturas: Al recibir la factura del proveedor, puedes registrarla en el sistema, detallando todos los productos o servicios adquiridos, sus precios y los impuestos correspondientes.
  • Conciliación bancaria: ALO Suite le permite conciliar las facturas de compra con los movimientos bancarios, asegurando que todos los pagos estén correctamente registrados.
  • Informes y análisis: Puedes generar diversos informes para analizar tus gastos, identificar proveedores clave y optimizar tus compras.

¿Por qué es importante gestionar correctamente las facturas de compra en ALO Suite?

  • Control de gastos: Le permite tener un control exhaustivo de tus gastos y optimizar tus compras.
  • Contabilidad: Las facturas de compra son fundamentales para la contabilidad de tu negocio.
  • Relación con proveedores: Facilita la gestión de tus relaciones con los proveedores.
  • Cumplimiento legal: El registro de las facturas de compra es obligatorio para cumplir con la normativa fiscal.

Acceso

  1. Desde el menú de la izquierda en ERP -> Compra -> Facturas compra
  2. En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Facturas compra»
  3. Desde el escritorio en el apartado ERP con el enlace «Facturas compra»

Lista facturas

Una vez que accede al apartado de facturas de compra será la lista de facturas la primera pantalla que obtiene y desde ahí dispone de varias opciones para crear una nueva factura

  • En la parte superior en «Accesos» dispone del enlace a «Nueva factura»
  • En la parte inferior un botón con acceso a «Nueva factura»

Desde la lista de facturas podrá visualizar la factura

  • Con doble clic en la línea de la factura seleccionada
  • En algunos dispositivos tendrá un icono al final de la línea para seleccionar la factura

Cabecera factura

La primera pantalla que obtendrá es la lista de facturas desde la que tiene dos opciones para crear la nueva factura

Fecha. El sistema le obliga al registro de facturas cronológicamente por lo que la fecha en ningún caso podrá ser anterior a la anterior de la serie seleccionada.

Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie sin abreviatura y con denominación «Sin serie».

Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1

Forma de pago. Podrá configurar las diferentes formas de pago en el formulario correspondiente y aquí podrá seleccionar por el código o denominación de la misma

Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento al pie de la factura

Solapa Otros datos

  • Subir fichero. Posibilidad de añadir un fichero a la factura

Solapa Vendedores

  • Vendedor. Seleccionamos el vendedor buscando por su nombre o código de vendedor

Proveedor

Tiene la posibilidad de seleccionar proveedor por el documento identificativo (NIF, CIF) y si lo hace utilizando la caja de texto con el nombre, ALO Suite le facilita la lista de clientes que contengan la información en seleccionada en el nombre del proveedor, documento identificativo o población.

Si no encuentra el cliente dispone del icono lupa con una búsqueda avanzada del proveedor.

En caso de proveedor nuevo tiene el icono correspondiente para habilitar un formulario modal con los datos básicos del proveedor.

Detalle factura

Tendrá que completar los datos obligatorios de la cabecera para que ALO Suite le permita incluir la líneas de detalle de la factura.

Dispone dos botones para añadir líneas a la factura

  • Añadir línea. Al teclear en la caja de texto del artículo, el sistema busca por el código del artículo, descripción y código de barras. Si no encuentra el artículo aparece debajo un mensaje «No encuentra el artículo» y  se habilita un botón para crear al artículo en un formulario modal con los datos básicos para dar de alta el nuevo artículo
    • Descripción. Esta caja sirve para buscar el artículo y una vez localizado tendremos la denominación del artículo
    • Unidades
    • Precio. Ofrecerá el precio según la configuración de tarifas de la aplicación
    • Descuento. Es un porcentaje que se aplica sobre el precio del artículo
  • Añadir línea observaciones
    • En esta caja de texto podremos incluir un texto como observación que aparecerá en la impresión de la factura

Importancia de una factura de compra de ALO Suite

Una factura de compra de ALO Suite tiene varios propósitos esenciales:

Comprobante de Compra: Sirve como documento legal que acredita la compra de productos o servicios.

Registro de Pago: Proporciona un registro claro del importe y las condiciones de pago.

Documentación Fiscal: Puede ser utilizada a efectos fiscales, incluida la reclamación de deducciones o créditos por impuesto soportado.

Contabilidad y mantenimiento de registros: es un documento esencial para mantener registros contables precisos y realizar un seguimiento de los gastos.

Protección: Protege los derechos como cliente y garantiza que se tenga una comprensión clara de los detalles de la compra.

]]> https://help.alosuite.com/baseconocimiento/factura-compra/feed/ 0 Facturas simplificadas https://help.alosuite.com/baseconocimiento/facturas-simplificadas/ https://help.alosuite.com/baseconocimiento/facturas-simplificadas/#respond Mon, 01 Jun 2020 09:32:42 +0000 http://help.alosuite.com/?post_type=manual_kb&p=3738

Las facturas simplificadas en ALO SUITE son un tipo especial de documento fiscal que permite emitir facturas de forma rápida y sencilla, especialmente para operaciones de bajo importe o que cumplen ciertos requisitos legales. Estas facturas suelen utilizarse para:

  • Ventas al contado: Cuando el cliente paga en el momento de la compra.
  • Ticketera: Para emitir tickets en establecimientos comerciales.
  • Operaciones con consumidores finales: Cuando el cliente es un consumidor final y no una empresa.

Características principales de las facturas simplificadas:

  • Información reducida: Contienen menos datos que una factura completa, como el NIF del cliente en algunos casos.
  • Emisiones rápidas: Su proceso de creación es más ágil y sencillo.
  • Cumplimiento legal: Cumplen con la normativa fiscal vigente para este tipo de operaciones.

Las facturas simplificadas son un tipo de factura que no requiere tanta información como las facturas completas. En España, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) regula su uso.

¿Cuándo se pueden usar las facturas simplificadas?

Las facturas simplificadas se pueden usar en los siguientes casos:

  • Cuando el importe total de la operación, IVA incluido, no exceda de 400 euros.
  • Para las ventas al por menor.
  • Para las operaciones que se realicen en ambulancia.
  • Para las ventas o servicios a domicilio del consumidor.
  • Para el transporte de personas y sus equipajes.
  • Para los servicios de hostelería y restauración.
  • Para las salas de baile y discotecas.
  • Para los servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas.
  • Para los servicios de peluquería e institutos de belleza.
  • Para la utilización de instalaciones deportivas.
  • Para el revelado de fotografías.
  • Para el alquiler de películas.
  • Para los servicios de tintorería y lavandería.
  • Para la utilización de autopistas de peaje.
  • En cualquier otro caso que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.

¿Qué información debe contener una factura simplificada?

Las facturas simplificadas deben contener al menos la siguiente información:

  • Número y, en su caso, serie.
  • Fecha de expedición.
  • NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
  • Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
  • Importe total de la operación, IVA incluido.
  • Cuota repercutida de IVA, si la operación está sujeta a IVA.

Ventajas de usar facturas simplificadas en ALO Suite:

  • Agilidad: El proceso de creación y gestión de facturas simplificadas es rápido y sencillo.
  • Comodidad: Puede crear y gestionar facturas simplificadas desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
  • Organización: Todas sus facturas simplificadas estarán almacenadas en un solo lugar, lo que le facilitará su consulta y control.
  • Seguridad: ALO Suite es una plataforma segura que cumple con todas las normativas vigentes en materia de facturación.

Acceso

  1. Desde el menú de la izquierda en ERP -> Venta -> Factura simplificada
  2. En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Factura simplificada»
  3. Desde el escritorio en el apartado ERP con el enlace «factura simplificada»

Listado facturas simplificadas

Una vez que accede al apartado de facturas simplificadas será la lista de los registros la primera pantalla que obtiene y desde ahí dispone de varias opciones para crear un nuevo pedido.

  • En la parte superior en «Accesos» dispone del enlace a «Nueva factura simplificada»
  • En la parte inferior un botón con acceso a «Nueva factura simplificada»

Desde la lista podrá visualizar la factura simplificada.

  • Con doble clic en la línea de la factura simplificada.
  • En algunos dispositivos tendrá un icono al final de la línea para seleccionar la factura simplificada.

Cabecera factura simplificada

Fecha. Fecha del documento.

Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie sin abreviatura y con denominación «Sin serie».

Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1

Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento al pie del pedido

Cliente. Se asignará un cliente que tengamos dado de alta como cliente varios.

Forma de pago. Podrá configurar las diferentes formas de pago en el formulario correspondiente y aquí podrá seleccionar por el código o denominación de la misma

Solapa Otros datos

  • Su referencia. Información en el que almacenamos una referencia solicitada por el cliente para identificar su factura simplificada
  • Cliente a servir. Es una situación poco habitual y que permite incluir un cliente a servir el producto o servicio diferente al cliente a facturar. Podría aplicarse al caso de franquiciados en los que facturamos a la central y servimos al franquiciado
  • Subir fichero. Posibilidad de añadir un fichero al  pedido.

Solapa Vendedores

  • Vendedor. Seleccionamos el vendedor buscando por su nombre o código de vendedor

Detalle factura simplificada

Tendrá que completar los datos obligatorios de la cabecera para que ALO Suite le permita incluir la líneas de detalle de la factura simplificada.

Al hablar de artículo debe tener en cuenta que nos podemos referir a un producto o a un servicio.

Dispone dos botones para añadir líneas a la factura simplificada.

  • Añadir línea. Al teclear en la caja de texto del artículo, el sistema busca por el código del artículo, descripción y código de barras. Si no encuentra el artículo aparece debajo un mensaje «No encuentra el artículo» y  se habilita un botón para crear al artículo en un formulario modal con los datos básicos para dar de alta el nuevo artículo.
    • Descripción. Esta caja sirve para buscar el artículo y una vez localizado tendremos la denominación del artículo.
    • Unidades
    • Precio. Ofrecerá el precio según la configuración de tarifas de la aplicación.
    • Descuento. Es un porcentaje que se aplica sobre el precio del artículo.
  • Añadir línea observaciones
    • En esta caja de texto podremos incluir un texto como observación que aparecerá en la impresión del pedido.

Importante:

  • Las facturas simplificadas no son válidas para todos los tipos de transacciones.
  • Asegúrese de cumplir con la normativa legal vigente.
  • Las facturas simplificadas deben conservarse durante el plazo legal establecido.
  • La AEAT puede realizar comprobaciones para verificar la autenticidad de las facturas simplificadas.

Recursos adicionales:

Web de la AEAT 
Información sobre las facturas simplificadas

]]> https://help.alosuite.com/baseconocimiento/facturas-simplificadas/feed/ 0 Facturas proforma https://help.alosuite.com/baseconocimiento/facturas-proforma/ https://help.alosuite.com/baseconocimiento/facturas-proforma/#respond Mon, 01 Jun 2020 08:32:10 +0000 http://help.alosuite.com/?post_type=manual_kb&p=3735

Una factura proforma es una factura preliminar o estimada emitida a un cliente potencial, que describe los productos o servicios que se proporcionarán y sus costos asociados. Sirve como una estimación o un acuerdo no vinculante entre el vendedor y el comprador, detallando los términos propuestos de una venta.

Características clave de una factura proforma:

Claramente etiquetado: debe estar claramente etiquetado como «Factura proforma» para distinguirla de una factura de venta normal.

Información detallada: debe incluir detalles completos sobre los productos o servicios ofrecidos, incluidas descripciones, cantidades, precios unitarios y montos totales.

Impuestos aplicables: Debe especificar los impuestos o aranceles aplicables que se agregarán a la factura final.

Condiciones de pago: puede describir las condiciones de pago, como la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados.

Período de Vigencia: Podrá indicar el período de vigencia de los precios cotizados, si corresponde.

Propósitos de una Factura Proforma:

Proporcionar precios y descuentos: las facturas proforma se utilizan principalmente para proporcionar cotizaciones a clientes potenciales, permitiéndoles revisar los costos y términos propuestos antes de comprometerse con una compra.

Facilitación del comercio internacional: son particularmente útiles en el comercio internacional, donde los compradores pueden requerir facturas proforma para el despacho de aduanas, licencias de importación u obtención de financiamiento.

Proforma como herramienta de ventas: las facturas proforma pueden servir como herramienta de ventas, informando a los clientes potenciales sobre las ofertas del vendedor y animándolos a realizar un pedido.

Distinguir una factura proforma de una factura de venta:

Naturaleza vinculante: una factura proforma no es una factura de venta vinculante. No crea una obligación legal para el comprador de adquirir los bienes o servicios. Por el contrario, una factura de venta es un documento legalmente vinculante que registra una venta completada y establece la responsabilidad de pago del comprador.

Pago: el pago normalmente no se realiza en base a una factura proforma. Es simplemente una estimación, y las condiciones de pago reales se acuerdan cuando el comprador confirma el pedido y se emite una factura de venta.

Confirmación de pedido: una factura proforma no significa una confirmación de pedido. Representa una propuesta de venta y se requiere la confirmación del comprador para continuar con la transacción.

Diferencias entre una Factura Proforma y una Factura Definitiva en ALO SUITE

Característica Factura Proforma Factura Definitiva
Naturaleza Documento comercial no vinculante Documento comercial que genera una obligación de pago
Objetivo Presupuestar, reservar, negociar Registrar una venta y generar una obligación de pago
Implicaciones Contables No afecta directamente a la contabilidad Afecta a la contabilidad, generando ingresos y modificando el inventario

 

Importancia de las facturas proforma:

Las facturas proforma desempeñan un papel crucial en el comercio internacional y las transacciones comerciales, especialmente cuando se trata de nuevos clientes o acuerdos de ventas complejos. Proporcionan transparencia, facilitan la comunicación y ayudan a gestionar las expectativas entre compradores y vendedores.

En resumen, una factura proforma sirve como factura preliminar o estimada, ofreciendo una cotización no vinculante a los clientes potenciales al tiempo que describe los términos propuestos de una venta. Es una herramienta esencial para el comercio internacional y las transacciones comerciales, ya que mejora la transparencia y facilita la comunicación entre compradores y vendedores.

Acceso

  1. Desde el menú de la izquierda en ERP -> Venta -> Facturas proforma
  2. En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Facturas proforma»
  3. Desde el escritorio en el apartado ERP con el enlace «Facturas proforma»

Listado facturas proforma

Una vez que accede al apartado de facturas proforma será la lista de dichos registros la primera pantalla que obtiene y desde ahí dispone de varias opciones para crear una nueva factura proforma.

  • En la parte superior en «Accesos» dispone del enlace a «Nueva factura proforma»
  • En la parte inferior un botón con acceso a «Nueva factura proforma»

Desde la lista podrá visualizar la factura proforma.

  • Con doble clic en la línea del pedido seleccionado.
  • En algunos dispositivos tendrá un icono al final de la línea para seleccionar la factura proforma.

Cabecera factura proforma

Fecha. Fecha del documento.

Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie sin abreviatura y con denominación «Sin serie».

Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1

Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento al pie.

NIF. Ver bloque siguiente.

Cliente. Ver bloque siguiente

Forma de pago. Podrá configurar las diferentes formas de pago en el formulario correspondiente y aquí podrá seleccionar por el código o denominación de la misma

Solapa Otros datos

  • Su referencia. Información en el que almacenamos una referencia solicitada por el cliente para identificar su factura proforma.
  • Cliente a servir. Es una situación poco habitual y que permite incluir un cliente a servir el producto o servicio diferente al cliente a facturar. Podría aplicarse al caso de franquiciados en los que facturamos a la central y servimos al franquiciado
  • Subir fichero. Posibilidad de añadir un fichero al  pedido.

Solapa Vendedores

  • Vendedor. Seleccionamos el vendedor buscando por su nombre o código de vendedor

Cliente

Tiene la posibilidad de seleccionar cliente por el documento identificativo (NIF, CIF) y si lo hace utilizando la caja de texto con el nombre, ALO Suite le facilita la lista de clientes que contengan la información en seleccionada en el nombre del cliente, documento identificativo o población.

Si no encuentra el cliente dispone del icono lupa con una búsqueda avanzada del cliente.

En caso de cliente nuevo tiene el icono correspondiente para habilitar un formulario modal con los datos básicos del cliente.

Detalle factura proforma

Tendrá que completar los datos obligatorios de la cabecera para que ALO Suite le permita incluir la líneas de detalle de la factura proforma.

Al hablar de artículo debe tener en cuenta que nos podemos referir a un producto o a un servicio.

Dispone dos botones para añadir líneas a la proforma.

  • Añadir línea. Al teclear en la caja de texto del artículo, el sistema busca por el código del artículo, descripción y código de barras. Si no encuentra el artículo aparece debajo un mensaje «No encuentra el artículo» y  se habilita un botón para crear al artículo en un formulario modal con los datos básicos para dar de alta el nuevo artículo.
    • Descripción. Esta caja sirve para buscar el artículo y una vez localizado tendremos la denominación del artículo.
    • Unidades
    • Precio. Ofrecerá el precio según la configuración de tarifas de la aplicación.
    • Descuento. Es un porcentaje que se aplica sobre el precio del artículo.
  • Añadir línea observaciones
    • En esta caja de texto podremos incluir un texto como observación que aparecerá en la impresión del pedido.

Convertir documento

El documento activo lo puede convertir en Pedido, Albarán o Factura de venta.

]]> https://help.alosuite.com/baseconocimiento/facturas-proforma/feed/ 0 Factura de venta https://help.alosuite.com/baseconocimiento/factura-venta/ https://help.alosuite.com/baseconocimiento/factura-venta/#respond Mon, 20 Apr 2020 21:41:22 +0000 http://help.alosuite.com/?post_type=manual_kb&p=2333

Factura de venta

FACTURA DE VENTA

En ALO Suite puede crear una factura directa o podrá obtener la factura desde un albarán. Aquí le mostramos el primer caso para obtener la factura de venta.

Dispone de otras opciones para crear una factura de venta que podrá ver al final de este artículo.

ALO Suite proporciona un módulo integral para gestionar facturas de ventas, lo que le permite crear, emitir y realizar un seguimiento eficiente de facturas para transacciones de ventas. Aquí hay una descripción general del módulo Facturas de Venta en ALO Suite:

Características clave de Facturas de Venta:

  • Creación de facturas: genera fácilmente facturas de ventas a partir de pedidos de ventas o ingrese directamente los detalles de la factura.
  • Personalización de facturas: personaliza las plantillas de facturas para incluir la marca de la empresa, logotipos e información adicional.
  • Cálculos de impuestos: calcula y aplica automáticamente los impuestos aplicables a las líneas de factura.
  • Condiciones de pago: especifica las condiciones de pago, incluidas las fechas de vencimiento y los métodos de pago aceptados.
  • Seguimiento de facturas: realiza un seguimiento del estado de las facturas, desde su emisión hasta su pago.
  • Informes de facturas: genera informes detallados de facturas de ventas para su análisis y conciliación.

Beneficios de utilizar Facturas de Venta:

  • Proceso de facturación optimizado: Optimiza el proceso de facturación, reduciendo errores y retrasos en la emisión de facturas.
  • Gestión mejorada del flujo de efectivo: mejora la gestión del flujo de efectivo mediante el seguimiento de los estados de las facturas y los recibos de pago.
  • Cumplimiento fiscal preciso: garantiza un cumplimiento fiscal preciso aplicando tasas impositivas correctas y generando informes fiscales.
  • Comunicación mejorada con el cliente: proporciona facturas claras y oportunas a los clientes, mejorando la comunicación y la satisfacción del cliente.
  • Información valiosa sobre ventas: obtiene información valiosa sobre el desempeño de las ventas, las tendencias de ingresos y el comportamiento de compra de los clientes.

¿Qué otros aspectos debe considerar?

  • Legislación fiscal: Asegúrate de que las facturas cumplan con la legislación fiscal.
  • Normativa de protección de datos: Los datos de los clientes deben ser tratados de acuerdo con la normativa de protección de datos (RGPD).
  • Conservación de facturas: Guarde las facturas durante el plazo legalmente establecido.
  • Facturas electrónicas: ALO Suite puede permitirle emitir facturas electrónicas, lo cual agiliza los procesos y reduce el impacto ambiental.

Acceso

  1. Desde el menú de la izquierda en ERP -> Venta -> Factura
  2. En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Factura venta»
  3. Desde el escritorio en el apartado ERP con el enlace «Factura venta»

Lista facturas

Una vez que accede al apartado de facturas de venta será la lista de facturas la primera pantalla que obtiene y desde ahí dispone de varias opciones para crear una nueva factura

  • En la parte superior en «Accesos» dispone del enlace a «Nueva factura»
  • En la parte inferior un botón con acceso a «Nueva factura»

Desde la lista de facturas podrá visualizar la factura

  • Con doble click en la línea de la factura seleccionada
  • En algunos dispositivos tendrá un icono al final de la línea para seleccionar la factura

Cabecera factura

La primera pantalla que obtendrá es la lista de facturas desde la que tiene dos opciones para crear la nueva factura

Fecha. El sistema le obliga al registro de facturas cronológicamente por lo que la fecha en ningún caso podrá ser anterior a la anterior de la serie seleccionada.

Serie. Será necesario haber registrado una serie en el apartado correspondiente, por defecto el sistema crea una serie sin abreviatura y con denominación «Sin serie».

Registro. Es un número consecutivo al anterior documento de la misma serie. En el caso de la primera factura de la serie se asignará el primer número de registro que haya sido considerado en el apartado de series, por defecto será el número 1

Forma de pago. Podrá configurar las diferentes formas de pago en el formulario correspondiente y aquí podrá seleccionar por el código o denominación de la misma

Descuento. Tiene la posibilidad de aplicar un descuento al pie de la factura

Solapa Otros datos

  • Su referencia. Información en el que almacenamos una referencia solicitada por el cliente para identificar su factura
  • Cliente a servir. Es una situación poco habitual y que permite incluir un cliente a servir el producto o servicio diferente al cliente a facturar. Podría aplicarse al caso de franquiciados en los que facturamos a la central y servimos al franquiciado
  • Subir fichero. Posibilidad de añadir un fichero a la factura

Solapa Vendedores

  • Vendedor. Seleccionamos el vendedor buscando por su nombre o código de vendedor

Cliente

Tiene la posibilidad de seleccionar cliente por el documento identificativo (NIF, CIF) y si lo hace utilizando la caja de texto con el nombre, ALO Suite le facilita la lista de clientes que contengan la información en seleccionada en el nombre del cliente, documento identificativo o población

Si no encuentra el cliente dispone del icono lupa con una búsqueda avanzada del cliente

En caso de cliente nuevo tiene el icono correspondiente para habilitar un formulario modal con los datos básicos del cliente

Detalle factura

Tendrá que completar los datos obligatorios de la cabecera para que ALO Suite le permita incluir la líneas de detalle de la factura.

Dispone dos botones para añadir líneas a la factura

  • Añadir línea. Al teclear en la caja de texto del artículo, el sistema busca por el código del artículo, descripción y código de barras. Si no encuentra el artículo aparece debajo un mensaje «No encuentra el artículo» y  se habilita un botón para crear al artículo en un formulario modal con los datos básicos para dar de alta el nuevo artículo
    • Descripción. Esta caja sirve para buscar el artículo y una vez localizado tendremos la denominación del artículo
    • Unidades
    • Precio. Ofrecerá el precio según la configuración de tarifas de la aplicación
    • Descuento. Es un porcentaje que se aplica sobre el precio del artículo
  • Añadir línea observaciones
    • En esta caja de texto podremos incluir un texto como observación que aparecerá en la impresión de la factura

Características adicionales

Plantillas de factura: cree y guarde plantillas de factura para formatos de factura utilizados con frecuencia, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Facturas parciales: emita facturas parciales para pedidos con múltiples entregas o cronogramas de pago.

Correcciones de facturas: cree notas de crédito para emitir correcciones o reembolsos de facturas emitidas anteriormente.

Impresión y envío de facturas por correo electrónico: imprima o envíe facturas por correo electrónico directamente desde ALO Suite.

Integración de facturas: Integre con el software de contabilidad para una conciliación de facturas e informes financieros sin problemas.

Modificar una factura

Si una factura tiene un cobro asociado debe eliminar este para poder modificar la misma. En la parte superior izquierda del formulario de facturas tiene los datos de cobro de la factura que puede editar.

]]> https://help.alosuite.com/baseconocimiento/factura-venta/feed/ 0 Mi primera factura https://help.alosuite.com/baseconocimiento/mi-primera-factura/ https://help.alosuite.com/baseconocimiento/mi-primera-factura/#respond Thu, 16 Apr 2020 22:47:47 +0000 http://help.alosuite.com/?post_type=manual_kb&p=2089

Una vez ha realizado el registro en ALO Suite y ha creado la empresa el sistema está preparado para crear su primera factura sin proceso previo

Acceso

  1. Desde el menú de la izquierda en ERP -> Venta -> Factura
  2. En la caja de búsqueda superior derecha seleccionando «Factura venta»
  3. Desde el escritorio en el apartado ERP con el enlace «Factura venta»

Formulario Factura

Una vez tiene acceso al formulario de facturas tendrá la posibilidad de crear el primer cliente con sus datos fiscales.

Para utilizar el primer artículo (producto o servicios) en la línea de la factura introduzca la denominación del artículo y el sistema le ofrecerá un botón de «Nuevo artículo» para dar de alta su primer artículo del sistema.

Una vez finalizada la factura utilice el botón «Aceptar» que está al final del formulario

Mas información en creación nueva factura

Consejos adicionales

Utilice plantillas de facturas: si crea facturas con frecuencia con formatos similares, considere utilizar plantillas de facturas para ahorrar tiempo y esfuerzo. Puede personalizar las plantillas con la marca de su empresa y el diseño preferido.
Establecer condiciones de pago: especifique claramente las condiciones de pago en la factura, incluida la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados. Esto ayuda a gestionar las expectativas de los clientes y garantiza pagos puntuales.
Seguimiento del estado de la factura: realice un seguimiento del estado de sus facturas, desde la emisión hasta el pago, para mantener el flujo de caja e identificar las facturas pendientes.
Genere informes de facturas: utilice las funciones de informes de ALO Suite para generar informes de facturas detallados con fines de análisis y conciliación.

Nota:

Si no está seguro de algún dato, como el tipo de IVA aplicable, consulte con su asesor fiscal.
ALO Suite suele tener guías o tutoriales en línea. Busca en la sección de ayuda del software o contacta con su servicio de soporte técnico si tiene dudas.

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