Una factura de sustitución es un documento que se emite para sustituir o completar una factura simplificada o ticket que ya se ha emitido previamente.

No tienen la consideración de facturas rectificativas las que se expidan en sustitución de facturas simplificadas expedidas con anterioridad, siempre que las mismas cumpliesen los requisitos reglamentarios.

¿Cuándo se utiliza una factura de sustitución?

• Se utiliza cuando se ha emitido una factura simplificada en la que no se ha identificado al cliente y se necesita modificar el documento para incluir sus datos.
• Se utiliza cuando se quiere aportar más información sobre la operación que no se pudo incluir en la factura simplificada original.
• Se utiliza para corregir errores en la factura simplificada original, como por ejemplo en la descripción del producto o servicio.

Órdenes de transferencia

Son las operaciones a través de las cuales se ordena a nuestra entidad de crédito que envíe dinero desde nuestra cuenta a la cuenta del proveedor.

ALO Suite te permite:

• Crear y gestionar las órdenes de transferencia en un solo lugar.
• Programar transferencias para una fecha futura.
• Exportar las órdenes de transferencia a un archivo para su consulta o impresión.
• Verificar el estado de las transferencias.

Utilizar las órdenes de transferencia en ALO Suite te permite:

• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión de pagos a proveedores.
• Reducir el riesgo de errores al automatizar el proceso.
• Tener un mejor control sobre tus pagos y tu flujo de caja.

Una propuesta de compra es un documento crucial en el proceso de adquisición, que formaliza el acuerdo entre un comprador y un vendedor (proveedor) para la compra de bienes o servicios. Describe los detalles de la transacción, incluidos los productos o servicios solicitados, cantidades, precios, condiciones de entrega, condiciones de pago y otra información esencial.

Al utilizar eficazmente las propuestas de compra, las empresas pueden mantener procesos de adquisición organizados, controlar los gastos, garantizar entregas oportunas y proteger sus intereses en las transacciones con proveedores.

Activación de los perfiles

Perfil Productor. Se activa desde Productores en ALO

Perfil Transportista. Cada productor crea sus propios tranportistas desde MolturALO. La almazara pude asignárselos en el mantenimiento de productores de ALO. Una credencial de transportista por tanto puede estar asociada a múltiples productores.

 

Impresión en iGes

Soporta más de 30 impresoras portátiles profesionales bluetooth, wifi o convencionales por lo que puede entregar copia impresa de los documentos al cliente.

Térmicas portátiles, de cinturón, matriciales, de inyección… Diversas anchuras de papel, precortado, A4, iGes se adapta a cualquier tipo y tamaño tanto por Bluetooth como por Wifi. Dentro de las impresoras profesionales portátiles, iGes está adaptado para diversos modelos de las marcas DATEX (DPP-250, DPP-350 y DPP-450), STAR (DP8340, SM-S220I, SM-T300I, SM-T400I) , ZEBRA (iMZ220 y iMZ320), así como a cualquier impresora compatible “AirPrint” o “Google Cloud Printer”.

Tenga en cuenta que en iGes existen tres formas de imprimir documentos o informes:

1. La impresión en modo texto.
2. La impresión gráfica.
3. La impresión directa en impresoras térmicas.

Pinche en el enlace para ver la configuración y ajustes en iGes Android

Configuración ALO SUITE

Cuenta iGes

AMSYSTEM le facilitará las licencias que necesite para cada uno de los terminales iGes que vaya a utilizar. Una vez contratadas las licencias, recibirá un usuario y una contraseña para poder usar la plataforma iGes desde ALO SUITE.

En la opción de menú ERP -> iGes -> Configuración

Debe rellenar este apartado con el usuario y clave proporcionados. Con el botón Test de conexión puede comprobar que se puede establecer una conexión con los servidores de iGes.

Entidades iGes

• Dispositivo.
• Serie.
• Agente Vendedor.

Pasamos a describir cada una de estas entidades. La opción de menú que abre el formulario donde se dará mantenimiento a las entidades iGes es ERP -> iGes -> Configuración

Dispositivo. Opción de menú ERP -> iGes -> Configuración -> Crear Nuevas Entidades iGes -> Nuevo dispositivo iGes

Debe crear mediante este botón todos los dispositivos / terminales iGes que vaya a utilizar. Como código, debe poner un número del 1 al 99 que identifique dicho terminal, y como nombre puede poner lo que usted quiera, siempre que le ayude a identificar a que terminal se refiere.

Tenga en cuenta que cada dispositivo tiene que asignarlo a un vendedor y configurar el almacén donde gestionar el stock de los productos por lo que la asignación de un nombre que identifique claramente dicha correspondencia es conveniente. Esto lo debe hacer en la solapa Terminales Agentes de la configuración iGes, previo a eso debe dar de alta los vendedores como explicamos más abajo.

• Serie. Opción de menú ERP -> iGes -> Configuración -> Crear Nuevas Entidades iGes -> Nuevo Serie iGes

Con este botón puede crear nuevas series de documentos. iGes permite generar estos documentos para su posterior integración en ALO: Pedidos, Albaranes y Facturas. Dependiendo de qué documentos quiera usted generar desde iGes, puede crear series exclusivas con la que se grabarán dichos documentos en ALO, dependiendo de su tipo.

 

• Agente Vendedor. Opción de menú ERP -> iGes -> Configuración -> Crear Nuevas Entidades iGes -> Nuevo Agente Vendedor

Ver opción de menú Ficheros -> Maestros -> Vendedores

A cada cliente le puede asignar uno o varios agentes vendedores, esto lo puede hacer en la solapa Vendedores de la ficha de clientes.

Por defecto, cada terminal recibirá sólo los clientes asignados en ALO al vendedor que usará dicho terminal. En este apartado clientes de la configuración iGes puede cambiar dicho comportamiento.

Cobros.

Se enviarán a cada terminal los cobros pendientes de los clientes que reciba dicho terminal. Si el vendedor realiza un cobro, se generará una liquidación de dicho cobro en ALO contra la cuenta de tesorería que especifique en este apartado.

Puede volcar los productos que nos interesen.

En la configuración iGes en la solapa Familias artículos puede:

Cargar artículos con Familia S/N
Cargar artículos sin familia S/N
Cargar solo artículos de familias (Todas o puede seleccionar las que le interese sincronizar)

Las series son asignadas a cada terminal, se puede poner únicamente una serie de cada documento para cada terminal

La series las debe crear en la opción de menú Ficheros -> Auxiliares -> Series

En la configuración iGes en la solapa Terminales Series debe relacionar los Dispositivos iGes creados con la serie.

Desde la app podremos realizar la toma de Pedidos, Albaranes o Facturas por lo que debemos crear la serie correspondiente en ALO SUITE.

Podemos asignar mis tarifas a mis clientes y mis productos

• Crear tarifas. Opción de menú Ficheros -> Auxiliares -> Tipos tarifas

Asignar tarifas a productos. Opción de menú Ficheros -> Artículos -> Productos -> Solapa tarifas

Utilidades de las tarifas dentro del producto

Pulsando en el icono marcado se nos abre el asistente de tarifas, aquí se nos aplicar el margen asignado a cada tarifa según el importe de la compra. También podemos poner a mano el importe deseado para nuestra venta

Si el importe es correcto, se aplica los nuevos precios en el botón de “nuevo precio”

Asignar tarifas a cliente. Opción de menú CRM -> Clientes -> Solapa Económicos

Dentro de la pestaña económicos podemos asignarle a nuestro cliente la tarifa que queramos. Si lo dejamos en blanco se asignan la tarifa predeterminada. Cuando cumplimentamos la tarifa en el cliente, esta modificación prevalece sobre las tarifas en los artículos.

Tarifas de descuento. Opción de menú Ficheros -> Auxiliares -> Tipos tarifas -> Botón % Descuentos

Una vez definido el tipo de descuento, p.e. Dto iGEs, podremos asignar en la ficha del cliente, en la solapa económicos, el descuento que hemos creado y su porcentaje.

Configuración plataforma iGes

Tras finalizar la configuración en ALO, hay que realizar la configuración de los terminales en la plataforma de iGes. Entre en esta dirección:

iGesCL (adzgi.com) https://igescl.adzgi.com/

Acceda con el usuario y contraseña suministrada. Una vez dentro, cree mediante el botón AÑADIR UN DISPOSITIVO, los mismos dispositivos/terminales iGes que configuró en ALO, con exactamente el mismo Código que puso en ALO como Numero del dispositivo. Como Nombre del dispositivo, puede poner el mismo que puso en ALO. Dele al botón GUARDAR, y en el menú de la izquierda de en Dispositivos, y pinche el nombre del dispositivo que acaba de crear. En el menú de la izquierda, haga clic en Parámetros.

En Código representante, debe poner el código ALO que tiene el vendedor que usará dicho terminal. Puede averiguar dicho código, en la página ALO de configuración de iGes, pinche en la pestaña Terminales Agentes. Es el número que aparece a la izquierda del nombre del vendedor:

En el apartado Datos de conexión con el FTP, debe pinchar sobre el campo Servidor, Y PULSAR LA TECLA F8 DE SU TECLADO. Esto rellenará los datos por defecto del FTP. Puede comprobar que funciona correctamente pulsando el botón TEST FTP.

Una vez rellenado el código representante y los datos del FTP, dele al botón GUARDAR. Con esto, la configuración básica esta lista. Ahora falta vincular el terminal que ha creado en la plataforma iGes con una aplicación iGes (aplicación de Android o iOS) que el vendedor debe instalarse en su terminal móvil o tablet. Para poder continuar la configuración, el vendedor debe tener instalada la aplicación de iGes, y debe tener acceso a su móvil o tablet donde esté instalado para poder vincular el terminal iGes con los terminales que ha creado en la plataforma iGes.

Pinche Dispositivos en el menú del lado izquierdo. Ponga el ratón sobre el terminal que ha creado (sin hacer clic) y verá que aparecen 3 iconos. Haga clic sobre el de emparejar.

Aparecerá una nueva página, con un Identificador del emparejamiento, que es una clave formada por números y letras mayúsculas. Debe usar esta clave en el terminal iGes del vendedor para emparejarlo con la plataforma iGes.

Copie el código que le aparezca a usted. NO cierre la página de emparejamiento. Ahora, abra la aplicación de iGes en el móvil o tablet del vendedor. Haga clic para abrir el menú de la aplicación, pulse el icono que se encuentra arriba a la izquierda:

En el menú, seleccione Acerca De:

En la ventana que aparece, pulse el botón Emparejar el dispositivo con el ordenador central (iGesPC):

En la nueva ventana, introduzca la misma clave de emparejamiento que le proporcionó la plataforma iGes, y pulse el botón Emparejar el dispositivo. Una vez hecho, la aplicación iGes quedará vinculada con el terminal configurado en la plataforma iGes, que a su vez esta enlazado con ALO .Ahora desde ALO, ya puede mandar datos a los terminales. En el menú lateral izquierdo de ALO, seleccione ERP -> iGes -> Actualizar.

En este apartado, puede Validar datos, que le dará un listado de errores que debe subsanar antes de poner enviar datos a los terminales. Por ejemplo, si tiene artículos sin código, le aparecerán todos ellos para que pueda arreglarlo. Una vez todos los datos de validación sean correctos, puede pulsa el botón Actualizar datos iGes, el cual mandará datos actualizados a todos los terminales a la vez. Una vez el proceso de envío se haya completado, se le mostrará un listado con el resultado.

Tras enviar datos, los vendedores ya pueden recibirlos en sus terminales. Para ello, en la aplicación iGes, deben pulsar el botón Recibir datos. Si la configuración es correcta, recibirán todos los datos de ALO de Artículos, Tarifas, Clientes, Cobros, Lotes, Rutas y Tasas; actualizados. Los vendedores ya pueden visitar a clientes y crear los documentos que estos necesiten en iGes. Cuando acaben, deben exportar sus datos para que puedan ser integrados en ALO, pulsando en la aplicación iGes el botón Enviar Datos.

Una vez todos los vendedores han enviado sus datos, es hora de integrar los nuevos documentos, cobros y clientes en ALO. En el menú lateral izquierdo, pulse ERP -> iGes -> Importar. En este apartado, pulse el botón Importar datos desde iGes. ALO conectará con la plataforma iGes, que es donde los terminales iGes suben los datos generados por la aplicación de iGes, y se generarán en ALO dichos documentos. Al terminal el proceso, recibirá un informe.

Podrá encontrar en ALO los nuevos datos generados en Pedidos de Venta, Albaranes de Venta, Facturas de Venta, Clientes o en Liquidaciones, dependiendo de los datos enviados por los vendedores desde sus terminales usando la aplicación iGes.

Gestión de stock

Si quiere llevar en cada terminal iGes el control del stock de artículos, hay que activarlo en las opciones de cada terminal. ALO manda los artículos con sus stocks al Actualizar Datos iGes. Pero no aparecerán en el terminal de iGes a no ser que se habilite dicha opción en la configuración de cada terminal en la plataforma iGes. Entre en esta dirección:

iGesCL (adzgi.com) https://igescl.adzgi.com/

Primero debe activar los lotes: Activar gestión de lotes en los terminales iGes. Una vez activados los lotes, siga estas instrucciones para activar el control de stocks: Acceda con el usuario y contraseña que le proporcionamos para su cuenta de iGes. Una vez entre en página principal, pinche sobre el terminal sobre el cual quiera habilitar el control de stocks. En el menú de la izquierda pulse Preferencias y permisos En el cuadro de búsqueda escriba stock y pulse intro. Aparecerán todas las opciones que puede personalizar en dicho terminal referentes a stocks. Active la opción:

50 Habilitar control de stock en el vehículo y dele a GUARDAR.

La próxima vez que envíe datos desde ALO a los terminales, y este terminal los reciba en el móvil o Tablet del vendedor, se activará esta opción.

Gestión de lotes

Si tiene artículos con lotes, y desea que desde los terminales iGes, al crear un documento y añadir un producto con lotes, se pueda seleccionar el lote vendido, hay que activarlo en las opciones de cada terminal.

NOTA: Para poder activar el control de stocks en el terminal iGes, debe activar los lotes primero.

ALO manda los artículos con sus lotes y stocks al Actualizar Datos iGes. Pero no aparecerán en la terminal de iGes a no ser que se habilite dicha opción en la configuración de cada terminal en la plataforma iGes. Entre en esta dirección:

iGesCL (adzgi.com) https://igescl.adzgi.com/

Acceda con el usuario y contraseña que le proporciona AMSYSTEM para su cuenta de iGes. Una vez entre en página principal, pinche sobre el terminal sobre el cual quiera habilitar la gestión de lotes. En el menú de la izquierda pulse Preferencias y permisos En el cuadro de búsqueda escriba lote y pulse intro. Aparecerán todas las opciones que puede personalizar en dicho terminal referentes a lotes. Active la opción:

46 Activar trazabilidad (Números de lote, Fechas de caducidad y Números de serie) y dele a GUARDAR.

La próxima vez que envíe datos desde ALO a los terminales, y este terminal los reciba en el móvil o tablet del vendedor, se activará esta opción.

Gestión de tasas

Si tiene artículos con tasas, y desea que en los terminales iGes, al crear un documento y añadir un artículo con tasa, se añada el importe de dicha tasa al documento, hay que activarlo en las opciones de cada terminal. ALO manda los artículos con sus tasas asociadas al Actualizar Datos iGes. Pero no aparecerán en la terminal de iGes a no ser que se habilite dicha opción en la configuración de cada terminal en la plataforma iGes. Entre en esta dirección:

iGesCL (adzgi.com) https://igescl.adzgi.com/

Acceda con el usuario y contraseña que le proporcionamos para su cuenta de iGes. Una vez entre en página principal, pinche sobre el terminal sobre el cual quiera habilitar las tasas. En el menú de la izquierda pulse Preferencias y permisos. En el cuadro de búsqueda escriba tasa y pulse intro. Aparecerán todas las opciones que puede personalizar en dicho terminal referentes a tasas.Active las opciones:

62 Activar la gestión de Tasas (TER, Punto verde,…)

113 En las plantillas de venta de tipo texto, incluir el resumen de Tasas …y dele a GUARDAR.

La próxima vez que envíe datos desde ALO a los terminales, y este terminal los reciba en el móvil o tablet del vendedor, se activará esta opción.

Sincronización de datos entre iGes y ALO SUITE

El módulo Traspasos de Almacén de ALO Suite facilita el movimiento de artículos de inventario entre diferentes almacenes o ubicaciones dentro de su organización. Esto agiliza la gestión de inventario y garantiza niveles de existencias precisos en todas las ubicaciones.

Características clave de Traspasos de Almacén:

Creación de transferencias: inicia transferencias para mover artículos de inventario entre almacenes o ubicaciones.

Selección de artículos: especifica los artículos que se transferirán, incluidas las cantidades y los precios unitarios.

Almacenes de Origen y Destino: Definir claramente los almacenes de origen (origen) y destino (destino) de la transferencia.

Documentación de transferencia: Genera documentos de transferencia para fines de seguimiento y auditoría.

Actualización de inventario: actualiza automáticamente los niveles de inventario en los almacenes de origen y de destino al finalizar la transferencia.

Historial de transferencias: mantiene un historial de transferencias para referencia y análisis.

¿Qué es una Factura Resumen a efectos de la AEAT?

Es un documento que permite agrupar en una sola factura varias facturas emitidas a un mismo cliente durante un periodo determinado, siguiendo las directrices específicas de la AEAT.

Requisitos legales para las Facturas Resumen:

• Orden EHA/3921/2008: Establece los requisitos formales y de contenido de las Facturas Resumen.
• Real Decreto 1619/2012: Regula el Suministro Inmediato de Información (SII), que exige la remisión electrónica de las Facturas Resumen a la AEAT.

 

¿Cuándo es obligatorio emitir una Factura Resumen?

Es obligatorio en los siguientes casos:

• Suministro de bienes o servicios a través de plataformas electrónicas: Las plataformas deben emitir una Factura Resumen a los proveedores y a los consumidores.
• Operaciones con consumidores finales en el ámbito del IVA: Los autónomos y las pymes pueden emitir Facturas Resumen a sus clientes finales.
• Otros casos específicos: Consulta la normativa de la AEAT para verificar si tu caso particular requiere la emisión de Facturas Resumen.

¿Qué información debe incluir una Factura Resumen?

• Datos del emisor: NIF, nombre y apellidos o razón social, domicilio fiscal.
• Datos del receptor: NIF, nombre y apellidos o razón social, domicilio fiscal.
• Periodo de facturación: Fecha de inicio y fin del periodo al que se refiere la Factura Resumen.
• Numeración de las facturas originales: Debe indicarse la serie y el número de cada factura original.
• Base imponible total: Suma de las bases imponibles de las facturas originales.
• Cuota total de IVA: Suma de las cuotas de IVA de las facturas originales.
• Importe total de la factura: Suma de los importes totales de las facturas originales.