Cómo subir facturas a FACe

FACe es el punto general de entrada de facturas de la Administración General del Estado. Permite la remisión de facturas en formato electrónico a aquellos organismos de las Administraciones que acepten la recepción de facturas en formato electrónico y que estén dadas de alta en el sistema.

Beneficios de usar ALO Suite para facturas FACe:

• Ahorra tiempo y dinero: Automatiza la emisión y recepción de facturas electrónicas, evitando errores manuales y desplazamientos.
• Cumple con la normativa: Garantiza el cumplimiento de las obligaciones de facturación electrónica con la Administración Pública española.
• Mayor seguridad: Las facturas electrónicas firmadas digitalmente ofrecen mayor seguridad y trazabilidad.
• Mejora la eficiencia: ALO Suite centraliza la gestión de tus facturas electrónicas en una única plataforma.

Permite la remisión de facturas en formato electrónico a aquellos organismos de las administraciones que estén dados de alta en el sistema.

En Clientes marcamos FACe en la pestaña otros datos. Al marcarlo se habilita una nueva pestaña llamada FACe en la ficha del cliente, la cual cumplimentamos con los códigos que correspondan (Órgano gestor, Oficina Contable y Unidad tramitadora. Normalmente el Órgano proponente no es necesario)

¿Qué se entiende por Oficina Contable (OC)?

La unidad o unidades que tienen atribuida la función de contabilidad en el organismo y que también son competentes para la gestión del registro contable de facturas.

¿Qué se entiende por Órgano Gestor (OG)?

Centro directivo, delegación, subdelegación territorial u organismo de la Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local a que corresponda la competencia sobre la aprobación del expediente de gasto.

¿Qué se entiende por Unidad Tramitadora (UT)?

Órgano administrativo al que corresponda la tramitación de los expedientes, sin perjuicio de a quien competa su aprobación.

Los códigos se pueden localizar en directorio FACE que ofrece la Administración en face.gob.es https://face.gob.es/es/directorio/administraciones

 

Envío de factura a FACe

Una vez que hemos cumplimentado la pestaña de los códigos FACe para el cliente al generar una factura y después de guardarla en Acciones obtenemos el fichero que contiene los datos de la factura.

Este fichero que nos genera la aplicación lo incorporamos en Autofirma y lo firmamos.

AutoFirma es una herramienta de escritorio con interfaz gráfica que permite la ejecución de operaciones de firma de ficheros locales en entornos de escritorio (Windows, Linux y Mac OS X). Ofrece la posibilidad de realizar firmas de en cualquier tipo de documento de forma sencilla.

Esta aplicación nos ha firmado la factura y ya podemos incorporar en https://face.gob.es/es  

Facturas admitidas por la administración

Las facturas digitalizadas o escaneadas por el propio proveedor, no son facturas admisibles por las Administraciones públicas. Solo pueden tramitarse facturas firmadas electrónicamente con certificado digital reconocido y que se confeccionen con el formato estructurado, es decir aquellas que contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son Facturae, EDIFACT, etc.

Autofirma

AutoFirma es una aplicación de escritorio gratuita que ofrece el Ministerio de Transformación Digital y de la Función Pública. Le permite firmar electrónicamente documentos con la misma validez que su firma manuscrita.

Aquí hay un desglose de qué es AutoFirma y qué hace:

• Herramienta de firma electrónica: es un programa que instala en su computadora (Windows, macOS o Linux) para firmar documentos digitales.
• Firmas Electrónicas Válidas: Las firmas creadas con AutoFirma están legalmente reconocidas y tienen la misma validez que una firma manuscrita.
• Simple y fácil de usar: la aplicación está diseñada para ser fácil de usar, permitiéndole firmar varios tipos de documentos con unos pocos clics.

Usos típicos de AutoFirma:

• Firma de documentos oficiales para agencias gubernamentales.
• Firma de contratos con empresas o particulares de forma electrónica.
• Envío de formularios de impuestos electrónicamente.

Beneficios de usar AutoFirma:

• Ahorra tiempo y papel: elimina la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos físicos.
• Mejora la eficiencia: Acelera los tiempos de procesamiento de documentos.
• Aumenta la seguridad: garantiza la integridad y autenticidad de los documentos firmados electrónicamente.
• Más respetuoso con el medio ambiente: reduce el uso de papel.