En la era digital, el proceso de facturación ha experimentado una transformación radical gracias a la implementación de la facturación electrónica.

Por eso mismo, conocer qué es una factura electrónica y cómo funciona es imprescindible para todos los empresarios y autónomos de hoy en día, pues con el auge de la transformación digital en los negocios, la facturación electrónica es una realidad que ha venido para quedarse y que muy pronto será obligatoria para todos los profesionales.

Por otro lado, la facturación electrónica ofrece una serie de beneficios para las empresas, además de ser más sostenible y respetuosa con el medio ambiente.

¿Por qué es obligatoria la factura electrónica?

En Septiembre de 2022 entró en vigor de la nueva Ley Crea y Crece a través de la cual se reguló por primera vez la factura electrónica en el sector privado.

Dicha norma establece un período transitorio de 1-2 años para que todas las empresas y autónomos pasen a emitir factura electrónica en sus operaciones.

Sin embargo, independientemente de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica ya es obligatoria en operaciones con el sector público. Esto se debe a la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, de impulso de la factura electrónica, que convirtió este documento en un requisito obligatorio en las operaciones dirigidas a las administraciones públicas, aunque no en todos los casos: solo se aplica a las sociedades y con algunas administraciones también quedan exentas las facturas emitidas por importe inferior a 5.000€.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica para las empresas?

A continuación te explicamos cuáles son las principales ventajas de la facturación electrónica y cómo puede potenciar la agilidad y eficiencia de tu negocio.

1. Reducción de costos y ahorro de tiempo: La facturación electrónica elimina la necesidad de imprimir, enviar y almacenar facturas en papel, lo que se traduce en ahorros significativos en costos de impresión y envío postal. Además, al automatizar el proceso, se reduce el tiempo dedicado a la emisión y recepción de facturas, lo que permite una gestión más eficiente de los recursos de tu empresa.
2.  Mayor agilidad y seguimiento en el proceso: Con la facturación electrónica, las facturas se generan y envían de manera instantánea. Los clientes pueden recibirlas en tiempo real y realizar los pagos correspondientes de forma ágil, acortando los plazos de cobro y mejorando el flujo de caja.
3. Menor probabilidad de errores: Al automatizar el proceso de facturación, se minimiza la posibilidad de errores humanos en cálculos, registros o entregas. Esto contribuye a una mayor precisión en la facturación y evita problemas futuros con los clientes.
4. Cumplimiento fiscal y legal: La facturación electrónica se encuentra respaldada por marcos legales que garantizan su validez y autenticidad. Al adoptar este método, tu negocio cumplirá con las regulaciones fiscales vigentes, evitando posibles sanciones y riesgos legales.
5. Mejora en la gestión de documentos: Al optar por la facturación electrónica, toda la información relacionada con las facturas se almacena digitalmente en un formato estructurado. Esto facilita la organización, búsqueda y recuperación de documentos en cualquier momento, agilizando los procesos de auditoría y facilitando la toma de decisiones.
6. Impulso a la sostenibilidad y responsabilidad social empresarial: Al eliminar el uso del papel en la facturación, tu empresa contribuirá activamente al cuidado del medio ambiente y reducirá su huella ecológica. Esto demuestra el compromiso con la sostenibilidad y la responsabilidad social, lo que puede mejorar la percepción de tu negocio por parte de clientes y socios comerciales.

En conclusión, la facturación electrónica se presenta como una herramienta potente para impulsar la agilidad y eficiencia de tu empresa. Además de los beneficios económicos y operativos, su adopción representa un paso hacia la modernización y sostenibilidad de tu empresa en un mundo cada vez más digital.

La entrada en vigor de la Ley 16/2021, de 14 de diciembre, por la que se modifica la Ley 12/2013, de 2 de agosto, de medidas para mejorar el funcionamiento de la cadena alimentaria, se introdujo entre otras modificaciones, un nuevo artículo 11 bis, el cual preveía el Registro de los Contratos Alimentarios.

¿Cuál es el objetivo de normativa?

La implementación de esta normativa busca mitigar los desequilibrios presentes en el poder de negociación entre quienes proveen y adquieren productos agrícolas.

Lo cierto es que en las negociaciones entre ambas partes, se estaba generando un desequilibrio significativo en términos de derechos y obligaciones, afectando comúnmente al productor.

Esta inestabilidad llevó a la necesidad de reformar la normativa con el propósito de fortalecer la posición negociadora de los diversos elementos de la cadena y garantizar una remuneración justa por el trabajo realizado.

En consecuencia, el objetivo primordial de esta legislación es asegurar el equilibrio en la cadena alimentaria española, reconociendo las vulnerabilidades clave del sector:

• La rigidez y austeridad de la demanda.
• La dispersión de los operadores de la cadena.
• La estacionalidad en el mercado.
• La heterogeneidad de sus características internas.

El registro digital de contratos alimentarios

Desde el 30 de junio de 2023, esta normativa es de obligatorio cumplimiento y establece que las empresas, tanto físicas como jurídicas, que adquieran productos agrícolas y alimentarios deben suscribir un contrato por escrito con cada una de las partes involucradas.

Una vez formalizado este contrato, se requiere cargar sus detalles en el Registro Digital de Contratos Alimentarios de la AICA (Agencia de Información y Control Alimentarios).

Adicionalmente, se supervisará la conservación documental de los contratos, ya que los operadores de la cadena alimentaria estarán obligados a retener toda la correspondencia, documentación y comprobantes vinculados a sus contratos alimentarios durante un periodo mínimo de cuatro años. En la normativa previa, este periodo era de dos años.

¿Qué pasa si no cumples con esta normativa?

El no cumplir con esta normativa conllevará la evaluación de la gravedad de las infracciones, que se clasificarán desde graves hasta muy graves. Como resultado, se impondrán sanciones que oscilan desde los 3.000 euros hasta incluso 1.000.000 de euros. Estas sanciones son severas y no justifican asumir el riesgo mínimo.

Una vez comprendidos los elementos esenciales de esta normativa, se propone automatizar el proceso de gestión empresarial para garantizar su cumplimiento sin incurrir en un significativo aumento de costos para la empresa.

Entre los principales costos que impactan a una empresa se encuentra el tiempo, un recurso limitado de gran importancia que debe gestionarse de manera eficiente. Además, esta normativa podría aumentar los costos asociados a la impresión (papel, tóner, impresora) y al almacenamiento (carpetas, armarios).

Al sumar todos estos costos, nos enfrentamos a gastos económicos considerables que podrían reducirse significativamente.

Integración del registro digital con ALO Suite

Desde AM System no queremos que el cumplimiento de esta nueva normativa te suponga un quebradero de cabeza o te haga invertir más tiempo del necesario.

Por eso hemos integrado este trámite dentro de ALO Suite, nuestro erp para autónomos y empresas. Es decir, hemos automatizado la emisión, firma y envío de contratos al AICA lo que te ahorrará multitud de quebraderos de cabeza y te asegurarás que cumples con la normativa vigente.

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Es una Ley que tiene entre sus principales objetivos la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas y la agilización en la constitución de sociedades.

Se pretende con estas medidas  reducir la morosidad empresarial e impulsar el crecimiento societario.

El capítulo relacionado con la facturación electrónica entre empresas y proveedores necesita todavía de un desarrollo reglamentario. En él se detallarán los requisitos técnicos y la información que ha de incluir la factura electrónica para que sea legal. El 15/06/2023 se publicó el borrador del proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 18/2022, de 28 de septiembre.

Se establecen las siguientes definiciones:

a) Factura Electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales: aquella factura expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales en la que se documenten operaciones comerciales concertadas entre ellos, que reúna las características técnicas contenidas en esta norma y en sus posibles desarrollos reglamentarios, así como en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

b) Plataforma de intercambio de facturas electrónicas: infraestructura tecnológica que permite el direccionamiento de facturas electrónicas entre el emisor de la factura y su destinatario, que reúna los requisitos técnicos contenidos en esta norma y en sus posibles desarrollos reglamentarios.

c) Solución Pública de Facturación Electrónica: es el conjunto de soluciones provistas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para servir de infraestructura de facturación electrónicas, emisión y recepción de facturas, de aquellos empresarios o profesionales que así lo elijan y para servir de repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas, proveyendo, así mismo, servicios generales de seguimiento del cobro en los términos de este Reglamento y opciones de descarga en línea individual o masiva para los emisores y destinatarios de las facturas y sus autorizados.

Esta ley da nuevos pasos en la implantación definitiva de la factura electrónica.

Por este motivo, la ley impulsa la adopción de la factura electrónica, modificando la normativa actual y ampliando la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales.

De esta forma se garantiza una mayor trazabilidad y control de pagos entre empresarios y profesionales, permitiendo obtener información fiable y ágil relacionada, entre otras cosas, con los plazos de pago.

La facturación electrónica podrá realizarse:

• mediante plataformas privadas de facturación electrónica: en este caso una copia de cada factura se depositará en la solución pública.
• mediante la solución pública de facturación electrónica, gestionada por la AEAT, que actuará como repositorio de facturas.
• o mediante la combinación de ambas.

Para garantizar el intercambio de información entre todas las plataformas se establecerán los formatos admitidos de facturación.

Se entenderá por factura electrónica aquel mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931 del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis:
a) Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
b) Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015
c) Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735
d) Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.

Todas las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único que necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.

Los destinatarios de facturas electrónicas deberán, de acuerdo con lo establecido en el apartado 1 del artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, informar al obligado a expedir la factura de los siguientes estados de la factura:

a) aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
b) pago efectivo completo de la factura y su fecha.
Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:
c) aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
d) pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
e) cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

Todas las empresas y autónomos deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos. Quedan exceptuadas las facturas simplificadas y tampoco será exigible cuando alguna de las partes no se encuentre establecida en territorio español.

El Sistema de información de explotaciones agrícolas y ganaderas y de la producción agraria. Será un conjunto de bases de datos y registros administrativos interconectados, con la información de las explotaciones agrarias de España.

SIEX será interoperable técnica y sistemáticamente con los Registros de Explotaciones Agrícolas de las CC.AA, los Cuadernos Digitales de Explotación Agrícola y demás registros públicos.

La plataforma SIEX es la componente nacional, a nivel de la Administración General del Estado, que contendrá información agrícola, ganadera y forestal.

La Autoridad Competente, en la Comunidad Autónoma de Registro (CAR), será la encargada de enviar información del REA y CUE al SIEX, con una periodicidad semestral durante 2024 y trimestral a partir de 2025.