ALO PMS (Property Management System) es una solución integral de software de gestión hotelera que ofrece una amplia gama de beneficios para hoteles de todos los tamaños. Estas son algunas de las ventajas clave de utilizar ALO PMS:

1. Operaciones optimizadas y eficiencia mejorada:

• Gestión centralizada: ALO PMS proporciona una plataforma centralizada para gestionar todos los aspectos de las operaciones del hotel, desde reservas y check-in/check-out hasta limpieza, facturación y relaciones con los huéspedes. Esto elimina la necesidad de múltiples sistemas desconectados y agiliza los flujos de trabajo.
• Procesos automatizados: ALO PMS automatiza muchas tareas manuales, como crear reservas, asignar habitaciones, generar facturas y enviar comunicaciones a los huéspedes. Esto libera tiempo al personal para concentrarse en brindar un servicio excepcional a los huéspedes.
• Visibilidad en tiempo real: ALO PMS ofrece visibilidad en tiempo real de las operaciones del hotel, incluidas las tasas de ocupación, las preferencias de los huéspedes y las tendencias de ingresos. Esto permite a los gerentes tomar decisiones informadas de manera rápida y eficiente.

2. Experiencia y satisfacción mejoradas para los huéspedes:

• Servicio personalizado: ALO PMS permite a los hoteleros brindar un servicio personalizado al almacenar las preferencias de los huéspedes, rastrear el historial de los huéspedes y permitir que el personal acceda a la información de los huéspedes desde cualquier lugar.
• Registro/salida eficiente: ALO PMS agiliza el proceso de registro/salida, minimizando los tiempos de espera y garantizando una experiencia fluida y placentera para los huéspedes.
• Comunicación mejorada: ALO PMS facilita la comunicación entre el personal y los huéspedes, lo que permite una rápida resolución de problemas y cumplimiento de solicitudes.

3. Gestión de ingresos y rentabilidad optimizadas:

• Precios dinámicos: ALO PMS permite a los hoteleros implementar estrategias de precios dinámicas, ajustando las tarifas en función de la demanda, la estacionalidad y otros factores para maximizar los ingresos.
• Oportunidades de ventas adicionales y cruzadas: ALO PMS identifica oportunidades de ventas adicionales y cruzadas, sugiriendo servicios o comodidades adicionales a los huéspedes según sus preferencias y detalles de la reserva.
• Informes detallados: ALO PMS genera informes detallados sobre ingresos, ocupación y comportamiento de los huéspedes, proporcionando información valiosa para optimizar las estrategias de precios y los esfuerzos de marketing.

4. Mayor eficiencia y productividad:

• Gestión de limpieza optimizada: ALO PMS optimiza las operaciones de limpieza asignando habitaciones de manera eficiente, rastreando el estado de limpieza y brindando visibilidad en tiempo real de las tareas de limpieza.
• Gestión de mantenimiento: ALO PMS facilita la programación y el seguimiento del mantenimiento preventivo, lo que reduce el tiempo de inactividad y los costos de reparación inesperados.
• Gestión de inventario: ALO PMS ayuda a gestionar el inventario del hotel, incluidos servicios, suministros y ropa de cama, garantizando niveles de stock adecuados y minimizando el desperdicio.

5. Seguridad y Confiabilidad:

• Seguridad de los datos: ALO PMS emplea sólidas medidas de seguridad para proteger los datos confidenciales de los huéspedes y del hotel, incluido el cifrado, los controles de acceso y las auditorías de seguridad periódicas.
• Confiabilidad del sistema: ALO PMS es un sistema confiable y estable que puede soportar altas demandas de uso, garantizando operaciones ininterrumpidas.
• Actualizaciones periódicas: ALO PMS se actualiza periódicamente con nuevas funciones, mejoras de seguridad e integraciones con otras soluciones hoteleras.

Además de estas ventajas generales, ALO PMS también ofrece beneficios específicos para diferentes tipos de hoteles, tales como:

• Hoteles pequeños: soluciones asequibles y fáciles de usar para gestionar las operaciones hoteleras básicas.
• Hoteles Boutique: Herramientas para gestionar experiencias personalizadas de huéspedes y ofertas únicas.
• Cadena de Hoteles: Soluciones escalables para gestionar múltiples propiedades y centralizar operaciones.

En general, ALO PMS es un software de gestión hotelera potente y versátil que puede ayudar a hoteles de todos los tamaños a mejorar la eficiencia, mejorar la satisfacción de los huéspedes, optimizar los ingresos y alcanzar sus objetivos comerciales.

Comenzar con ALO Suite

ALO Suite es un software de gestión empresarial basado en la nube que ofrece una variedad de funciones para empresas, que incluyen:

• Planificación de recursos empresariales (ERP): incluye funcionalidades como contabilidad, elaboración de presupuestos, gestión de inventario y procesamiento de pedidos.
• Gestión de relaciones con el cliente (CRM): ayuda a las empresas a rastrear y gestionar las interacciones y los datos de los clientes.
• Sistema de gestión de propiedades (PMS): ALO PMS: está diseñado específicamente para que hoteles y otros proveedores de alojamiento gestionen reservas, información de huéspedes y otras tareas relacionadas con la propiedad.
• Software de Control Horario de sus trabajadores. Controla la gestión de presencia, control horario y registro de la jornada laboral

¿Qué puedes hacer con ALO Suite?

• ERP (Planificación de Recursos Empresariales): Gestiona de forma eficiente tus procesos de producción, inventario, compras y ventas.
• CRM (Gestión de Relaciones con los Clientes): Organiza tus contactos, realiza seguimiento de las oportunidades de negocio y mejora la comunicación con tus clientes.
• Contabilidad y Finanzas: Lleva un control exhaustivo de tu contabilidad, facturación, pagos y tesorería.
• Cuadro de Mandos Integral: Visualiza de forma clara y concisa la información más relevante de tu negocio, lo que te permite tomar decisiones más acertadas.
• Informes Personalizados: Genera informes a medida para analizar el rendimiento de tu negocio y detectar áreas de mejora.
• Módulo PMS (Property Management System): Si gestionas un alojamiento, este módulo te permite gestionar reservas, tarifas, disponibilidad de habitaciones y mucho más.

¿Cuáles son las principales ventajas de ALO Suite?

• Intuitivo y fácil de usar: Su interfaz es sencilla y amigable, lo que te permite empezar a utilizarlo rápidamente.
• Completamente personalizable: Puedes adaptar ALO Suite a las necesidades específicas de tu negocio.
• Acceso desde cualquier lugar: Al ser una plataforma en la nube, puedes acceder a tus datos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
• Integración con otras herramientas: ALO Suite se puede integrar con otras aplicaciones que ya estés utilizando, como tu contabilidad o tu pasarela de pago.
• Soporte técnico: ALO Suite cuenta con un equipo de soporte técnico que te ayudará a resolver cualquier duda o problema que puedas tener.

ALO Suite le ofrece una plataforma integral para gestionar su empresa de forma eficiente. Aquí le dejo una guía para comenzar:

1. Revise la información de Alo Suite:

• Página web: Visite la página web oficial de ALO Suite:  Aquí encontrará información detallada sobre las funcionalidades, planes y ventajas de la plataforma.
• Contacto: Puede ponerse en contacto con el equipo de ALO Suite a través de su página de contacto.
• Demostración gratuita: Solicite una demostración gratuita para conocer ALO Suite de primera mano y ver cómo se adapta a su empresa.

2. Evalúe sus necesidades:

• Defina qué aspectos de su empresa quiere gestionar con ALO Suite: producción, comercialización, inventario, etc.
• Identifique las funcionalidades de ALO Suite que le ayudarán a mejorar su eficiencia y rentabilidad.
• Tenga en cuenta el tamaño y complejidad de su empresa al elegir los módulos necesarios.

3. Decida un plan:

• ALO Suite ofrece diferentes planes de suscripción que se adaptan a sus necesidades. Revise las opciones disponibles y elige el plan que mejor se ajuste a su presupuesto y requerimientos.

4. Configuración inicial:

• Una vez que se suscriba a ALOSuite, el equipo de soporte te ayudará con la configuración inicial de la plataforma.
• Defina los usuarios y roles del sistema, asigna permisos de acceso según las funciones de cada usuario.
• Configure los módulos de ALO Suite que va a utilizar y personalice la plataforma según tus necesidades.

5. Importación de datos (opcional):

• Si ya tiene datos existentes en otros sistemas, como hojas de cálculo o software anterior, puede importarlos a ALO Suite para facilitar la transición.

6. Capacitación y formación:

• ALO Suite ofrece recursos de formación y webinars para que usted y su equipo aprendan a utilizar la plataforma de manera efectiva.

7. Asistencia continua:

• El equipo de soporte de ALO Suite le brindará asistencia técnica y responderá a sus preguntas durante todo el proceso de puesta en marcha.

Comenzar con ALO Suite le llevará un tiempo, pero le permitirá optimizar la gestión de su empresa, mejorar la eficiencia, la rentabilidad y la toma de decisiones basadas en datos.

No dude en contactar con el equipo de ALO Suite para cualquier consulta o para solicitar una demostración gratuita.

A continuación se detallan algunos pasos iniciales que puede seguir para comenzar con ALO Suite:

• Cree una cuenta: Vaya al sitio web de ALO Suite y regístrese para una prueba gratuita o compre una suscripción.
• Configure su empresa: Ingrese la información básica de su empresa, como nombre, dirección y datos de contacto.
• Configure sus ajustes: Elija su idioma preferido, moneda y otras preferencias.
• Importe sus datos: Si tiene datos existentes, puede importarlos a ALO Suite.
• Agregar usuarios: Invite a sus empleados o miembros del equipo a usar ALO Suite.
• Comience a usar el software: Explore las diferentes características y funcionalidades de ALO Suite y comience a usarlas para administrar su negocio.

Con esta funcionalidad podrá incorporar las estancias del hotel al PMS desde fichero de texto. A continuación le explicamos el procedimiento a seguir

A continuación aparecerá una pantalla para realizar el mapeo  con el fichero de contactos del CRM a importar

Un Channel Manager es una herramienta que le permite sincronizar la disponibilidad y las tarifas de sus habitaciones en múltiples plataformas de reservas online (OTAs) como Booking.com, Expedia, Airbnb, etc., desde un solo lugar. Al integrarlo con ALO PMS, podrá gestionar de forma centralizada todas sus reservas y evitar errores de doble venta.

Beneficios de utilizar un channel manager con ALO PMS:

• Mayor visibilidad: llegue a una audiencia más amplia de huéspedes potenciales al incluir su propiedad en múltiples canales.
• Carga de trabajo reducida: ahorre tiempo administrando sus listados desde una única plataforma.
• Precisión mejorada: elimine el riesgo de errores al tener actualizaciones de disponibilidad en tiempo real en todos los canales.
• Optimización de ingresos: algunos administradores de canales ofrecen funciones para ayudarlo a optimizar sus estrategias de precios y maximizar sus ingresos.

Aquí hay algunas cosas adicionales a considerar:

• Tarifas del administrador del channel: puede haber costos adicionales asociados con el uso de un channel, así que tenga eso en cuenta en su decisión.
• Configuración de integración: configurar la integración entre ALO PMS y un administrador de channel puede requerir alguna configuración técnica.

En general, integrar ALO PMS con un channel manager puede ser una estrategia valiosa para optimizar sus esfuerzos de distribución en línea y aumentar potencialmente sus reservas e ingresos.

Consejos para trabajar eficazmente con un Channel Manager desde ALO PMS

• Mantenga sus datos actualizados: Asegúrese de que la información de sus habitaciones y tarifas en ALO PMS esté siempre actualizada.
• Monitoree las reservas: Revise regularmente las reservas que se generan a través de los diferentes canales.
• Gestione las tarifas de forma estratégica: Utilice las herramientas de pricing del Channel Manager para optimizar sus tarifas y maximizar los ingresos.
• Utilice las funciones avanzadas: Aproveche las funciones avanzadas del Channel Manager, como la gestión de tarifas por segmento o la segmentación de clientes.
• Ofrezca un servicio al cliente excelente: Responda rápidamente a las consultas de los huéspedes y asegúrese de que tengan una experiencia positiva.

Posibles desafíos y soluciones

• Retrasos en la sincronización: Asegúrese de que la conexión entre ALO PMS y el Channel Manager sea estable y que no haya problemas de red.
• Discrepancias en las tarifas: Verifique que las reglas de mapeo de tarifas estén configuradas correctamente y que no haya errores en los cálculos.
• Doble reservas: Implemente mecanismos para evitar las doble reservas.
• Cambios en las políticas de los canales: Manténgase al día de los cambios en las políticas de los diferentes canales y ajuste su configuración en consecuencia.

Configuración

En la opción de menú Administración -> Configuración PMS Empresa -> PMSCHANNEL puede activar y dar contenido a los siguientes parámetros:

• Activar Channel
• Activar Servicio Obtención Reservas
• Ejecución Servicio Obtención Reservas. En intervalos de 5 min.
• Días Sincro Disponibilidad Channel

Si selecciona el botón podrá configurar los distintos channels que tenga contratados.

Puede marcar en el calendario anual las fechas que le convengan los siguientes estados:

• Sincronizado. Será la opción por defecto y no se asigna color en el calendario.
• No sincronizado. Se marcará en marrón e indica que la disponibilidad será gestionada desde el panel del channel.
• Cerrado. Se marcará en rojo y supone que no hay disponibilidad en el channel.

Tarifas

En tarifas PMS tiene la solapa configuración channel en la que podrá mapear las tarifas de ALO con las del PMS.

Habitualmente se entiende que es el proceso de salida de un establecimiento hotelero con la correspondiente liquidación de la cuenta de gastos. Se puede dar la circunstancia que después de hacer el check in interese hacer la factura por lo que en ese momento podemos hacer la facturación de los cargos generados en el proceso de entrada pero no finalizamos la estancia ya que puede haber más cargos el día que salida real del huésped y producir una segunda factura.

Salidas / Check Out

Al seleccionar con doble clic un registro del listado de salidas emerge un formulario con las solapas:

• Check Out
• Otros datos
• Garantía
• Cargos / Anticipos
• Parte viajeros
• Tarifa Pactada

Solapa Check Out

Es la que se activa al entrar en el formulario de salidas.

Dispone de dos columnas de datos que se cargarán con los del Check In.

Fechas y tarifa

• • Check In
  • Check Out
  • Adultos/Niños/Bebés
  • Régimen Alojamiento
  • Tarifa
  • Tarifa Pactada (SI/NO)
  • Tipo habitación
  • Habitación

Pasajero y facturación

• • Localizador
  • Pasajero
  • Teléfono
  • Mail
  • Cliente
  • Agencia
  • Cliente facturar

Solapa otros datos

• • Early Check In
  • Late Check Out
  • Observaciones estancia
  • Observaciones internas
  • Observaciones restaurante
  • Observaciones grupo

El early check-in o llegada temprana es un servicio extra que si se acuerda se puede ofrecer para que los los huéspedes pueden llegar antes de la hora de check-in. El late checkout consiste en permitir finalizar la estancia a los huéspedes más tarde de la hora máxima de salida.

Solapa Cargos / Anticipos

Para ver los cargos asociados a la estancia.

Seleccionando el botón Acciones puede:

A) – Facturar cargos pendientes.  

Podrá seleccionar todos los cargos, o solamente, los que vaya a facturar en este momento. A continuación, tiene que pulsar en Generar factura. Una vez con la factura en pantalla, puede añadir alguna línea más, tanto de cargo, como de observaciones. Al guardarla, le muestra los iconos correspondientes para: 

• • Cobro 
  • Imprimir 
  • Mail 
  • Editar 

B) – Anular Check out. 

C) – Enviar Email 

Ventas

Seleccionando este informe puede obtener un listado con los registros de ventas. Aquí le mostramos como obtenerlo.

El informe de ventas de ALO PMS puede utilizarse para diversos fines, como por ejemplo:

• Evaluar el rendimiento de las ventas: El informe puede utilizarse para evaluar el rendimiento de las ventas del hotel y para identificar áreas en las que se pueden realizar mejoras.
• Tomar decisiones de negocio: La información del informe puede utilizarse para tomar decisiones de negocio informadas, como por ejemplo, el ajuste de precios, la segmentación del mercado y las campañas de marketing.
• Identificar tendencias: El informe puede utilizarse para identificar tendencias en las reservas, los ingresos y la ocupación. Esta información puede utilizarse para predecir la demanda futura y ajustar las estrategias de ventas en consecuencia.
• Mejorar la rentabilidad: El informe puede utilizarse para identificar oportunidades para mejorar la rentabilidad del hotel. Por ejemplo, el hotel puede identificar habitaciones que están infravaloradas o segmentos de clientes que son más rentables.

Cuando acceda al formulario obtendrá una relación de registros según el filtro que tenga aplicado. En la parte superior izquierda se mostrará el proceso en el que nos encontramos, en este caso Cargos pendientes, justo debajo tiene las solapas:

• Listado. Es la que está activa al entrar en la opción.
• Filtrar datos. Podrá acotar la información a mostrar.

Listado

Debajo de las solapas tiene una caja de texto para buscar por el literal que desee si las filas a mostrar son muchas esta opción es de utilidad, también se puede mostrar el icono de filtros, al pasar el cursor sobre el obtendrá información sobre los filtros aplicados.

Los campos que se muestran de cada registro son:

• Fecha Cargo
• Habitación
• Cliente
• Importe
• Documento
• Estado

Si hace doble clic en una de las filas la aplicación nos remite al formulario Visualizar Recepción o Reservas dependiendo del origen de datos mostrado.

Podrá obtener la información ordenada, ascendente o descendente, por cualquier campo haciendo clic en el nombre del mismo.

En la parte inferior del formulario tiene los iconos de exportación a formato PDF y EXCEL. Al seleccionarlo se descargará un fichero en el formato seleccionado con los registros que en ese momento tenga acotados según el filtro aplicado.

También dispone de un navegador de registros y un selector del número de ítems por página a mostrar.

De acuerdo con la L. O. de Protección de la Seguridad Ciudadana del 30 de marzo de 2015, debe registrar la entrada de sus huéspedes.

Es obligatorio registrar a todos aquellos viajeros mayores de 14 años, se hará mediante la cumplimentación del formulario denominado parte de entrada que deberá ajustarse a lo establecido en el Anexo de la Orden INT/321/2021. Los datos de dichos partes deben ser transmitidos a la policía en menos de 24 horas después de la entrada.

Mediante este informe puede obtener un listado con los partes de viajeros generados en un determinado periodo. Aquí le mostramos como obtenerlo.

Cuando acceda al formulario obtendrá una relación de registros según el filtro que tenga aplicado. En la parte superior izquierda se mostrará el proceso en el que nos encontramos, en este caso Parte viajeros, justo debajo tiene las solapas:

• Listado. Es la que está activa al entrar en la opción.
• Detalle. Mostrará los registros con cada uno de los registros que compone el parte activo.
• Filtrar datos. Podrá acotar la información a mostrar.
• Acciones. Podrá añadir un nuevo parte.

Listado

Los campos que se muestran de cada registro son:

• Fecha
• Secuencia
• Observaciones
• Fichero

Podrá obtener la información ordenada, ascendente o descendente, por cualquier campo haciendo clic en el nombre del mismo.

Dispone de un navegador de registros y un selector del número de ítems por página a mostrar.

El channel manager es una herramienta digital que le permite centralizar toda su oferta turística en una sola plataforma donde puede gestionar sus canales de distribución, su propia web y su motor de reserva. Es un facilitador de la gestión de los productos turísticos.

Son cada vez más las empresas que distribuyen productos relacionados con viajes, estas empresas son las OTAs (siglas en ingles de Online Travel Agency) literalmente Agencia de Viajes Online. Son websites que venden este tipo de servicios, desde reservas de habitaciones en establecimientos hoteleros hasta alquileres de coches.

El channel manager le permite vender los productos que tiene ofertados en plataformas diferentes en una única. Es una herramienta de centralización de todos sus productos.

A la hora de decidirse entre varios channel debe pensar que sea compatible con los tus canales de venta más productivos y que pueda conectare con su sistema de gestión (PMS).

Es el panel en el que se representan todas las habitaciones del hotel, sirve para controlar permanentemente el estado de las mismas (libre, ocupada, bloqueada, etc.). También se llama planning de ocupación o Room rack.

El rack de habitaciones es una interfaz visual dentro de ALO PMS que muestra el estado de todas sus habitaciones . Proporciona una descripción general rápida de la disponibilidad de habitaciones, la ocupación y el estado del servicio de limpieza, lo que le permite administrar de manera eficiente su hotel o propiedad de alquiler vacacional.

Un Room Rack ayuda al personal del hotel a gestionar de manera eficiente el inventario de habitaciones, asignar habitaciones a los huéspedes y tomar decisiones en tiempo real con respecto a las asignaciones y los precios de las habitaciones. También permite al personal identificar rápidamente la disponibilidad de habitaciones y facilitar el proceso de check-in para los huéspedes.

El rack de habitaciones se utiliza para:

• Controlar la disponibilidad de las habitaciones: El personal de recepción puede ver de forma rápida y sencilla qué habitaciones están disponibles y cuáles están ocupadas.
• Asignar habitaciones a los huéspedes: El personal de recepción puede asignar habitaciones a los huéspedes en función de sus necesidades y preferencias.
• Gestionar las reservas: El personal de recepción puede ver las reservas que se han realizado y realizar cambios si es necesario.
• Controlar la limpieza de las habitaciones: El personal de limpieza puede ver qué habitaciones están limpias y cuáles necesitan ser limpiadas.
• Realizar un seguimiento de las llegadas y salidas de los huéspedes: El personal de recepción puede ver cuándo se espera que lleguen y salgan los huéspedes.
• Mejora la comunicación: Facilita la comunicación entre el personal de recepción y otros departamentos.
• Facilita la toma de decisiones: Ayuda a asignar habitaciones a los huéspedes de forma rápida y eficiente, evitando errores de doble reserva.

Así es como suele funcionar el rack de habitaciones:

Estados de las habitaciones:** Cada habitación se representa con un código de color o icono que indica su estado actual. Los estados comunes incluyen:

• Disponible
• Ocupado
• Sucio
• Limpio
• Fuera de servicio
• Reservado

información de la habitación: Al hacer clic en una habitación generalmente se revelan detalles adicionales como:

• Número de habitación
• Tipo de habitación (por ejemplo, individual, doble, suite)
• Nombre del huésped (si está ocupado)
• Fechas de llegada y salida (si está ocupada)
• Notas de limpieza

Al utilizar el rack de habitaciones de forma eficaz, puede optimizar los procesos de gestión de habitaciones, mejorar la comunicación del personal y, potencialmente, garantizar un funcionamiento fluido de su hotel o alquiler vacacional.

Aquí hay algunos beneficios adicionales de usar el rack de habitaciones en ALO PMS:

• Visibilidad mejorada: Vea rápidamente el estado de todas sus habitaciones de un vistazo.
• Eficiencia mejorada: Administre fácilmente las asignaciones de habitaciones y las tareas de limpieza.
• Mejor comunicación: Mejorar la comunicación y coordinación entre el personal.
• Errores reducidos: Minimiza el riesgo de errores en la asignación de habitaciones o en la limpieza.

En resumen, el rack de habitaciones es una herramienta indispensable para cualquier hotel que utilice ALO PMS. Le permite tener un control total sobre la ocupación de sus habitaciones y facilita la gestión de las reservas.

Cuando acceda al formulario podrá ver una colección de iconos que representará cada una de sus habitaciones. Si selecciona el icono leyenda que se ubica en la parte superior emergerá una imagen explicativa de cada uno de los posibles estados en los que se puede encontrar una habitación.

Acciones

En la parte superior derecha dispone del desplegable Acciones.

Potencialmente puedes realizar varias acciones directamente desde el rack de habitaciones, como por ejemplo:

• Cambiar el estado de limpieza de las habitaciones
• Asignar una habitación a un huésped que llega
• Salida de un huésped
• Mover una reserva a una habitación diferente
• Enviar disponibilidad al channel.