Mapeo importación contactos

En la parte superior de la pantalla tendrá todos los valores que puede incluir en los contactos y en la parte inferior dispone de la relación de columnas del fichero de origen en la que por el código de colores siguiente sabrá si ya ha sido seleccionado

• Negro. Pendiente de seleccionar
• Verde. Valor de entrada ya seleccionado
• Azul. Si ha sido utilizado en más de una ocasión

La relación de posibles valores de entrada en la siguiente

• Registro. Es un valor único que identifica el contacto de origen. No es obligatorio pero si recomendable
• Referencia externa
• Localizador
• Referencia externa reserva origen
• Fecha recepción (checkin)
• Referencia externa cliente
• Referencia externa cliente a facturar
• Referencia externa agencia
• Fecha entrada
• Fecha salida
• Fecha y hora checkout
• Pasajero
• Régimen
• Tarifa
• Referencia externa tarifa
• Adultos
• Niños
• Bebes
• Tipo habitación
• Observaciones
• Habitación
• Referencia externa movimiento
• Referencia externa factura
• Fecha factura
• Referencia externa concepto
• Descripción concepto
• Unidades
• Iva incluido
• Precio
• Precio con IVA
• Importe
• Importe con IVA
• Tipo línea
• % IVA
• Parte de viajeros
  • Referencia externa parte viajeros
  • Tipo documento pasajero
  • Documento
  • Fecha expedición
  • Primer apellido
  • Segundo apellido
  • Nombre
  • Sexo
  • Fecha nacimiento
  • Fecha entrada
  • País

Check Out

Una vez en la recepción que necesite hacer la salida en el botón Acciones puede seleccionar Check Out. Puede generar la factura de los cargos pendientes o hacer la salida dejando los cargos pendientes. Si la fecha de salida no coincide con la actual puede elegir la fecha de Check Out.

Facturación de cargos y check out

Debe tener en cuenta que puede darse la circunstancia que tengamos todos los cargos de una entrada facturados y no haya finalizado la estancia a través del proceso de check out.

Cómo crear un nuevo parte

Tanto la creación como el envío del parte no es necesario gestionarlo si contratamos la solución ScanDni.

En caso contrario describimos el procedimiento a seguir.

Desde el la solapa Acciones puede seleccionar nuevo parte o bien desde el botón Nuevo parte.

Emerge un formulario con los registros creados desde el proceso de check in desde el último parte registrado. Los campos que muestra este formulario son:

• Fecha Entrada
• Nombre
• Apellido1
• Apellido2
• Nif
• Tipo de documento. Se cumplimentará: D = DNI, P = Pasaporte, C = Permiso de conducir, I = Carta o Documento de Identidad, N = Permiso de residencia español, X = Permiso de Residencia de otro Estado Miembro de la Unión Europea.  Se admiten:
  • – Para españoles:
    • DNI
    • Pasaporte
    • Permiso de Conducir.
  • – Para extranjeros:
    • Pasaporte
    • Carta o Documento de Identidad (para ciudadanos de la Unión Europea, Andorra, Islandia, Suiza, Noruega, Malta, Mónaco y San Marino).
    • Permiso de residencia español en vigor para los extranjeros residentes en España.
• Sexo
• Fecha Expedición
• Fecha Nacimiento

Seleccionará el botón Aceptar.

En la solapa Listado, en el registro recién creado, puede generar el fichero a tramitar pulsando sobre el icono de fichero, se descargará en la carpeta descargas de su navegador.

Antes de generar el primer parte debe de asignar el código de establecimiento hotelero y el inicio de secuencia del parte de viajeros en la opción de menú Administración -> Configuración PMS, solapa PMS.

Envío fichero parte de viajeros

Se puede transmitir el fichero generado vía Internet al Centro de Proceso de Datos de la Dirección General de la Policía, de la Dirección General de la Guardia Civil, Mosos d’esquadra o Ertzaintza según el caso, que darán por recibida la información por el mismo sistema. Las direcciones son:

• Policía
• Guardia Civil
• Mossos d’esquadra
• Ertzaintza

La transmisión del fichero no exime de la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente.

Normativa básica reguladora

• Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana -artículo 25.1- (BOE núm. 77, de 31 de marzo).
• Decreto 393/1974, de 7 de febrero, sobre identificación y registro de los usuarios de determinados establecimientos turísticos y de quienes alquilan vehículos con o sin conductor (BOE núm. 43, de 19 de febrero).
• Decreto 1513/1959, de 18 de agosto, en relación con los documentos que deben llevar los establecimientos de hostelería referentes a la entrada de viajeros (BOE núm. 207, de 29 de agosto).
• Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos (BOE núm. 165, de 11 de julio).
• Orden INT/502/2003, de 21 de febrero, sobre creación de un fichero para el tratamiento de la información enviada por las instalaciones hoteleras a la Guardia Civil, en la prevención e investigación del terrorismo y de otras formas graves de delincuencia organizada (Parteviaje), en la Dirección General de la Guardia Civil (BOE núm. 57, de 7 de marzo).
• Resolución de 14 de julio de 2003, de la Secretaría de Estado de Seguridad, por la que se determinan las condiciones y forma de utilización de la transmisión de ficheros informáticos, así como las características de los soportes a que se refiere la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos (BOE núm. 180, de 29 de julio).

Nuevos partes de entrada y obligaciones de registro documental (Fuente Ministerio del Interior)

Partes de entrada

Las personas titulares de las actividades de hospedaje recogerán los datos de las personas usuarias de las mismas con el objeto de proceder a su registro y a la comunicación necesarias para el cumplimiento de las obligaciones legales.

Los partes de entrada para el uso de los servicios de hospedaje deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años que haga uso de los mismos, conforme al sistema y modelo que se establezca. En el caso de las personas menores de catorce años, sus datos serán proporcionados por la persona mayor de edad de la que vayan acompañados.

Los partes serán proporcionados por el establecimiento de hospedaje, el cual será responsable de la exactitud de los datos que se hagan constar en ellos, de modo que coincidan con los documentos o sistemas que acrediten la identidad de las personas, que habrán de ser exhibidos o facilitados por los usuarios de estos servicios.

Obligaciones de registro documental

Los sujetos obligados habrán de llevar un registro informático en el que consten los datos que se relacionan en el Anexo I del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, incluidos, en su caso, los datos de las personas menores de catorce años.

Los sujetos obligados deberán registrar y conservar aquellos datos de sus usuarios, que recaben en el ejercicio de su actividad.

Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada.

Los sujetos obligados que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional quedan exceptuados de las obligaciones de registro documental y conservación de datos previstos en este artículo, y solo estarán sujetos a las obligaciones de comunicación.

NOTA: El Ministerio del Interior ha habilitado en su Sede electrónica la plataforma SES.HOSPEDAJES para facilitar a las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje el registro documental y la información que deben aportar.

Las personas obligadas a facilitar la información, en cumplimiento del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, pueden registrarse en la plataforma a través de la siguiente dirección web: Hospedajes.

La plataforma está operativa desde el 2 de enero de 2023, pero con el objetivo de facilitar la familiarización al nuevo entorno de los usuarios, así como asegurar el funcionamiento de SES.HOSPEDAJES en condiciones óptimas, se estableció un periodo de adaptación al nuevo entorno de cinco meses de duración, hasta el 2 de junio de 2023. Este periodo de adaptación ha sido ampliado hasta el 31 de enero de 2024.

Ventajas de utilización de un channel manager

• Posibilidad de hacer consultas desde cualquier dispositivo.
• Ahorro en horas de trabajo.
• Reduce el error humano.
• Posibilidad de comparar precios y productos con la competencia.
• Disponibilidad de la herramienta 24 horas al día
• No necesita instalar ninguna aplicación en sus equipos todo el sistema está en la nube.
• Mejora la oferta comercial.
• Aumento de ingresos ya que aumentan sus reservas.
• Estadísticas inmediatas sobre rendimiento con lo que la toma de decisiones estratégicas se puede variar en muy corto plazo.

Facturación de cargos y check out

Debe tener en cuenta que puede darse la circunstancia que tengamos todos los cargos de una entrada facturados y no haya finalizado la estancia a través del proceso de check out. Si la fecha de salida es anterior al día en curso la fila de dicha recepción saldrá en rojo. En la cabecera del formulario de recepciones tiene el botón de mostrar solo las recepciones con cargos pendientes.

Parte de viajero

De acuerdo con la L. O. de Protección de la Seguridad Ciudadana del 30 de marzo de 2015, debe registrar la entrada de sus huéspedes.

Es obligatorio registrar a todos aquellos viajeros mayores de 14 años, se hará mediante la cumplimentación del formulario denominado parte de entrada que deberá ajustarse a lo establecido en el Anexo de la Orden INT/1922/2003. Los datos de dichos partes deben ser transmitidos a la policía en menos de 24 horas después de la entrada.

Nuevos partes de entrada (Fuente: Ministerio del Interior)

Partes de entrada y obligaciones de registro documental

Partes de entrada

Las personas titulares de las actividades de hospedaje recogerán los datos de las personas usuarias de las mismas con el objeto de proceder a su registro y a la comunicación necesarias para el cumplimiento de las obligaciones legales.

Los partes de entrada para el uso de los servicios de hospedaje deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años que haga uso de los mismos, conforme al sistema y modelo que se establezca. En el caso de las personas menores de catorce años, sus datos serán proporcionados por la persona mayor de edad de la que vayan acompañados.

Los partes serán proporcionados por el establecimiento de hospedaje, el cual será responsable de la exactitud de los datos que se hagan constar en ellos, de modo que coincidan con los documentos o sistemas que acrediten la identidad de las personas, que habrán de ser exhibidos o facilitados por los usuarios de estos servicios.

Obligaciones de registro documental

Los sujetos obligados habrán de llevar un registro informático en el que consten los datos que se relacionan en el Anexo I del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, incluidos, en su caso, los datos de las personas menores de catorce años.

Los sujetos obligados deberán registrar y conservar aquellos datos de sus usuarios, que recaben en el ejercicio de su actividad.

Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada.

Los sujetos obligados que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional quedan exceptuados de las obligaciones de registro documental y conservación de datos previstos en este artículo, y solo estarán sujetos a las obligaciones de comunicación.

NOTA: El Ministerio del Interior ha habilitado en su Sede electrónica la plataforma SES.HOSPEDAJES para facilitar a las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje el registro documental y la información que deben aportar.

Las personas obligadas a facilitar la información, en cumplimiento del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, pueden registrarse en la plataforma a través de la siguiente dirección web: Hospedajes.

La plataforma está operativa desde el 2 de enero de 2023, pero con el objetivo de facilitar la familiarización al nuevo entorno de los usuarios, así como asegurar el funcionamiento de SES.HOSPEDAJES en condiciones óptimas, se estableció un periodo de adaptación al nuevo entorno de cinco meses de duración, hasta el 2 de junio de 2023. Este periodo de adaptación ha sido ampliado hasta el 31 de enero de 2024.

Opciones Avanzadas y Acciones complementarias

Dentro del formulario de reservas, nos encontramos varias opciones complementarias que podremos seleccionar en caso de ser necesarias.

Al seleccionar la Tarifa, aparece un campo nuevo, Tarifa Pactada. Si la cambiamos a SI, tenemos la posibilidad de poner un precio manual que sustituirá al de la tarifa elegida. Para realizar este proceso le daremos a la opción Taifa Pactada, que está en el menú superior. Hacemos clic en el precio de la habitación, y ponemos el nuevo precio. Se puede modificar cada día que tenga un importe diferente, o podemos pulsar sobre ACTUALIZAR TODAS LAS FECHAS para que ponga el mismo precio para cada día de estancia. A continuación, pulsamos sobre GUARDAR CAMBIOS.

Podemos también incluir información como:

• Hora entrada prevista
• Hora salida prevista
• Early check in
• Late check out
• Observaciones
• Garantía con tarjeta de crédito: En este caso, el hotel puede bloquear una cantidad en la tarjeta de crédito del cliente como depósito. Si el cliente no se presenta o cancela la reserva con poca antelación, el hotel puede cobrar la cantidad bloqueada.

Acciones

Dentro de Acciones tenemos las siguientes:

A) Generar Presupuesto. Simplemente con pulsar esta opción, nos generará un presupuesto y lo mostrará en pantalla para que lo podamos descargar, o lo podamos imprimir.

Un presupuesto o proforma en un hotel es un documento que ofrece una estimación del costo total de una estancia en el hotel. Este documento suele incluir los siguientes detalles:

• • • Fechas de la estancia: La fecha de entrada y la fecha de salida del hotel.
    • Tipo de habitación: El tipo de habitación que se ha reservado (individual, doble, familiar, etc.).
    • Régimen: El tipo de comida que se incluye en la tarifa (solo alojamiento, desayuno, media pensión, pensión completa, etc.).
    • Precio por noche: El precio de la habitación por cada noche de la estancia.
    • Impuestos y tasas: Los impuestos y tasas locales que se aplican a la estancia.
    • Precio total: El precio total de la estancia, incluyendo el precio de la habitación, los impuestos y tasas y cualquier otro cargo adicional.

¿En qué casos se utiliza un presupuesto o proforma en un hotel?

Un presupuesto o proforma en un hotel se puede utilizar en los siguientes casos:

• • • Para solicitar un presupuesto: Un cliente potencial puede solicitar un presupuesto a un hotel para conocer el costo total de una estancia antes de realizar la reserva.
    • Para confirmar una reserva: Un hotel puede enviar un presupuesto o proforma a un cliente para confirmar una reserva que se ha realizado por teléfono o correo electrónico.
    • Para realizar un pago: Un hotel puede enviar un presupuesto o proforma a un cliente como factura para que pueda realizar el pago de la estancia.

B) Check in. Abre el formulario de Nueva recepción. 

C) Facturar cargos. En este apartado podremos generar una factura de cargo, de cualquier concepto cargado en la reserva, ya sea la estancia, o cualquier otro suplemento. 

D) Enviar Email. Creo que está opción no necesita explicación. Por supuesto que, para llevar esta opción a cabo, tendremos que tener puesta la dirección de correo en la reserva. 

E) Cambio habitación 

Como opciones adicionales o avanzadas dentro del formulario de reservas, podremos utilizar Cargos/Anticipos. Saldrán reflejados los conceptos de estancia con el importe por día. Arriba a la derecha tenemos dos botones, NUEVO ANTICIPO y NUEVOS CARGOS, para que podamos añadir un anticipo de la reserva, o bien cualquier cargo de un servicio del hotel, como puede ser: desayuno, cama supletoria, parking, etc. 

Otra opción interesante dentro de la reserva, es poder hacer check in de cualquier otra reserva pendiente de dar entrada, sin necesidad de salir de esta pantalla. Para ello tenemos en el centro de la pantalla Check in pendientes. Solo hay que seleccionar la opción SI, y nos aparecerá todas las reservas pendientes. 

Nota:

• Puede utilizar el planning para seleccionar las fechas de entrada y salida.
• Si no está seguro de qué tarifa elegir, puede utilizar la herramienta de búsqueda de tarifas.
• Puede agregar notas a la reserva para incluir información adicional.
• Puede modificar la reserva en cualquier momento antes de la llegada del cliente.